ГТД в 1С: как ввести номер декларации и настроить учёт

ГТД (грузовая таможенная декларация) — обязательный реквизит при учёте импортных товаров: без него нельзя корректно оформить поступление, отгрузку и счёт-фактуру на реализацию. В конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия) номер декларации хранится в отдельном справочнике и привязывается к партиям товара, чтобы программа могла автоматически подставлять его в отгрузочные документы и отслеживать остатки по каждой декларации.

Ошибки при вводе ГТД приводят к тому, что в счетах-фактурах и УПД не заполняются графы «Страна происхождения» и «Номер таможенной декларации», а это риск претензий от покупателей и вопросов при налоговой проверке. Ниже разобран полный цикл: от включения учёта ГТД до контроля остатков по декларациям.

Где в 1С хранится ГТД и как работает этот механизм

В типовых конфигурациях номер декларации — это не просто текстовое поле в документе, а элемент отдельного справочника «Номера ГТД» (в УТ 11 и ERP) или «ГТД по импорту» (в Бухгалтерии). Справочник хранит сам номер в формате «код таможни/дата/порядковый номер» и связанную страну происхождения.

Учёт ведётся в разрезе партий: при поступлении товара с указанным ГТД программа запоминает, сколько единиц пришло по каждой декларации. При продаже механизм подбора списывает остатки по конкретным ГТД (обычно по принципу ФИФО) и подставляет номера в печатные формы ТОРГ-12, УПД и счета-фактуры.

Шаг 1. Включение учёта импортных товаров

Прежде чем вводить номера, проверьте, что функциональность включена. В УТ 11 и ERP путь: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» (или «Казначейство и внешнеэкономическая деятельность») → флаг «Импортные товары» / «Учёт товаров по ГТД». В 1С:Бухгалтерии: «Администрирование» → «Параметры учёта» → настройки запасов, где включается учёт по ГТД и странам происхождения.

После включения в карточке номенклатуры и в табличных частях документов появятся поля «Номер ГТД» и «Страна происхождения». Если флаги не включить, документы будут проводиться, но графы в счетах-фактурах останутся пустыми — программа не выдаст ошибку, поэтому этот момент часто пропускают.

Шаг 2. Заведение номера ГТД в справочнике

Откройте справочник «Номера ГТД» (в УТ 11: «НСИ и администрирование» → «См. также» → «Номера ГТД», либо через поиск в разделе «Закупки»). Создайте новый элемент и заполните:

• «Номер» — полный номер декларации в формате 10000000/010120/1234567 (код таможни/дата/порядковый номер);
• «Страна происхождения» — выбирается из классификатора стран мира;
• при необходимости — комментарий или ссылку на документ импорта.

Вводите номер точно так, как он указан в декларации, включая разделительные слэши. Программа контролирует формат, но не проверяет подлинность номера — ответственность за соответствие бумажной декларации остаётся на пользователе.

Шаг 3. Указание ГТД в документе поступления

Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» (в УТ/ERP) или «Поступление (акты, накладные)» (в Бухгалтерии). В табличной части по каждой строке импортного товара заполните колонки «Номер ГТД» и «Страна происхождения». Если колонок не видно, добавьте их через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» или настройку видимости колонок.

Если импорт оформляется через документ «Таможенная декларация по импорту» (в УТ 11 и ERP), номер ГТД указывается в шапке этого документа, а программа сама распределит его на поступившие партии. Это предпочтительный сценарий для регулярного импорта: он связывает декларацию, поставщика, таможенные платежи и себестоимость.

1. 1
   Включите учёт импортных товаров в настройках программы
2. 2
   Создайте элемент справочника «Номера ГТД» с точным номером и страной
3. 3
   Заполните ГТД и страну в строках документа поступления
4. 4
   Проведите документ и проверьте остатки по ГТД в отчёте
5. 5
   При реализации убедитесь, что номер подставился в УПД и счёт-фактуру

Шаг 4. Как ГТД подставляется при реализации

При оформлении «Реализации товаров и услуг» программа автоматически подбирает номера ГТД из остатков по принципу ФИФО в разрезе склада и номенклатуры. Подобранные значения видны в табличной части документа и попадают в печатные формы: графы 10, 10а и 11 счёта-фактуры (страна и номер декларации).

Если остатка по ГТД не хватает (например, товар был оприходован без декларации), программа либо оставит поле пустым, либо покажет предупреждение — поведение зависит от настроек. В этом случае проверьте отчёт «Остатки товаров по ГТД» (или «Ведомость по товарам на складах» с группировкой по ГТД) и найдите партии без номеров.

Контрольные точки

Как проверить результат

Счёт-фактура на реализацию

Норма

Графы «Страна происхождения» и «Номер ГТД» заполнены

Тревожный признак

Графы пустые или содержат «—»

Отчёт по остаткам с детализацией по ГТД

Норма

Каждая партия импортного товара привязана к номеру

Тревожный признак

Есть остатки с пустым номером ГТД

Справочник «Номера ГТД»

Норма

Один номер — один элемент без дублей

Тревожный признак

Несколько элементов с разным написанием одного номера

Особые сценарии и ограничения

Товары из стран ЕАЭС

Для товаров, ввезённых из Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии, таможенная декларация не оформляется. В документах вместо номера ГТД указывается «—» (прочерк), а учёт по декларациям для таких позиций не ведётся. Страна происхождения при этом всё равно заполняется.

Комплектация и переработка

При сборке комплектов из импортных комплектующих ГТД исходных позиций теряются: у новой номенклатуры (комплекта) своей декларации нет, поэтому в реализации комплекта графа ГТД будет пустой. Это нормально, но важно понимать заранее, чтобы не искать «ошибку».

Розница

В розничных продажах (чеки ККТ) ГТД на уровне каждой строки чека обычно не указывается — учёт ведётся суммово или по сериям. Для прослеживаемых товаров действуют отдельные требования: номер РНПТ передаётся в составе чека, и это настраивается отдельно от классического учёта по ГТД.

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — остатки «висят» без ГТД из-за того, что поступление провели до включения учёта или забыли заполнить колонку. Исправление: откройте документ поступления, заполните номера ГТД и страны, перепроведите документ и все последующие реализации, чтобы программа перераспределила номера.

Вторая типичная ситуация — отрицательные остатки по конкретному ГТД при положительном общем остатке товара. Это значит, что при продаже подобрался не тот номер. Проверьте отчёт по остаткам в разрезе ГТД и вручную скорректируйте номера в проблемных реализациях, затем перепроведите их.

Проверка результата и контрольные отчёты

После настройки и ввода данных убедитесь в корректности тремя способами. Во-первых, сформируйте отчёт по остаткам товаров с группировкой по номерам ГТД — у импортных позиций не должно быть пустых номеров. Во-вторых, создайте тестовую реализацию и проверьте печатную форму УПД: графы страны и номера декларации должны заполниться автоматически. В-третьих, сверьте количество по конкретному ГТД в программе с бумажной декларацией и фактическим складским остатком.

Регулярный контроль имеет смысл проводить перед сдачей отчётности по НДС и при инвентаризациях: расхождения по ГТД проще исправить сразу, чем восстанавливать цепочку документов задним числом.

Частые вопросы

Можно ли ввести ГТД, если товар уже оприходован без него?

Да. Откройте документ поступления, заполните колонки «Номер ГТД» и «Страна происхождения», перепроведите документ. Если по этому товару уже были продажи, их тоже нужно перепровести, чтобы номера подобрались заново. Если период закрыт и отчётность сдана, согласуйте исправление с бухгалтером — может потребоваться корректировочный документ.

Что указывать вместо ГТД для товаров из Беларуси или Казахстана?

Для товаров из стран ЕАЭС таможенная декларация не оформляется, поэтому в графе номера ГТД ставится прочерк. Страну происхождения заполнять нужно. Учёт по номерам деклараций для таких позиций не ведётся.

Почему в счёте-фактуре не заполняется номер ГТД, хотя он указан в поступлении?

Наиболее вероятные причины: не включён учёт импортных товаров в настройках, реализация проведена раньше поступления (нет остатка по ГТД на дату продажи) или остаток по данному номеру уже полностью списан. Проверьте отчёт по остаткам в разрезе ГТД на дату реализации и перепроведите документы в правильной последовательности.

Нужно ли заводить отдельный номер ГТД для каждой поставки по одной декларации?

Нет. Номер ГТД создаётся в справочнике один раз и используется во всех документах, где фигурирует эта декларация. Программа сама отслеживает количество по каждому номеру в разрезе партий и складов.

Чем учёт по ГТД отличается от учёта прослеживаемых товаров (РНПТ)?

Учёт по ГТД — классический механизм для импортных товаров, обеспечивающий заполнение счетов-фактур. Прослеживаемость — отдельная система для товаров из перечня Правительства: вместо номера ГТД используется РНПТ (регистрационный номер партии товара), который передаётся в УПД, чеках и отчётах в ФНС. Для прослеживаемых товаров в 1С настраивается отдельный блок учёта.

Можно ли загрузить номера ГТД массово, а не вводить вручную?

Да. В УТ 11 и ERP есть обработка «Загрузка данных из файла», которая позволяет заполнить табличную часть поступления (включая номера ГТД) из Excel или CSV. Для справочника «Номера ГТД» также можно использовать типовые средства групповой загрузки или обмена данными.