Торговля и Склад · 11 мин
Где в 1С найти расходную накладную
Где находится расходная накладная в 1С: Бухгалтерии, Управлении торговлей и УНФ. Пошаговые инструкции по поиску, созданию, печати и исправлению документа.
Расходная накладная — документ, которым оформляют отгрузку товара покупателю, списание материалов или передачу ценностей со склада. В разных конфигурациях 1С этот документ называется по-разному и находится в разных разделах интерфейса, поэтому у новичков поиск часто занимает лишнее время. В «1С:Бухгалтерии» это «Реализация (акты, накладные, УПД)», в «1С:Управление торговлей» — «Реализация товаров и услуг», в «1С:УНФ» — «Расходная накладная» как отдельный вид документа.
Ниже разобраны конкретные пути к документу в основных конфигурациях, способы быстрого поиска уже созданной накладной, порядок создания нового документа и типичные ошибки, из-за которых накладная «теряется» или не проводится.
Где расходная накладная в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» отдельного документа с названием «Расходная накладная» нет — его роль выполняет документ реализации. Откройте в левой панели раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Здесь хранятся все отгрузочные документы: и накладные на товары, и акты на услуги.
Чтобы создать новую накладную, нажмите кнопку «Создать» и выберите вариант «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия» — в зависимости от состава отгрузки. После заполнения и проведения документа печатная форма ТОРГ-12 или УПД вызывается кнопкой «Печать» в форме документа.
Если отгрузка оформляется на основании счёта покупателю, проще открыть сам счёт (раздел «Продажи» → «Счета покупателям») и нажать «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Табличная часть, контрагент и договор заполнятся автоматически, что исключает расхождения между счётом и накладной.
Если пункта «Реализация» не видно в меню
Отсутствие пункта обычно означает, что раздел скрыт настройками интерфейса или у пользователя ограничены права. Проверьте «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов» и убедитесь, что раздел «Продажи» включён. Если раздел виден, но журнал пустой или недоступен — попросите администратора проверить роли пользователя в «Администрирование» → «Пользователи и права».
Где расходная накладная в 1С:Управление торговлей 11
В «1С:Управление торговлей 11» отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Путь: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». Если ведётся складской учёт с ордерной схемой, дополнительно используется «Расходный ордер на товары» — он находится в разделе «Склад и доставка» → «Расходные ордера на товары» и отражает физическое движение товара по складу, а не бухгалтерскую реализацию.
Типовая цепочка документов в торговле выглядит так: «Заказ клиента» → «Реализация товаров и услуг» → при ордерном складе «Расходный ордер на товары». Все связанные документы видны по кнопке «Структура подчинённости» в форме любого из них — это самый быстрый способ найти нужную накладную, если известен заказ или счёт.
Где расходная накладная в 1С:УНФ и 1С:Комплексная автоматизация
В «1С:Управление нашей фирмой» документ так и называется — «Расходная накладная». Найдите его в разделе «Продажи» → «Расходные накладные». Этот же документ используется в УНФ для отражения розничных и оптовых отгрузок, а также для списания товаров по некоторым операциям, если настройки учёта это предусматривают.
В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг» в разделе «Продажи» (в КА) или «Продажи и маркетинг» (в ERP). Логика поиска та же, что в Управлении торговлей, поскольку блоки продаж в этих конфигурациях построены на общей основе.
Как выбрать действие
Как быстро найти уже созданную накладную
Если документ уже существует, листать журнал вручную не нужно. В любом журнале документов есть строка поиска: введите номер накладной, фрагмент наименования контрагента или сумму. Поиск работает по отображаемым колонкам, поэтому для поиска по контрагенту колонка «Контрагент» должна быть видимой — при необходимости добавьте её через «Ещё» → «Изменить форму».
Второй способ — воспользоваться полнотекстовым поиском по всей базе (значок лупы в верхней панели или комбинация Ctrl+Shift+F). Он находит документы по любым данным, включая комментарии и содержимое табличных частей. Третий вариант — открыть карточку контрагента и перейти по ссылке «Документы» либо сформировать отчёт «Ведомость по товарам на складах» или «Анализ продаж», где каждая строка расшифровывается до конкретной накладной двойным щелчком.
- 1Откройте журнал реализаций в разделе «Продажи» вашей конфигурации
- 2Установите отбор по периоду, если дата отгрузки примерно известна
- 3Введите в строку поиска номер документа или название контрагента
- 4Если документ не найден — проверьте отборы (организация, склад, автор) и сбросьте их кнопкой «Сбросить»
- 5Откройте найденный документ и убедитесь, что он проведён (значок без красной пометки)
Как создать и провести расходную накладную
Создание документа во всех конфигурациях проходит по одной схеме. Нажмите «Создать» в журнале, выберите организацию, контрагента и договор, затем заполните табличную часть товарами. Номенклатуру можно подбирать по части наименования, артикулу или штрихкоду. После заполнения проверьте счета учёта (в Бухгалтерии они подставляются автоматически, но при нестандартных операциях их стоит проконтролировать) и нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
Признак успешного проведения — документ появился в журнале без пометки, остатки по складу уменьшились, а в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость» появились проводки по дебету 62 и кредиту 90.01 (в бухгалтерском учёте). Если программа отказала в проведении, она выведет сообщение с причиной — чаще всего это нехватка остатков на складе, незаполненный договор или закрытый период.
Частые ошибки и ограничения при работе с накладными
Самая распространённая проблема — «накладная есть, а товар не списался». Причина почти всегда в том, что документ создан, но не проведён, либо проведение отменено при перепроведении смежных документов. Проверьте статус документа в журнале: непроведённый документ отображается серым значком.
Вторая типичная ситуация — пользователь ищет «расходную накладную» в Бухгалтерии и не находит, потому что документ называется иначе. Третья — путаница между реализацией и расходным ордером в УТ: ордер не формирует бухгалтерских проводок и не является основанием для отгрузки клиенту. Также учитывайте, что часть документов может быть недоступна из-за прав: кассир или менеджер с урезанной ролью физически не увидит чужие накладные.
Как проверить результат и распечатать накладную
После проведения убедитесь, что документ дал ожидаемый эффект в учёте. Откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41» (в Бухгалтерии) или отчёт «Остатки товаров на складах» (в торговых конфигурациях): остаток по отгруженной позиции должен уменьшиться на количество из накладной. В форме самого документа кнопка «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) показывает сформированные проводки.
Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите нужную форму: ТОРГ-12, УПД, товарная накладная или акт. Набор доступных форм зависит от конфигурации и настроек. Если нужной формы нет, она могла быть отключена в настройках печатных форм либо требуется подключение внешней печатной формы — это задача администратора.
Как проверить результат
Документ проведён, значок без пометки на удаление
Документ серый (не проведён) или помечен красным крестом
Остаток по позиции уменьшился на количество из накладной
Остатки не изменились — документ не проведён или проведение отменено
Есть записи Дт 62 Кт 90.01 и списание себестоимости Дт 90.02 Кт 41
Проводок нет или счета не соответствуют операции
ТОРГ-12/УПД открывается с актуальными данными документа
Форма пустая или с устаревшими данными — перепроведите документ
Что важно запомнить
Расходная накладная в разных конфигурациях 1С называется по-разному: «Реализация (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии, «Реализация товаров и услуг» в УТ и КА, «Расходная накладная» в УНФ. Ищите документ в разделе «Продажи», используйте поиск по номеру и контрагенту, создавайте накладные на основании счетов и заказов, а исправления прошлых периодов оформляйте корректировкой.
Частые вопросы
Почему в 1С:Бухгалтерии нет документа «Расходная накладная»?
В этой конфигурации отгрузка оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». При создании выберите вид операции «Товары (накладная)» — по сути это и есть расходная накладная с печатной формой ТОРГ-12 или УПД.
Как найти накладную, если помню только покупателя?
Откройте журнал реализаций и введите название контрагента в строку поиска, либо откройте карточку контрагента и перейдите к списку его документов. Альтернатива — отчёт «Продажи по контрагентам» или «Анализ продаж», где строка расшифровывается до конкретного документа.
Чем расходная накладная отличается от расходного ордера?
Накладная (реализация) отражает продажу в бухгалтерском и налоговом учёте и служит основанием для отгрузки клиенту. Расходный ордер — складской документ при ордерной схеме хранения: он фиксирует физическую выдачу товара со склада и не формирует бухгалтерских проводок.
Документ создан, но товар со склада не списался. Что делать?
Проверьте, проведён ли документ — непроведённые накладные не двигают остатки. Если документ проведён, посмотрите дату проведения и склад в шапке: возможно, указан другой склад или дата за пределами просматриваемого периода. Также убедитесь, что документ не был отменён при групповом перепроведении.
Можно ли исправить расходную накладную прошлого месяца?
Прямое редактирование закрытого периода нежелательно: оно меняет себестоимость, НДС и может исказить сданную отчётность. Правильный способ — создать документ «Корректировка реализации» текущей датой со ссылкой на исходную накладную. Перед любыми изменениями закрытых периодов согласуйте действия с бухгалтером.
Где взять печатную форму ТОРГ-12 или УПД?
Обе формы вызываются кнопкой «Печать» в форме проведённого документа реализации. Если нужной формы нет в списке, проверьте настройки печатных форм конфигурации или обратитесь к администратору для подключения внешней печатной формы.