Как делается ревизия в 1С: инвентаризация склада по шагам

Ревизия в 1С — это инвентаризация складских остатков: программа сравнивает учётные данные с фактическим количеством товара и автоматически формирует документы для отражения излишков и недостач. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Розница) для этого предусмотрен отдельный блок документов: «Приказ на проведение инвентаризации», «Пересчёт товаров», а также «Оприходование излишков» и «Списание недостач».

Главная ошибка при ревизии — начинать пересчёт, пока по складу ещё идут продажи и перемещения. Любое движение товара между «учётным» срезом и фактическим подсчётом искажает результат, и вы получите фиктивные расхождения. Поэтому перед стартом важно зафиксировать момент инвентаризации и остановить операции по складу.

Ниже разобран полный цикл ревизии: подготовка, создание приказа, заполнение пересчёта, анализ расхождений и оформление итоговых документов. Инструкция ориентирована на УТ 11 и Розницу, но логика в других конфигурациях аналогична — отличаются только названия разделов меню.

Подготовка: что сделать до начала ревизии

Сначала проведите и проверьте все документы, влияющие на остатки склада: поступления, реализации, перемещения, списания, возвраты. Непроведённые или «висящие» в статусе черновика документы не попадут в учётные остатки, и после ревизии вы получите ложные излишки или недостачи.

Определите дату и время среза остатков. Практичный вариант — ревизия на начало рабочего дня: тогда срез делается на конец предыдущего дня, и склад может работать в обычном режиме после завершения подсчёта. Если ревизия идёт в течение дня, продажи и отгрузки по этому складу нужно остановить или фиксировать отдельно.

Проверьте, что у пользователя есть права на документы инвентаризации и что склад, по которому проводится ревизия, корректно указан в справочнике. Для ордерного склада дополнительно сверьте статусы ордеров: незакрытые приходные и расходные ордера — частый источник расхождений.

Создание приказа на проведение инвентаризации

Откройте раздел «Склад и доставка» (в Рознице — «Склад») и найдите журнал «Приказы на проведение инвентаризации». Создайте новый документ и заполните ключевые поля: склад, дату начала и окончания инвентаризации, ответственное лицо. При необходимости укажите отбор — например, инвентаризацию только по конкретной товарной группе или поставщику.

Именно приказ фиксирует учётные остатки на момент начала ревизии. После его проведения программа «запомнит», сколько товара числится по данным учёта, и будет сравнивать с этой величиной фактический подсчёт. Изменять дату начала приказа после ввода пересчётов нельзя — придётся пересоздавать весь комплект документов.

Если ревизия проводится по части ассортимента (выборочная инвентаризация), используйте настройку отбора в приказе. Это сокращает объём работ и позволяет не останавливать продажи по остальным группам товаров.

Заполнение пересчёта товаров

На основании приказа создайте документ «Пересчёт товаров» — кнопка «Создать на основании» прямо из формы приказа. Документ автоматически заполнится учётными остатками. В зависимости от настроек колонка с учётным количеством может быть скрыта от кладовщика: так делают, чтобы подсчёт был независимым и сотрудники не «подгоняли» цифры под учёт.

Фактическое количество вносится в колонку «Факт». Есть три рабочих способа: ручной ввод по бумажной описи, загрузка из терминала сбора данных (ТСД) или заполнение со сканированием штрихкодов прямо в документе. Для большого ассортимента ТСД существенно ускоряет работу и снижает число ошибок в артикулах.

После заполнения проверьте статус документа и проведите его. Расхождения видны сразу: программа показывает отклонение факта от учёта по каждой строке. Строки без расхождений дополнительных действий не требуют.

1. 1
   Проведите все складские документы и остановите операции по складу
2. 2
   Создайте «Приказ на проведение инвентаризации» с указанием склада и периода
3. 3
   На основании приказа создайте «Пересчёт товаров» и внесите фактические остатки
4. 4
   Проверьте расхождения и выясните причины крупных отклонений
5. 5
   Оформите «Оприходование излишков» и «Списание недостач»
6. 6
   Сформируйте отчёт по инвентаризации и сверьте итоговые остатки

Работа с расхождениями: излишки и недостачи

Не спешите сразу оформлять итоговые документы. Сначала разберите крупные расхождения: типичные причины — пересортица (один товар в излишке, другой в недостаче на ту же сумму), непроведённые документы, ошибки при вводе количества, товар на ответственном хранении. Пересортицу часто удаётся закрыть переносом строк между позициями, а не списанием и оприходованием.

Для излишков создайте документ «Оприходование излишков товаров» на основании пересчёта — он добавит товар на склад и сформирует доход в учёте. Для недостач — «Списание недостач товаров»: программа спишет количество и отнесёт сумму на указанную статью расходов. Статью расходов выбирайте осознанно: от неё зависит, куда попадёт недостача в бухгалтерском и налоговом учёте.

Оба документа можно создать кнопкой из формы пересчёта — программа сама перенесёт только строки с расхождениями нужного знака. После проведения сверьте остатки через отчёт «Остатки товаров на складах»: учётное количество должно совпасть с фактическим.

Контроль результата и отчёты

После проведения всех документов сформируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» или «Остатки и доступность товаров» и сравните конечные остатки с фактическими данными описи. Это финальная проверка корректности всей цепочки.

Для анализа расхождений удобен отчёт «Результаты инвентаризации» (в УТ 11 доступен из журнала пересчётов): он показывает учётное и фактическое количество, отклонения в штуках и суммах по каждой позиции. Его же используют как основу для бухгалтерских форм ИНВ-3 и ИНВ-19 при передаче данных в бухгалтерию.

Если учёт ведётся в связке «УТ + Бухгалтерия», проверьте, что документы оприходования и списания выгрузились и отразились на счетах. Недостачи в бухгалтерском учёте могут требовать отдельного оформления — например, отнесения на виновных лиц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчёте после ревизии

Норма

Совпадают с фактической описью по каждой позиции

Тревожный признак

Есть отклонения — значит, не все расхождения закрыты документами

Непроведённые документы по складу

Норма

Журнал пуст или содержит только осознанные черновики

Тревожный признак

Есть непроведённые поступления или реализации до даты приказа

Отчёт по результатам инвентаризации

Норма

Все строки с расхождениями закрыты оприходованием или списанием

Тревожный признак

Расхождения «висят» без итоговых документов

Особенности ревизии на ордерном складе и в Рознице

Ордерная схема

На складах с ордерной схемой учётные остатки формируются с учётом распоряжений и ордеров. Перед ревизией убедитесь, что все приходные и расходные ордера по распоряжениям оформлены: расхождение между финансовым и складским учётом — главный источник «мусорных» отклонений. В УТ 11 для контроля есть отчёт «Оформление накладных и ордеров».

Розница и торговый зал

В конфигурации «Розница» ревизия торгового зала делается тем же механизмом, но часто с применением ТСД и шаблонов инвентаризационных описей. Учтите, что открытые чеки и товары, зарезервированные под заказы покупателей, могут искажать картину — сверьте резервы перед подсчётом.

Если ассортимент большой, разбейте ревизию на несколько приказов по товарным группам и проводите их в разные дни. Так проще контролировать качество подсчёта, а склад продолжает работать по группам, которые ещё не инвентаризируются.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести ревизию, не останавливая продажи?

Технически можно, если сделать срез остатков на конец предыдущего дня и проводить подсчёт до открытия магазина. Если подсчёт идёт в рабочее время, проданные во время ревизии товары нужно фиксировать отдельно и корректировать фактическое количество, иначе получите фиктивную недостачу.

Что делать, если нашлась пересортица?

Не спешите списывать недостачу и оприходовать излишек. Если товары схожи по цене и группе, расхождение часто закрывается взаимно. В бухгалтерском учёте пересортица оформляется отдельным порядком, поэтому согласуйте действия с бухгалтером до проведения документов.

Почему в пересчёте не видна колонка с учётным количеством?

Это настройка: в УТ 11 видимость учётных остатков при пересчёте регулируется параметрами склада и правами пользователя. Скрытие колонки делается намеренно, чтобы подсчёт был независимым. Администратор может включить отображение в настройках.

Как провести ревизию только по части товаров?

В приказе на проведение инвентаризации настройте отбор: по товарной группе, поставщику, марке или произвольному условию. Пересчёт заполнится только отобранными позициями, и остальной ассортимент ревизия не затронет.

Что делать, если после ревизии остатки всё равно не сошлись?

Проверьте три вещи: непроведённые документы до даты приказа, движения по складу между датой приказа и датой пересчёта, а также корректность ввода фактического количества. Отчёт «Ведомость по товарам на складах» за проблемный период покажет, какое движение создало отклонение.