Испортился товар: как списать в 1С

Порча товара — обычная ситуация в торговле и на складе: истёк срок годности, нарушены условия хранения, повреждена упаковка. Чтобы остатки в 1С соответствовали фактическим и себестоимость испорченной продукции корректно попала в расходы, товар нужно списать документально. В конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия для этого предусмотрены типовые документы.

Основной инструмент — документ «Списание товаров» (в «Бухгалтерии» — «Списание товаров» или «Списание материалов»), который уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки. Перед списанием желательно зафиксировать порчу актом, а при значительных суммах — провести инвентаризацию: это закрывает вопросы со стороны налогового учёта.

Ниже разобраны подготовительные шаги, порядок списания в разных конфигурациях, проводки, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых списание приходится переделывать.

Что подготовить перед списанием

Списание испорченного товара — это не только операция в программе, но и хозяйственный факт, который нужно подтвердить первичным документом. Без акта о порче (бое, ломе) сумма списания может быть оспорена при налоговой проверке, особенно если речь идёт о существенных суммах или регулярных списаниях.

Минимальный комплект подготовки:

• акт о порче товара с указанием номенклатуры, количества и причины порчи, подписанный ответственными лицами;
• при необходимости — результаты инвентаризации, если порча выявлена в ходе пересчёта;
• решение руководителя о списании и о том, куда отнести потери: на расходы организации или на виновное лицо;
• проверка, что товар действительно числится на том складе, с которого его будут списывать.

Где находится документ списания в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: документ уменьшает остаток на складе и формирует проводку по списанию себестоимости.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP откройте раздел «Склад и доставка» (или «Склад») → «Списания товаров» → «Создать». В 1С:Бухгалтерия 8 документ находится в разделе «Склад» → «Списание товаров» (для материалов — «Производство» → «Списание материалов»). В 1С:Розница списание доступно из раздела «Склад» или «Закупки».

Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки функциональности: в некоторых конфигурациях складские документы скрыты, пока не включён ордерный или расширенный складской учёт.

Пошаговое списание в 1С:Управление торговлей 11

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию и склад, на котором числится испорченный товар.
3. 3
   В табличной части добавьте номенклатуру и фактическое количество испорченных единиц.
4. 4
   Заполните аналитику списания: статью расходов с видом «Потери от порчи» или аналогичную.
5. 5
   В поле «Основание» или комментарии укажите номер и дату акта о порче.
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».

Ключевой реквизит — статья расходов (в УТ 11 при включённом финансовом результате). Создайте или выберите статью с типом «Прочие расходы» и вариантом распределения, подходящим вашему учёту. От этого зависит, на какой счёт попадёт себестоимость испорченного товара: 91.02 «Прочие расходы» или 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если испорчен только часть партии, списывайте именно фактическое количество, а не всю партию. При учёте по сериям укажите серию испорченного товара — программа не даст провести документ без серии, если по номенклатуре включён серийный учёт.

Списание через инвентаризацию

Если порча выявлена при пересчёте, удобнее оформить списание через цепочку инвентаризационных документов. В УТ 11 это «Приказ на проведение инвентаризации» → «Пересчёт товаров» → «Списание недостач товаров». Программа сама определит расхождение между учётным и фактическим количеством и подставит его в списание.

Такой подход надёжнее ручного ввода: количество к списанию рассчитывается автоматически, исключаются арифметические ошибки, а в учёте остаётся полная история — от приказа до списания. В «Бухгалтерии» аналогичная цепочка: «Инвентаризация товаров на складе», на основании которой создаётся документ списания недостачи.

Проводки и налоговые нюансы

Типовая цепочка проводок при порче товара: Дт 94 Кт 41 — списана себестоимость испорченного товара. Далее, если виновных нет и потери относятся на организацию: Дт 91.02 Кт 94. Если установлено виновное лицо: Дт 73.02 (для сотрудника) или Дт 76.02 (для контрагента) Кт 94. В УТ 11 и ERP проводки формируются при отражении документа в регламентированном учёте, в «Бухгалтерии» — сразу при проведении.

Отдельный вопрос — НДС. Принятого к вычету налога по испорченному товару налоговые органы нередко требуют восстановить, если порча не связана с реализацией. Однозначной нормы нет, практика неоднородна, поэтому при значительных суммах решение о восстановлении НДС лучше согласовать с бухгалтером или налоговым консультантом. Расходы по списанию в пределах норм естественной убыли принимаются в налоговом учёте спокойнее, чем сверхнормативные потери без документального подтверждения причин.

Проверка результата после списания

После проведения документа убедитесь, что учёт встал корректно. Основной контроль — отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах»): количество по списанной номенклатуре должно уменьшиться ровно на списанное значение, отрицательных остатков быть не должно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по номенклатуре в отчёте по складу

Норма

Уменьшился на списанное количество, минуса нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Есть проводка Дт 94/91 Кт 41 на сумму себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют ожиданиям

Сумма списания

Норма

Равна себестоимости списанного количества по данным партийного учёта

Тревожный признак

Сумма нулевая или явно не соответствует цене закупки

Аналитика расходов

Норма

Указана статья «Потери от порчи» и правильное подразделение

Тревожный признак

Статья пустая или расходы упали не на то подразделение

Нулевая сумма списания — частый симптом проблемы: обычно это означает, что товар списывается с «пустой» партии или в учёте уже был минус. В этом случае отмените проведение, разберитесь с остатками по партиям через отчёт «Себестоимость товаров» или «Ведомость по партиям товаров» и только потом списывайте повторно.

Типичные ошибки при списании испорченного товара

Отдельно стоит сказать про пересортицу: если «испорченный» товар на самом деле оказался другой позицией (например, ошибочно оприходован аналог), правильнее оформлять не списание, а документ «Пересортица товаров» — иначе вы спишете в расходы товар, который физически существует.

Если порча происходит регулярно (скоропортящаяся продукция, бой стекла), заведите отдельный склад «Брак» и сначала перемещайте испорченный товар на него, а списывайте сводно по итогам периода. Так проще контролировать объёмы потерь и готовить акты.

FAQ: частые вопросы о списании испорченного товара

Можно ли списать товар, если срок годности истёк, но он ещё числится на складе?

Да, это стандартная ситуация. Оформите акт о порче с указанием причины «истёк срок годности» и проведите документ «Списание товаров» на фактическое количество. Если по номенклатуре ведётся учёт по срокам годности, укажите серию с просроченным сроком.

Чем списание отличается от документа «Порча товаров» в УТ 11?

Документ «Порча товаров» (доступен при учёте качества) переводит товар из качества «Новый» в «Некондиция», не уменьшая остаток. Это удобно, когда товар ещё можно уценить и продать. Окончательное списание некондиции делается уже документом «Списание товаров».

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

Позиция Минфина традиционно требует восстановления НДС при выбытии имущества по причинам, не связанным с реализацией, но судебная практика неоднозначна. При небольших суммах в рамках норм естественной убыли риск минимален; при значительных списаниях решение стоит принимать с учётом вашей учётной политики и консультации специалиста.

Как списать товар, если виноват сотрудник склада?

Сначала проведите списание на счёт 94, затем оформите отнесение суммы на виновное лицо: в «Бухгалтерии» — операцией вручную Дт 73.02 Кт 94, в УТ/ERP — через документ отражения прочих доходов и расходов или начисление удержания в зарплатном контуре. Удержания из зарплаты ограничены трудовым законодательством.

Документ не проводится: «Не хватает товара на складе». Что делать?

Программа сообщает, что учётного остатка меньше списываемого количества. Проверьте отчёт по остаткам: возможно, товар числится на другом складе, в другой серии или уже частично списан. Списывайте только в пределах фактического учётного остатка, а расхождения оформляйте через инвентаризацию.

Можно ли списать испорченный товар прошлым числом?

Технически можно, если период открыт, но это пересчитает себестоимость и остатки прошлого месяца. Если период закрыт отчётностью, оформляйте списание текущей датой, а в комментарии указывайте дату фактического выявления порчи и номер акта.