Торговля и Склад · 10 мин
Где в 1С находится заказ покупателя и как с ним работать
Где находится заказ покупателя в 1С УТ 11, ERP и КА 2: путь в меню, создание документа, статусы, резервирование товара и типичные ошибки при работе.
Документ «Заказ покупателя» — один из основных инструментов учёта продаж в конфигурациях 1С: Управление торговлей 11, ERP Управление предприятием 2 и Комплексная автоматизация 2. Он фиксирует договорённость с клиентом: какие товары, в каком количестве, по какой цене и в какие сроки нужно отгрузить. На основании заказа оформляются реализация товаров, счёт на оплату и счёт-фактура, поэтому найти и правильно заполнить этот документ — базовая задача менеджера по продажам.
Точное расположение документа зависит от конфигурации и от настроенного интерфейса. В типовых решениях на управляемых формах (УТ 11, ERP 2, КА 2) заказ покупателя находится в разделе «Продажи». В более старых конфигурациях, например «Управление торговлей 10.3» или «Управление производственным предприятием 1.3», путь другой — через меню «Документы» или раздел «Продажи» на классическом интерфейсе. Ниже разобраны оба варианта, а также способы быстрого поиска, если раздела не видно.
Где найти заказ покупателя в УТ 11, ERP 2 и КА 2
В конфигурациях на управляемом интерфейсе «Такси» журнал заказов открывается так: в верхней панели разделов выберите «Продажи», затем в панели навигации слева найдите группу «Оптовые продажи» и пункт «Заказы покупателей». Откроется список всех заказов с возможностью фильтрации по состоянию, менеджеру, контрагенту и дате.
В ERP 2 и КА 2 структура аналогична: раздел «Продажи» (иногда называется «CRM и маркетинг» в зависимости от релиза) → «Заказы покупателей». Если вы работаете с оптовыми и розничными продажами одновременно, обратите внимание: заказы покупателей относятся именно к опту, а розничные продажи оформляются через отчёты о розничных продажах и чеки ККМ — это отдельный блок.
Быстрый альтернативный способ — строка поиска. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы или начните вводить «заказ покупателя» в поле поиска по меню: система покажет и журнал документов, и команду создания нового заказа, и связанные отчёты.
- 1Откройте раздел «Продажи» на верхней панели разделов
- 2В панели навигации найдите группу «Оптовые продажи»
- 3Нажмите «Заказы покупателей» — откроется список документов
- 4Для создания нового заказа нажмите кнопку «Создать» или клавишу Insert
- 5Проверьте, что документ появился в списке после записи и проведения
Где заказ покупателя в старых конфигурациях (УТ 10.3, УПП 1.3)
В «Управлении торговлей 10.3» интерфейс классический, с верхним меню. Журнал заказов открывается через меню «Документы» → «Продажи» → «Заказы покупателей». Альтернативный путь — через раздел «Продажи» на панели функций, если она включена в настройках пользователя.
В УПП 1.3 путь похожий: «Документы» → «Заказы покупателей» либо через интерфейс «Управление продажами». Если меню выглядит непривычно, проверьте, какой интерфейс выбран для вашего пользователя: «Сервис» → «Пользователи» → карточка пользователя → поле «Основной интерфейс». От этого зависит набор видимых пунктов меню.
Учтите, что старые конфигурации сняты с массовой поддержки, и при возможности стоит планировать переход на актуальные решения — логика работы с заказами там богаче: статусы, резервирование, контроль оплаты и отгрузки работают автоматически.
Что делать, если раздела «Заказы покупателей» нет в меню
Самая частая причина — отключённая функциональная опция. В УТ 11 и ERP 2 откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и проверьте флаг «Заказы покупателей». Там же задаётся режим использования: «Заказ только со склада», «Заказ со склада и под заказ» или «Заказ как счёт». После включения опции журнал появится в разделе «Продажи» без перезапуска программы.
Вторая причина — ограничение прав. Если функциональность включена, но пункт меню виден не всем пользователям, проверьте роли: нужны права на чтение и добавление документов «Заказ покупателя». Это делает администратор в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Профили групп доступа».
Третья причина — изменённый интерфейс под конкретную роль. Некоторые внедрения скрывают лишние разделы для упрощения работы менеджеров. В этом случае журнал можно открыть через кнопку «Все функции» (включается в параметрах программы: значок шестерёнки → «Параметры» → флаг «Отображать команду Все функции») и найти документ в списке всех объектов конфигурации.
Как выбрать действие
Как создать и заполнить заказ покупателя
Новый документ создаётся кнопкой «Создать» в журнале заказов. Обязательные поля: организация, контрагент (покупатель), соглашение или договор, склад и табличная часть с товарами. Если у клиента настроено типовое соглашение, цены и условия оплаты подставятся автоматически — это экономит время и снижает риск ошибки в цене.
В табличной части укажите номенклатуру, количество и при необходимости скорректируйте цену. Программа автоматически рассчитает сумму, НДС и итог по документу. Если товара нужно отгрузить частями, заполните дату отгрузки по строкам — это важно для последующего контроля исполнения заказа.
Перед проведением выберите статус. Типовая цепочка для оптовой продажи: «К согласованию» → «К обеспечению» → «К отгрузке». Конкретный набор статусов зависит от настроенного порядка работы: при упрощённой схеме заказ может сразу быть «К отгрузке». Неправильный статус — частая причина ситуации, когда на основании заказа нельзя создать реализацию.
Резервирование и контроль исполнения заказа
После проведения заказа в статусе «К обеспечению» программа позволяет зарезервировать товар на складе под конкретного клиента. В табличной части в колонке «Действие» укажите «Резервировать» или «Отгрузить». Резерв уменьшает свободный остаток: другие менеджеры не смогут продать этот товар, пока резерв не снят.
Если товара на складе нет, строка получает действие «К обеспечению», и позиция попадает в обработку «Управление и формирование заказов» для закупки у поставщика. Так заказ покупателя связывается с заказом поставщику — это основа механизма «заказ под заказ».
Контроль исполнения ведётся через состояние заказа в журнале: программа показывает, оплачен ли заказ, отгружен ли полностью, есть ли долг. Детальную картину дают отчёты «Состояние выполнения заказов покупателей» и «Анализ причин отмены заказов» в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам».
Как проверить результат
Документ в журнале без серого значка, номер присвоен
Документ сохранён, но не проведён — резерв и отгрузка не работают
В отчёте «Остатки и доступность товаров» виден резерв под заказ
Свободный остаток не уменьшился — действие в строках не установлено
По кнопке «Создать на основании» доступна «Реализация товаров и услуг»
Реализация недоступна — проверьте статус заказа и заполненность склада
Типичные ошибки и ограничения
Ошибка номер один — работа без соглашения с клиентом. Без соглашения цены приходится вводить вручную, а контроль условий оплаты не работает. Заведите типовое соглашение хотя бы с базовыми условиями: валюта, цена, порядок оплаты.
Вторая ошибка — смешивание в одном заказе товаров с разных складов. В типовой логике склад указывается в шапке или в строках, и от этого зависит корректность резервирования. Если отгрузка идёт с нескольких складов, корректнее разделить заказ или явно указывать склад в каждой строке.
Третья ошибка — редактирование заказа после частичной отгрузки. Изменение количества в уже частично исполненном заказе может привести к расхождениям между заказом и реализациями. В таких случаях используйте механизм корректировки или отменяйте непоставленные строки через обработку «Отмена непоставленных строк».
Частые вопросы о заказе покупателя в 1С
Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — это только запрос денег, он не резервирует товар и не управляет отгрузкой. Заказ покупателя — полноценный управленческий документ: он фиксирует состав поставки, резервирует остатки, контролирует оплату и отгрузку. На практике счёт часто создают на основании заказа одной кнопкой.
Можно ли создать реализацию без заказа покупателя?
Да, если в настройках не включён обязательный контроль заказов. Документ «Реализация товаров и услуг» самостоятелен. Но тогда не работают резервирование, контроль исполнения и анализ причин отмены — для оптовых продаж с отсрочкой заказ настоятельно рекомендуется.
Почему в журнале заказов не видно документов коллег?
Скорее всего, для пользователя настроено ограничение доступа на уровне записей — например, видны только заказы своего подразделения или своих клиентов. Это штатный механизм RLS, его настраивает администратор в профилях групп доступа.
Как отменить заказ, который частично отгружен?
Полностью удалить такой заказ нельзя — на него ссылаются реализации. Используйте обработку «Отмена непоставленных строк» в форме заказа: она обнулит неотгруженные позиции и снимет резервы, сохранив историю исполненной части.
Где посмотреть задолженность по конкретному заказу?
Прямо в форме заказа нажмите на гиперссылку состояния оплаты — откроется расшифровка по документам расчётов. Для анализа по всем клиентам подойдёт отчёт «Задолженность клиентов» в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам».
Работает ли заказ покупателя при обмене с сайтом?
Да. При типовой интеграции с сайтом (например, через модуль обмена с CMS) оформленные на сайте заказы загружаются в 1С именно как документы «Заказ покупателя» с заполненным контрагентом и составом. Далее они обрабатываются по обычной цепочке: обеспечение, оплата, отгрузка.
Что важно запомнить
Заказ покупателя в УТ 11, ERP 2 и КА 2 находится в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей». Если раздела нет — включите функциональную опцию в настройках продаж и проверьте права. Корректная работа строится на трёх опорах: заполненное соглашение, правильный статус заказа и действие резервирования в строках.