Торговля и Склад · 9 мин
Где в 1С указать кассира: пошаговая настройка
Где в 1С поставить кассира: настройка пользователя, кассы ККМ, подписи в чеках и документах. Инструкции для Розницы, УНФ, Бухгалтерии и УТ.
ФИО кассира печатается на кассовом чеке, подставляется в приходные и расходные кассовые ордера, указывается в отчётах о розничных продажах и Z-отчётах. Если кассир не указан или указан неверно, чек может не пройти фискализацию, а кассовые документы уйдут в печать без подписи ответственного лица. Поэтому вопрос «где поставить кассира» почти всегда означает не одну настройку, а связку из нескольких.
Точное место настройки зависит от конфигурации: в «1С:Рознице» это одно, в «1С:Бухгалтерии» — другое, в «Управлении торговлей» и «УНФ» — третье. Ниже разобраны основные сценарии: от назначения пользователя-кассира до проверки того, что ФИО корректно уходит в чек и в печатные формы.
Что именно означает «поставить кассира» в 1С
Под этой задачей обычно скрывается одна из трёх целей. Первая — чтобы на чеке ККТ печатались фамилия и ИНН кассира: это требование к обязательным реквизитам чека. Вторая — чтобы в приходном и расходном кассовых ордерах автоматически подставлялось ответственное лицо. Третья — чтобы конкретный сотрудник мог работать только со своей кассой и не видел чужие операции.
Для каждой цели настройка выполняется в разном месте. Данные для чека берутся из карточки пользователя или физического лица, подпись в ордерах — из поля «Кассир» в самом документе или из настроек ответственных лиц организации, а разграничение доступа — из прав и ролей пользователя. Прежде чем что-то менять, определите, какой из трёх сценариев у вас.
Как выбрать действие
Настройка кассира в 1С:Розница
В «1С:Рознице» (редакции 2.3 и 3.0) кассир — это прежде всего пользователь, который открывает кассовую смену. Откройте раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи». Найдите нужного сотрудника или создайте нового, укажите физическое лицо — именно из карточки физлица подтягиваются ФИО и ИНН в чек.
Проверьте карточку физического лица: раздел «НСИ» → «Физические лица». Поле ИНН должно быть заполнено — без него фискальный регистратор при строгих настройках может отказать в печати чека. ФИО указывается полностью, как в документах сотрудника.
Если в магазине несколько касс и нужно закрепить кассира за конкретной, перейдите в «Настройки РМК» или в карточку кассы ККМ: «Настройки и администрирование» → «Кассы ККМ». В типовых сценариях кассир выбирает свою кассу при открытии смены, а администратор может ограничить список доступных касс через права.
Кассир в рабочем месте кассира (РМК)
При открытии смены в РМК программа предлагает выбрать кассира из списка пользователей. Если список пуст или нужного сотрудника нет — значит, у пользователя нет роли кассира или он не привязан к магазину. Роль назначается там же, в карточке пользователя, на вкладке прав доступа.
Настройка кассира в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» кассир фигурирует в двух местах. Первое — подписи в печатных формах кассовых документов. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» → «Ответственные лица» (или «Подписи» — название зависит от релиза). Здесь задаются руководитель, главный бухгалтер и кассир с указанием периода действия. Именно эти данные попадают в печатные формы ПКО и РКО.
Второе место — поле «Кассир» непосредственно в документе «Приходный кассовый ордер» или «Расходный кассовый ордер». Если в документе поле пустое, подставьте сотрудника вручную из справочника «Физические лица» или «Сотрудники». При заполненных ответственных лицах поле обычно подставляется автоматически.
Для розничной торговли через ККТ из Бухгалтерии данные кассира для чека берутся из карточки текущего пользователя: «Администрирование» → «Пользователи и права». Убедитесь, что у пользователя указано физическое лицо с заполненным ИНН.
Кассир в Управлении торговлей и УНФ
В «1С:Управление торговлей 11» кассир для чека определяется пользователем, открывшим кассовую смену. Путь: «Настройки и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи». В карточке пользователя укажите физическое лицо, а в карточке физлица — ИНН. При открытии смены (раздел «Продажи» → «Кассовые смены») программа зафиксирует, кто именно работает за кассой.
В «1С:Управление нашей фирмой» логика аналогичная: раздел «Компания» → «Администрирование» → «Пользователи», привязка к сотруднику, у которого заполнены ФИО и ИНН. Для кассовых документов подпись кассира настраивается через ответственных лиц в карточке организации.
Сравнение вариантов
Кассир — пользователь, открывший смену в РМК; ФИО и ИНН из карточки физлица. Подходит для магазинов со сменным графиком.
Кассир задаётся в ответственных лицах организации для печати ордеров; для чеков — через пользователя. Подходит, когда касса одна и кассир постоянный.
Комбинированный вариант: смена привязана к пользователю, подписи в документах — через ответственных лиц.
Привязка кассира к кассе ККМ и правам доступа
Если сотрудник должен работать только с определённой кассой, настройте это через права. В типовых конфигурациях на управляемых формах: «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Группы доступа». Создайте группу «Кассиры», включите в неё профиль с ролями кассира (например, «Кассир РМК», «Работа с кассовыми документами») и добавьте туда нужных пользователей.
Дополнительно в карточке кассы ККМ можно указать ответственного или ограничить список рабочих мест, с которых касса доступна. Это защищает от ситуации, когда чек пробивается не с той кассы и выручка «разъезжается» по отчётам.
Проверка результата: чек и кассовые документы
После настройки выполните контрольную проверку. Пробейте тестовый чек на небольшую сумму (или используйте режим тестирования, если он предусмотрен драйвером ККТ) и проверьте, что в строке кассира напечатаны правильные ФИО и ИНН. Затем создайте ПКО, выведите его на печать и убедитесь, что подпись кассира заполнена.
Если ФИО в чеке старое — вероятно, кассовая смена была открыта до изменения настроек. Закройте смену и откройте заново: данные кассира фиксируются на момент открытия. Также проверьте, что в драйвере ККТ не задано собственное значение кассира, перекрывающее данные из 1С.
Как проверить результат
В чеке напечатаны актуальные ФИО и ИНН кассира
Пустая строка кассира, старые ФИО или ошибка фискализации
Подпись кассира заполнена автоматически
Поле подписи пустое или подставлен не тот сотрудник
Смена открывается под нужным пользователем без ошибок прав
Ошибка «недостаточно прав» или пользователь не виден в списке
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — заполнение ФИО только в карточке пользователя без привязки физического лица. Во многих конфигурациях чек берёт данные именно из справочника физлиц, и без привязки строка кассира остаётся пустой или подставляется логин.
Вторая ошибка — отсутствие ИНН у физического лица. По требованиям к реквизитам чека ИНН кассира указывается в установленных случаях, и современные прошивки ККТ нередко контролируют его наличие. Третья ошибка — смена кассира «на лету» без закрытия смены: чеки продолжают уходить под старым ФИО, что создаёт расхождения при проверках.
Частые вопросы
Можно ли указать нескольких кассиров на одну кассу?
Да. На одной кассе ККМ могут работать разные пользователи посменно: каждый открывает свою смену под своей учётной записью, и чеки фиксируются на него. Одновременно две открытые смены на одной кассе невозможны.
Почему в чеке печатается логин вместо фамилии?
Обычно это значит, что у пользователя не заполнено поле «Физическое лицо» или у физлица не указаны ФИО. Заполните карточку физического лица и переоткройте кассовую смену.
Обязательно ли указывать ИНН кассира?
ИНН кассира входит в состав реквизитов чека в случаях, предусмотренных законодательством о ККТ. Практически безопаснее всегда держать ИНН заполненным в карточке физлица — многие прошивки ККТ требуют его при печати.
Как сменить кассира в середине рабочего дня?
Закройте текущую кассовую смену (снятие Z-отчёта или X-отчёта, в зависимости от настроек), затем войдите под учётной записью нового кассира и откройте смену заново. Все последующие чеки пойдут под новым ФИО.
Где меняется кассир в печатной форме РКО, если подставляется уволенный сотрудник?
Проверьте ответственных лиц организации: у записи с кассиром установите дату окончания или добавьте новую запись с актуальным сотрудником. Также проверьте поле «Кассир» в самом документе — ручное значение имеет приоритет.
Может ли кассир работать в 1С без полных прав?
Да, и это рекомендуемая практика. Назначьте пользователю только профиль кассира: работа с РМК, чеками и кассовой сменой. Доступ к отчётам, настройкам и справочникам кассиру обычно не нужен.
Что важно запомнить
Кассир в 1С настраивается в трёх местах: карточка пользователя с привязанным физлицом (ФИО и ИНН для чека), ответственные лица организации (подпись в ордерах) и права доступа (привязка к кассе). После любых изменений закройте и заново откройте кассовую смену и проверьте результат на тестовом чеке и печатной форме ПКО.