Торговля и Склад · 10 мин
Где в 1С находится приходная накладная
Где находится приходная накладная в 1С: Бухгалтерии, Управлении торговлей и УНФ. Как создать, найти и проверить документ поступления товаров.
Приходная накладная в программах 1С — это документ, которым оформляется поступление товаров и материалов от поставщика. В зависимости от конфигурации он называется по-разному: «Поступление (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии, «Приобретение товаров и услуг» в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации, «Приходная накладная» в Управлении нашей фирмой. Из-за разных названий пользователи часто не могут быстро найти нужный документ, хотя логика его размещения везде одинаковая: раздел, связанный с закупками или покупками.
Ниже разобрано, где искать приходную накладную в самых распространённых конфигурациях, как создать новый документ, как найти уже проведённый и что проверить после ввода. Материал подходит для работы в режиме тонкого клиента и веб-клиента, в файловых и серверных базах.
Где находится приходная накладная в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 документ поступления товаров открывается через верхнюю панель разделов. Перейдите в раздел «Покупки» и выберите пункт «Поступление (акты, накладные, УПД)». Откроется журнал, в котором отображаются все введённые накладные на поступление: товаров, материалов, услуг и оборудования.
Чтобы создать новую накладную, нажмите кнопку «Поступление» и выберите вид операции — чаще всего это «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». Заполните шапку документа: контрагента, договор, склад, номер и дату входящего документа. В табличной части добавьте номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.
Если раздела «Покупки» не видно в панели разделов, проверьте настройки интерфейса: панель может быть свёрнута или состав разделов изменён в меню «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов». Также журнал поступлений доступен через «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» в полном интерфейсе функциональности.
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, договор, склад и реквизиты входящего документа
- 4Добавьте номенклатуру с количеством, ценой и ставкой НДС
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
Где искать накладную в Управлении торговлей 11
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 приходная накладная оформляется документом «Приобретение товаров и услуг». Он находится в разделе «Закупки» (в КА 2 — «Закупки и склады») → группа «Документы закупки» → «Приобретение товаров и услуг».
Документ создаётся двумя способами: вручную кнопкой «Создать» в журнале или на основании заказа поставщику. Второй вариант предпочтительнее, если ведётся учёт заказов: программа автоматически перенесёт номенклатуру, количество и цены из заказа, а при расхождениях покажет отклонения. Для ввода на основании откройте заказ поставщику и нажмите «Создать на основании» → «Приобретение товаров и услуг».
Обратите внимание на хозяйственную операцию в шапке документа: «Закупка у поставщика», «Приём на комиссию», «Закупка через подотчётное лицо» и другие. От выбранной операции зависят проводки и дальнейшие взаиморасчёты. Ошибка в операции — частая причина того, что товар «не встаёт» на нужный склад учёта или не формируется задолженность.
Приходная накладная в 1С:УНФ и других конфигурациях
В 1С:Управление нашей фирмой документ называется именно «Приходная накладная». Он расположен в разделе «Закупки» → «Приходные накладные». Документ универсальный: одной операцией в нём оформляют поступление товаров, услуг, материалов в переработку и на комиссию — вид операции выбирается в шапке.
В 1С:Рознице поступление от поставщика оформляется документом «Поступление товаров» в разделе «Закупки». В 1С:ERP используется тот же документ «Приобретение товаров и услуг», что и в УТ 11, — раздел «Закупки». Если вы работаете в отраслевом решении на базе этих конфигураций, название и расположение документа обычно совпадают с типовыми.
Универсальный способ найти документ в любой конфигурации — воспользоваться поиском. Нажмите в верхнем правом углу значок поиска (или Ctrl+F в панели функций) и введите «поступление» или «приходная». Система покажет и журнал документов, и пункты меню, где он доступен.
Где искать в разных конфигурациях
Раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». Подходит для учёта без сложных складских схем.
Раздел «Закупки» → «Приобретение товаров и услуг». Поддерживает заказы, ордерные склады, статусы согласования.
Раздел «Закупки» → «Приходные накладные». Один документ для товаров, услуг и комиссии.
Раздел «Закупки» → «Поступление товаров». Ориентирован на розничный склад и магазины.
Как найти уже проведённую накладную
Если документ уже введён, но вы не помните его номер, откройте соответствующий журнал и используйте отборы. В журнале поступлений есть быстрые фильтры по контрагенту, организации и периоду. Установите нужный период в шапке журнала — по умолчанию часто показывается только текущий месяц, из-за чего старые документы «пропадают» из списка.
Для поиска по номеру входящего документа поставщика используйте поле поиска в журнале или отбор по реквизиту «Номер входящего документа». В УТ 11 удобен поиск по заказу: откройте заказ поставщику и перейдите по связанным документам — там будут все накладные, введённые на его основании.
Альтернативный путь — через обороты по контрагенту. Откройте карточку контрагента и перейдите к связанным документам, либо сформируйте отчёт «Акт сверки» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» (в Бухгалтерии) и из неё провалитесь в конкретный документ двойным щелчком.
Что проверить после ввода накладной
После проведения документа убедитесь, что он дал ожидаемый результат в учёте. В 1С:Бухгалтерии нажмите кнопку «Дт/Кт» — должны сформироваться проводки по дебету счёта 41 (или 10) и кредиту счёта 60, при наличии НДС — проводка по счёту 19. Если проводок нет, документ записан, но не проведён.
Проверьте остатки на складе: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по складам). Количество в отчёте должно увеличиться на количество из накладной. В УТ 11 с ордерным складом дополнительно проверьте, что оформлен приходный ордер, иначе расхождение между учётными и складскими остатками гарантировано.
Также сверьте сумму документа с бумажной накладной поставщика и корректность заполнения входящего номера и даты — от них зависит учёт НДС и сверки взаиморасчётов. Ошибку проще исправить сразу, чем искать расхождение при закрытии периода.
Как проверить результат
Документ проведён, в журнале нет пометки непроведённого
Документ записан, но не проведён — остатки не изменятся
По кнопке «Дт/Кт» видны проводки Дт 41 Кт 60
Движений нет или счета не соответствуют учётной политике
Отчёт по остаткам увеличился на количество из накладной
Остатки не изменились — проверьте склад в документе и ордерную схему
В отчёте по расчётам с контрагентом появилась задолженность
Задолженности нет — проверьте договор и хозоперацию
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — пользователь ищет документ под названием «Приходная накладная» в Бухгалтерии и не находит, потому что там он называется «Поступление». Вторая типичная ситуация — документ введён, но не виден в журнале из-за установленного отбора по периоду или организации. Сбросьте отборы и расширьте период, прежде чем делать вывод, что накладная потерялась.
Ограничение по правам тоже встречается нередко: если у пользователя нет доступа к документам закупки, журнал будет пустым или недоступным. В этом случае нужно обратиться к администратору базы для настройки роли — самостоятельно права изменить нельзя.
Не редактируйте накладные закрытых периодов без необходимости: перепроведение документа прошлого квартала может изменить регламентированную отчётность и декларацию по НДС. Перед изменением старых документов сделайте резервную копию базы и согласуйте корректировку с ответственным за учёт.
Частые вопросы
Почему в журнале нет моей накладной, хотя я её вводил?
Чаще всего причина в отборах: журнал показывает ограниченный период или конкретную организацию. Сбросьте отборы и расширьте период. Также проверьте, что документ сохранён именно в этой базе, и уточните у администратора, есть ли у вас права на просмотр документов закупки.
Чем отличается «Поступление товаров» от «Приходного ордера»?
«Поступление» (или «Приобретение товаров и услуг») — финансовый документ: он формирует задолженность поставщику, НДС и учётные остатки. Приходный ордер — складской документ, подтверждающий фактическое принятие товара на ордерном складе. При ордерной схеме нужны оба документа.
Можно ли загрузить накладную из файла, а не вводить вручную?
Да. В типовых конфигурациях есть обмен электронными документами (ЭДО) — накладная поставщика загружается автоматически. Также во многих решениях доступна загрузка табличной части из Excel через кнопку «Загрузить» в табличной части документа или внешние обработки.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если период открыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт, используйте документ «Корректировка поступления» — он вводится на основании исходной накладной и отражает изменения текущей датой, не трогая закрытый период.
Где посмотреть, какие накладные привязаны к заказу поставщику?
Откройте заказ поставщику и перейдите к связанным документам (в УТ 11 — кнопка со структурой подчинённости или отчёт «Связанные документы»). Там отобразятся все накладные и счета-фактуры, введённые на основании этого заказа.
Что важно запомнить
Приходная накладная в разных конфигурациях 1С называется по-разному, но всегда находится в разделе закупок или покупок. После ввода проверьте проведение, движения и остатки, а документы закрытых периодов исправляйте только через корректировку.