Торговля и Склад · 12 мин
Пересортица товара в 1С: как найти и правильно оформить
Где в 1С найти пересортицу товара: документы, отчёты и порядок списания. Пошаговая инструкция для 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации.
Пересортица в 1С — это ситуация, когда по учётным данным на складе числится один товар, а фактически лежит другой: например, по документам осталось 10 упаковок сока «Яблочный», а на полке — 10 упаковок «Вишнёвый» того же поставщика и цены. Такое расхождение почти всегда выявляется при инвентаризации, и оформить его нужно корректно, иначе остатки в программе продолжат врать, а отчётность по складу и себестоимости исказится.
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) для пересортицы предусмотрен отдельный документ — «Пересортица товаров». Он одновременно списывает излишек одной номенклатуры и оприходует недостачу другой. В более старых конфигурациях (Управление торговлей 10.3, УПП 1.3) пересортицу оформляют парой документов «Списание товаров» и «Оприходование товаров» на основании инвентаризации.
Ниже разберём, где искать документ пересортицы в разных конфигурациях, как его заполнить, какие отчёты помогают выявить расхождения и какие ошибки чаще всего приводят к повторной пересортице.
Что такое пересортица и когда она возникает
Пересортица — это одновременный излишек одного товара и недостача другого при совпадающих или близких характеристиках: один поставщик, одна товарная группа, одинаковая или близкая цена. Классические примеры: товары в похожей упаковке, разные вкусы одного продукта, разные артикулы одной модели обуви, товары с перепутанными штрихкодами.
Возникает пересортица чаще всего из-за ошибок при приёмке (поставщик отгрузил не тот артикул, а кладовщик проверил по накладной формально), при отгрузке (сборщик положил соседний товар с полки), при возвратах от покупателей и из-за дублей номенклатуры в справочнике, когда один и тот же товар заведён дважды под разными наименованиями.
Отличие пересортицы от обычной недостачи принципиально: при недостаче товар просто отсутствует, и это потенциальный убыток, а при пересортице суммарная стоимость склада почти не меняется — меняется только состав. Поэтому бухгалтерский и налоговый учёт пересортицы отличается: взаимный зачёт излишков и недостач допустим по правилам, если товары одного наименования-группы и за одну проверяемую персону.
Где находится документ «Пересортица товаров» в разных конфигурациях
Расположение документа зависит от конфигурации и её версии. В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 документ находится в разделе «Склад и доставка». Откройте подраздел «Отражение результатов проверок, инвентаризации и ордерного склада» — там в списке документов будут «Пересортица товаров», «Излишки, недостачи и порчи товаров», «Пересчёт товаров». Если раздел не виден, проверьте, что в настройках учёта включена функциональность ордерного склада или учёта расхождений.
В 1С:ERP Управление предприятием 2 путь аналогичный: «Склад и доставка» → «Отражение результатов проверок». Документ доступен, если в настройках номенклатуры и склада включён учёт излишков и недостач. Документ можно создать вручную кнопкой «Создать» или на основании распоряжения — документа «Поручение на отражение излишков, недостач и порчи» / «Пересчёт товаров».
В Управлении торговлей 10.3 и УПП 1.3 отдельного документа «Пересортица» нет. Там пересортица оформляется по итогам документа «Инвентаризация товаров на складе»: на основании него создаются «Списание товаров» (для недостающей позиции) и «Оприходование товаров» (для излишка). В 1С:Рознице 2 и 3 документ «Пересортица товаров» есть и находится в разделе «Склад».
Где искать документ
Раздел «Склад и доставка» → «Отражение результатов проверок». Есть отдельный документ «Пересортица товаров».
Раздел «Склад», журнал документов. Документ «Пересортица товаров» доступен из списка.
Отдельного документа нет. Оформляется парой «Списание товаров» + «Оприходование товаров» на основании «Инвентаризации товаров на складе».
Как выявить пересортицу: инвентаризация и отчёты
Пересортица выявляется двумя путями: плановой или внезапной инвентаризацией склада и анализом отчётов. Второй путь часто быстрее: если по отчёту «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах» видны отрицательные остатки, аномально большие остатки по редко продаваемой позиции или нулевые продажи при ненулевом остатке — это повод пересчитать конкретную полку.
Для инвентаризации в УТ 11 создаётся документ «Пересчёт товаров»: указывается склад, при необходимости — отбор по товарной группе или ячейкам. Кладовщик вносит фактические количества (вручную, через ТСД или загрузкой из Excel), и программа автоматически считает расхождения: по одной позиции получится недостача, по другой — излишек на ту же величину. На основании пересчёта создаётся распоряжение на отражение расхождений, а затем — «Пересортица товаров».
Полезный приём перед инвентаризацией — отчёт «Товары с расхождениями по срокам годности» или анализ дублей номенклатуры обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Если один и тот же товар заведён двумя карточками, пересортица между ними возникает систематически, и правильнее объединить дубли, а не списывать расхождения каждый месяц.
Проверить, не отгружали ли соседний артикул вместо этого
Возможно, физически это другой товар — пересчитать полку
Использовать «Поиск и удаление дублей», объединить позиции
Сверить накладную поставщика с фактическим составом
Пошаговое оформление пересортицы в УТ 11
Стандартный порядок в Управлении торговлей 11 выглядит так. Сначала проводится «Пересчёт товаров» со статусом «Выполнено» — в нём зафиксированы фактические количества. Затем в разделе «Склад и доставка» → «Отражение результатов проверок» создаётся документ «Пересортица товаров». Если документ создаётся на основании распоряжения, расхождения подтягиваются автоматически.
В табличной части документа две группы колонок: «Недостача» (товар, которого не хватает) и «Излишек» (товар, который найден). Заполняются номенклатура, характеристика (если ведётся учёт по характеристикам), количество и цена. Количество по недостаче и излишку в одной строке обычно совпадает. Указывается склад, организация и, при необходимости, статья доходов/расходов для отражения разницы в стоимости.
После проведения документ делает движения по регистрам товаров: списывает излишек с одной позиции и приходует его на другую. Если цены товаров различаются, разница относится на прочие доходы или расходы. Проверьте результат отчётом «Ведомость по товарам на складах»: остатки по обеим позициям должны совпасть с фактическими.
- 1Проведите «Пересчёт товаров» и зафиксируйте фактические количества
- 2Откройте «Склад и доставка» → «Отражение результатов проверок»
- 3Создайте документ «Пересортица товаров» (вручную или на основании распоряжения)
- 4Заполните строки: недостача по одной позиции, излишек по другой, количество и цены
- 5Проведите документ и проверьте остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах»
Учёт разницы в стоимости и налоговые нюансы
Если цена излишка равна цене недостачи, пересортица проходит «в ноль»: стоимость склада не меняется, доходов и расходов не возникает. Если цены различаются — например, недостача дорогого товара закрывается излишком дешёвого — разница признаётся расходом (или доходом при обратной ситуации). В документе для этого есть поля выбора статьи доходов/расходов и аналитики.
В бухгалтерском учёте взаимный зачёт излишков и недостач от пересортицы допустим только при одновременном выполнении условий: расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, по товарам одного наименования-группы и в тождественных количествах. Если хотя бы одно условие не выполняется, недостача оформляется отдельно — с отнесением на виновное лицо или на расходы.
По НДС и налогу на прибыль порядок зависит от того, подтверждена ли пересортица документально (приказ на инвентаризацию, сличительная ведомость, объяснения МОЛ). При неподтверждённой недостаче налоговые риски выше, поэтому комплект документов по инвентаризации лучше оформлять полностью, а не ограничиваться одним документом в 1С. При сомнениях по налоговому учёту разницы привлеките бухгалтера — ошибка здесь влияет на декларации.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление пересортицы «на глаз», без инвентаризации. Кладовщик видит, что товаров перепутано, и просит «перекинуть в программе». Без документа пересчёта нет основания для расхождений, а при следующей инвентаризации вылезет новая разница, потому что реальная причина (перепутанные штрихкоды, ошибка поставщика) не устранена.
Вторая ошибка — списание расхождений разными документами вместо одного документа пересортицы. Тогда недостача попадает в расходы как убыток, а излишек — в доходы, что искажает финансовый результат и может привлечь внимание при проверке. Третья типичная ситуация — пересортица между характеристиками одной номенклатуры (размеры, цвета): её тоже нужно оформлять документом, а не редактированием остатков напрямую.
Как проверить результат и предотвратить повторение
После проведения документа сформируйте «Ведомость по товарам на складах» по нужному складу с отбором по обеим позициям: остатки должны совпасть с фактическими, движения по документу «Пересортица товаров» должны быть видны в карточке счёта/регистра. Дополнительно сверьте себестоимость в отчёте «Себестоимость товаров» — резких скачков быть не должно.
Для профилактики полезны три меры: регулярный поиск и объединение дублей номенклатуры, контроль приёмки по штрихкодам (а не только по накладной) и адресное хранение, когда похожие товары физически разнесены по разным ячейкам. Если пересортица возникает систематически по одному поставщику — это повод пересмотреть процедуру приёмки его накладных.
Как проверить результат
Совпадают с фактическим пересчётом
Осталось расхождение — документ не проведён или заполнен неверно
Списание одной позиции и приход другой одним документом
Движения только по списанию — излишек не оприходован
Изменения в пределах разницы цен позиций
Резкий скачок себестоимости — проверить цены в документе
Расхождений по этим позициям нет
Пересортица возникла снова — искать причину: дубли, штрихкоды, приёмку
Что важно запомнить
Пересортица в 1С оформляется документом «Пересортица товаров» из раздела «Склад и доставка» после инвентаризации. В старых конфигурациях — парой «Списание» + «Оприходование». Зачёт допустим только при совпадении периода, МОЛ и товарной группы. Причину расхождения (дубли, штрихкоды, приёмку) нужно устранить, иначе пересортица повторится.
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу задним числом?
Технически документ можно создать прошлой датой, но это опасно: документ пересчитает последующие движения и может изменить себестоимость уже закрытого периода. Если период закрыт, корректнее оформить пересортицу текущей датой со ссылкой на инвентаризацию, а бухгалтерские корректировки согласовать с бухгалтерией.
Что делать, если излишек и недостача по разным складам?
Это не пересортица, а два самостоятельных расхождения: недостача на одном складе и излишек на другом. Оформляются отдельными документами списания и оприходования по каждому складу. Однако сначала проверьте, не была ли это ошибка при перемещении — тогда достаточно исправить документ перемещения.
Почему документ «Пересортица товаров» не виден в списке?
Чаще всего не включена функциональность: проверьте настройки раздела «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», включите учёт излишков, недостач и порчи. Также документ может быть недоступен из-за прав пользователя — проверьте роль доступа к складским документам.
Как оформить пересортицу по характеристикам одного товара?
Тем же документом «Пересортица товаров»: в колонках недостачи и излишка указывается одна и та же номенклатура, но разные характеристики (например, размер 42 и размер 44). Количество совпадает, цена обычно одинаковая, поэтому документ не создаёт доходов и расходов — только перекладывает остаток между характеристиками.
Влияет ли пересортица на НДС?
Сама по себе пересортица не является реализацией, поэтому НДС при зачёте равноценных товаров не начисляется. Но если недостача не подтверждена документально или превышает нормы, могут возникнуть вопросы по вычетам и расходам. Комплект инвентаризационных документов (приказ, сличительная ведомость, объяснения МОЛ) — обязательное условие безопасного учёта.