Где в 1С находятся кассовые смены и как с ними работать

Кассовая смена в 1С — это документ, который фиксирует период работы кассы ККТ: от открытия смены кассиром до формирования Z-отчёта при закрытии. Именно через кассовые смены программа связывает чеки, денежные операции и данные фискального накопителя, поэтому знать, где они расположены, нужно и кассиру, и товароведу, и бухгалтеру.

Расположение кассовых смен зависит от конфигурации: в «1С:Рознице» это один раздел, в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — другой, а в «1С:Бухгалтерии» понятие смены реализовано иначе. Ниже разобраны основные сценарии поиска, открытия, закрытия и проверки кассовых смен в типовых решениях 1С.

Где находятся кассовые смены в 1С:Розница

В конфигурации «1С:Розница» журнал кассовых смен расположен в разделе «Продажи». Откройте его и в панели навигации найдите пункт «Кассовые смены» — перед вами появится список всех смен по выбранным кассам ККТ с указанием даты, номера, статуса (открыта или закрыта), кассира и сумм.

Если пункта «Кассовые смены» не видно, проверьте, включён ли в настройках учёт розничных продаж и есть ли у пользователя права на раздел продаж. В некоторых настройках интерфейса пункт скрыт — тогда журнал можно найти через общее меню «Все функции» (если оно доступно) или через поиск по команде.

Из журнала смен можно открыть карточку конкретной смены и посмотреть связанные с ней документы: чеки ККМ, отчёт о розничных продажах, внесение и выемку денежных средств. Это удобно при сверке выручки за день.

Где кассовые смены в УТ, КА и ERP

В «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» путь похожий. Откройте раздел «Продажи» (в КА и ERP он может называться «CRM и продажи»), затем группу «Розничные продажи» — там находится пункт «Кассовые смены». Рядом обычно расположены «Чеки ККМ» и «Отчёты о розничных продажах».

Учтите, что в этих конфигурациях документы по рознице становятся доступны только если в настройках учёта включена розничная торговля и создан хотя бы один склад с типом «Розничный магазин», а также настроена касса ККМ. Без этого раздел «Розничные продажи» может быть пустым или скрытым.

Как открыть и закрыть кассовую смену

Открытие и закрытие смены выполняется из рабочего места кассира (РМК). В «1С:Рознице» РМК запускается из раздела «Продажи» → «РМК» или настраивается как стартовая страница кассира. В нижней части экрана РМК есть кнопки операций: «Открытие смены», «Закрытие смены», «Внесение денег», «Выемка денег».

При открытии смены программа отправляет команду на фискальный регистратор, печатается отчёт об открытии, а в 1С создаётся документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта». При закрытии формируется Z-отчёт, смена получает статус «Закрыта», а на основании чеков автоматически создаётся «Отчёт о розничных продажах» (если включён соответствующий режим).

1. 1
   Войдите в РМК под пользователем кассира и убедитесь, что выбрана правильная касса ККМ
2. 2
   Нажмите «Открытие смены» — дождитесь печати отчёта об открытии на фискальном регистраторе
3. 3
   Проведите продажи в течение смены, при необходимости выполняйте внесение и выемку через кнопки РМК
4. 4
   В конце дня нажмите «Закрытие смены» — дождитесь печати Z-отчёта
5. 5
   Проверьте в журнале «Кассовые смены», что смена получила статус «Закрыта», а отчёт о розничных продажах сформирован

Если закрытие смены завершилось с ошибкой (например, отключилось питание), не создавайте новую смену поверх — сначала разберитесь со статусом текущей. Повторное закрытие обычно доступно из журнала кассовых смен через команду «Закрыть смену» в карточке документа.

Отчёты и контроль по кассовым сменам

Для анализа работы касс в типовых конфигурациях есть отчёт «Кассовые смены» или варианты отчётов по розничным продажам в разрезе смен. В «1С:Рознице» он доступен из раздела «Продажи» → «Отчёты», в УТ — из раздела отчётов по продажам. Отчёт показывает длительность смен, суммы наличной и безналичной выручки, возвраты и расхождения.

Практический приём — сверять данные смены в 1С с показаниями Z-отчёта и данными личного кабинета ОФД. Если суммы в 1С и в ОФД расходятся, чаще всего причина в непереданных чеках (проблемы со связью) или в чеках, пробитых мимо учётной системы.

Контрольные точки

Как проверить корректность смены

Статус смены в журнале

Норма

После окончания работы — «Закрыта»

Тревожный признак

Смена висит «Открыта» несколько дней

Суммы выручки

Норма

Совпадают с Z-отчётом и данными ОФД

Тревожный признак

Расхождения между 1С, Z-отчётом и ОФД

Отчёт о розничных продажах

Норма

Сформирован и проведён на дату закрытия смены

Тревожный признак

Отчёта нет или он не проведён

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — «зависшая» открытая смена. По регламенту 54-ФЗ смена на ККТ не может длиться дольше 24 часов: при превышении касса блокирует пробитие чеков до закрытия смены. Поэтому смену нужно закрывать ежедневно, даже если магазин работает круглосуточно.

Другая типичная ситуация — кассир закрыл смену на фискальном регистраторе напрямую (кнопками на аппарате или через драйвер), минуя 1С. В этом случае в программе смена остаётся открытой, а отчёт о розничных продажах не формируется. Исправляется это ручным закрытием смены в журнале с указанием фактических данных.

Если кассовые смены не видны: что проверить

Когда журнал смен пуст или раздел недоступен, причина обычно одна из следующих: у пользователя нет прав на розничные продажи, в настройках не включён обмен с подключаемым оборудованием, не создана касса ККМ или не настроено рабочее место кассира. Начните проверку с прав пользователя в разделе администрирования.

Если смены есть, но не формируется отчёт о розничных продажах, проверьте настройку способа формирования отчёта: в типовых конфигурациях он может создаваться автоматически при закрытии смены либо вручную из журнала смен. Также убедитесь, что в смене есть проведённые чеки — пустая смена отчёт не формирует.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Раздел «Кассовые смены» не отображаетсяПроверьте права пользователя и включение розничной торговли в настройках учёта

Смена открыта больше сутокНемедленно закройте её из РМК или журнала смен, иначе касса заблокируется

Суммы в 1С и ОФД не совпадаютПроверьте очередь непереданных чеков и восстановите связь с ОФД

Смена закрыта на аппарате, но в 1С открытаЗакройте смену вручную в журнале, указав фактические данные Z-отчёта

Частые вопросы о кассовых сменах в 1С

Можно ли открыть кассовую смену без РМК?

Да, в журнале «Кассовые смены» можно создать документ вручную, но фискальная часть (отчёт об открытии на ККТ) всё равно должна быть выполнена. Для розничной работы корректный способ — открытие из РМК, чтобы команда ушла на фискальный регистратор.

Почему смена не закрывается и выдаёт ошибку?

Частые причины: нет связи с фискальным регистратором, не переданы чеки в ОФД при обрыве связи, неправильно настроено подключаемое оборудование. Проверьте подключение кассы и очередь фискальных операций, затем повторите закрытие.

Где посмотреть выручку за конкретную смену?

Откройте карточку смены в журнале — там видны суммы по чекам. Для детального анализа используйте отчёты по розничным продажам с отбором по кассовой смене или кассе ККМ.

Что делать, если кассир забыл закрыть смену вчера?

Закройте её как можно скорее: при превышении 24 часов касса перестанет пробивать чеки. После закрытия проверьте, что отчёт о розничных продажах сформирован корректной датой и суммы сошлись с Z-отчётом.

Переносятся ли кассовые смены в 1С:Бухгалтерию?

Сами документы «Кассовая смена» обычно не переносятся — в бухгалтерию при обмене попадает «Отчёт о розничных продажах», который и отражает выручку. Смена остаётся техническим документом торговой конфигурации.