Торговля и Склад · 11 мин
Где в 1С посмотреть, когда поступил товар
Как в 1С найти дату поступления товара: документы поступления, карточка номенклатуры, отчёты по складу и движения документа. Инструкции для УТ, ERP и Бухгалтерии.
Дата поступления товара нужна в самых разных ситуациях: при инвентаризации, проверке сроков поставки, разборе расхождений с поставщиком, расчёте оборачиваемости и возвратах. В 1С эта информация хранится сразу в нескольких местах — в документе поступления, в движениях по регистрам и в складских отчётах, и в зависимости от задачи удобнее использовать разные инструменты.
Конкретный путь зависит от конфигурации: «Управление торговлей 11», «ERP», «Комплексная автоматизация» и «Бухгалтерия предприятия» строятся на одних принципах, но разделы меню называются по-разному. Ниже разобраны универсальные способы, которые работают во всех типовых конфигурациях, и особенности отдельных решений.
Важно различать два понятия: дата документа поступления (когда приход оформили в программе) и фактическая дата прихода товара на склад. В идеале они совпадают, но на практике документы нередко вводят задним числом или с опозданием — тогда ориентироваться нужно на дату документа поставщика и данные учёта.
Способ 1. Журнал документов поступления
Самый прямой путь — открыть список документов, которыми оформляется приход товара. В «Управлении торговлей 11» и ERP это раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» (или «Документы закупки»). В «1С:Бухгалтерии 8» — раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». В колонке «Дата» видно, когда оформлен каждый приход.
Чтобы быстро найти нужный документ, используйте поиск по номеру накладной поставщика, отбор по контрагенту или по складу. В типовых журналах отбор настраивается кнопкой «Ещё» → «Настроить список» или через поле быстрого поиска. Если документов много, отберите период — например, последний месяц — и отсортируйте список по дате.
Открыв документ, вы увидите не только дату, но и склад поступления, состав товара, количество, цены и связанные документы (счёт-фактуру, заказ поставщику). Если приход оформлялся несколькими партиями, каждой партии соответствует свой документ со своей датой.
- 1Откройте раздел «Закупки» (в Бухгалтерии — «Покупки») и журнал «Поступления товаров и услуг».
- 2Установите отбор по контрагенту, складу или периоду, чтобы сократить список.
- 3Найдите документ по номеру накладной поставщика или по составу товара.
- 4Откройте документ и проверьте поле «Дата», склад и табличную часть «Товары».
Способ 2. Карточка номенклатуры и связанная информация
Если известен товар, но неизвестно, в каком документе он приходил, начните с карточки номенклатуры. Откройте справочник «Номенклатура», найдите позицию и перейдите по ссылкам связанной информации: в УТ 11 это «Движения по регистрам», «История поступлений» или отчёт «Остатки и движения» — состав ссылок зависит от версии и прав пользователя.
Через движения товара видно все документы, которые изменяли его остаток: поступления, перемещения, реализации, списания. Отфильтруйте список по виду документа «Поступление товаров и услуг» — и получите даты всех приходов этой позиции с указанием склада и количества.
Этот способ особенно полезен при разборе расхождений: вы видите полную историю движения конкретного товара и можете сопоставить даты прихода с датами продаж, чтобы понять, из какой партии списывался товар.
Способ 3. Отчёт «Движения документа»
Когда документ поступления найден, но нужно проверить, как он отразился в учёте и когда именно проведён, используйте встроенный отчёт «Движения документа». Он открывается из формы документа: кнопка «Ещё» → «Движения документа» (в некоторых версиях — через меню «Перейти»).
Отчёт показывает записи по всем регистрам, которые сформировал документ: «Товары на складах», «Товары организаций», «Партии товаров», регистры бухгалтерии. В каждой строке есть период записи — это и есть момент, которым поступление отражено в учёте. Если дата записи отличается от ожидаемой, документ мог быть перепроведён задним числом.
Способ 4. Складские отчёты по остаткам и движениям
Для массового анализа — когда нужно увидеть даты поступлений сразу по многим товарам — используйте складские отчёты. В УТ 11 и ERP основные инструменты: «Ведомость по товарам на складах», «Остатки и движения товаров», «Товары на складах по срокам годности». В Бухгалтерии — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» и «Анализ счёта» с детализацией по документам.
Чтобы отчёт показал даты прихода, включите детализацию до документа (регистратора). В настройках отчёта «Ведомость по товарам на складах» добавьте группировку «Документ движения» или установите периодичность «по документам». Тогда каждая строка прихода будет содержать дату и ссылку на документ поступления.
Если ведётся партионный учёт, отчёт «Остатки и доступность товаров» или карточка партии покажет, из какого поступления остался товар на складе. Это удобно для определения «возраста» остатков: вы видите, какие партии лежат давно и от какого документа они заведены.
Какой способ выбрать
Подходит, когда известен поставщик или номер накладной. Ограничение: нужно вручную искать документ в списке.
Подходит, когда известен товар, но не документ. Показывает всю историю движений одной позиции.
Подходят для массового анализа по многим товарам и складам. Требуют настройки группировок и детализации.
Подходит для проверки конкретного документа: какими регистрами и какой датой он отразился в учёте.
Особенности в разных конфигурациях
Управление торговлей 11 и ERP
В УТ 11 основной журнал — «Закупки» → «Документы закупки (все)», там собраны поступления, заказы и возвраты. Дополнительно есть рабочее место «Оформление накладных и ордеров», где видно, по каким распоряжениям товар ещё не принят на склад. Если используется ордерная схема, фактический приход фиксируется документом «Приходный ордер на товары» — его дата может отличаться от даты накладной.
1С:Бухгалтерия 8
В Бухгалтерии поступление товара оформляется документом «Поступление товаров и услуг» или «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Дату прихода по конкретному товару удобно смотреть через «Карточка счёта 41» или отчёт «Обороты между субконто» с отбором по номенклатуре — в расшифровке будут документы с датами.
Управление нашей фирмой (УНФ)
В УНФ приход отражается документом «Приходная накладная» в разделе «Закупки». Движения товара доступны из карточки номенклатуры по ссылке «Отчёты» → «Движения запасов», а сводную картину по складу даёт отчёт «Запасы» и «Ведомость по запасам».
Если документ поступления не находится
Бывает, что приход в базе «потерялся»: товар на остатках есть, а документ найти не удаётся. Проверьте несколько типовых причин. Первая — документ не проведён или помечен на удаление: включите в журнале отображение помеченных объектов. Вторая — приход оформлен другим видом документа: оприходование излишков, возврат от покупателя, перемещение между складами или ввод начальных остатков.
Третья причина — нехватка прав: пользователю может быть закрыт доступ к разделу закупок, и документы просто не отображаются. В этом случае обратитесь к администратору 1С для проверки ролей. Четвёртая — товар заведён под другим наименованием или дублем карточки номенклатуры, тогда история движений дробится между несколькими позициями.
Универсальный способ найти «невидимый» приход — отчёт «Ведомость по товарам на складах» с детализацией до регистратора за широкий период: он покажет все документы, сформировавшие текущий остаток, независимо от вида операции.
Как проверить, что нашли правильную дату
Даты совпадают или различаются на срок оформления (1–3 дня)
Разница в недели и месяцы — возможно, документ перепроведён или введён задним числом
Записи есть в регистрах товаров на складах и партий
Движений нет — документ не проведён и в учёте не участвует
Остаток по отчёту совпадает с данными склада
Расхождения — ищите другие документы движения или ошибки учёта
Как узнать, кто и когда изменил документ поступления
Если нужно установить не дату прихода, а момент, когда документ завели или изменили в программе, используйте версионирование объектов (если оно включено администратором) или журнал регистрации. Журнал регистрации открывается через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации» и показывает, какой пользователь, когда и какие действия выполнял с документом.
Без включённого версионирования восстановить историю изменений невозможно — журнал регистрации фиксирует сам факт записи, но не старые значения полей. Поэтому для спорных участков учёта версионирование документов поступления стоит включать заранее.
Частые вопросы
Можно ли посмотреть дату поступления товара без прав на раздел «Закупки»?
Да, частично. Складские отчёты («Ведомость по товарам на складах») и движения из карточки номенклатуры часто доступны кладовщикам и менеджерам по продажам. Если и они закрыты, попросите администратора выдать роль просмотра складских отчётов — права на изменение для этого не нужны.
Почему в отчёте дата прихода отличается от даты в накладной поставщика?
Отчёт показывает дату документа в 1С, а не дату бумажной накладной. Входящая дата поставщика хранится в шапке документа в полях «Номер и дата входящего документа». Если документ вводили с опозданием или перепроводили, даты разойдутся — для сверки с поставщиком ориентируйтесь на входящие реквизиты.
Как посмотреть дату последнего поступления по товару?
Откройте карточку номенклатуры и отчёт по движениям, отсортируйте по дате по убыванию — верхнее поступление и будет последним. В УТ 11 также есть отчёты по анализу ассортимента, где выводится дата последнего прихода сразу по списку товаров.
Товар пришёл по приходному ордеру, а накладной ещё нет — какую дату считать поступлением?
При ордерной схеме фактическая дата приёмки — дата приходного ордера, а дата отражения в бухгалтерском учёте — дата документа поступления (накладной). Для складских задач и сроков хранения используйте дату ордера, для расчётов с поставщиком и НДС — дату накладной.
Как найти все поступления за период по конкретному поставщику?
Откройте журнал «Поступления товаров и услуг», установите отбор по контрагенту и периоду. Альтернатива — отчёт «Ведомость расчётов с поставщиками» или «Анализ счёта 60» в Бухгалтерии с расшифровкой по документам: там будут все приходы с датами и суммами.
Можно ли выгрузить список поступлений с датами в Excel?
Да. В любом журнале документов или табличном отчёте используйте «Ещё» → «Вывести список» или сохранение табличного документа в файл. Сформируйте отчёт с нужными колонками (дата, номер, контрагент, склад, сумма) и сохраните в формате Excel через стандартное меню «Файл» → «Сохранить как».
Что важно запомнить
Дату поступления товара в 1С смотрят в журнале документов поступления, через карточку номенклатуры, отчёт «Движения документа» или складские отчёты с детализацией до регистратора. Различайте дату документа, дату входящей накладной и дату приходного ордера — они отвечают за разные участки учёта. Не редактируйте документы в закрытых периодах без согласования с бухгалтерией.