Торговля и Склад · 11 мин
Ордерный склад в 1С: что это и как организовать работу
Что значит ордерный склад в 1С, как работает ордерная схема документооборота, какие документы используются, как настроить склад и проверить корректность учёта.
Ордерный склад в 1С — это склад, на котором движение товаров оформляется не одним документом, а двумя: распоряжением (заказ, накладная) и ордером (приходный или расходный). Такая схема разделяет ответственность между менеджером, который оформляет продажу или закупку, и кладовщиком, который физически принимает или отгружает товар. Пока кладовщик не провёл ордер, товар не считается оприходованным или отгруженным на складе.
Ордерная схема применяется в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление нашей фирмой». Она нужна там, где бухгалтерский и складской контуры разнесены по разным сотрудникам или подразделениям, и важно исключить ситуацию, когда «в документах товар ушёл, а на полке остался» — или наоборот.
Без ордерной схемы документ «Реализация товаров и услуг» сам списывает товар со склада в момент проведения. С ордерной схемой реализация становится лишь распоряжением на отгрузку, а фактическое списание выполняет расходный ордер на товары. Между этими документами может пройти время, и программа будет точно показывать, что отгружено, а что ещё нет.
Как устроена ордерная схема документооборота
В основе схемы — разделение документов на два типа. Распоряжения фиксируют намерение: заказ клиента, заказ поставщику, реализация, приобретение товаров, перемещение. Ордера фиксируют факт: приходный ордер на товары подтверждает, что товар физически принят на склад, расходный ордер — что товар отгружен или перемещён.
Остатки на ордерном складе делятся на несколько состояний. Товар может быть «к поступлению» (распоряжение есть, ордера нет), «в наличии» (принят ордером и лежит на складе) и «к отгрузке» (есть распоряжение на отгрузку, но расходный ордер ещё не проведён). Именно эти статусы позволяют видеть реальную картину склада в любой момент времени.
Важно понимать: ордерные документы не формируют бухгалтерских и налоговых проводок. Они отражают только складской учёт. Проводки по-прежнему создают реализация, приобретение и другие финансовые документы, поэтому расхождений с бухгалтерией при правильной настройке не возникает.
Когда ордерный склад нужен, а когда только мешает
Ордерная схема оправдана, если на складе работают кладовщики, отдельные от менеджеров по продажам и закупкам. Типичные ситуации: крупный оптовый склад с приёмкой по количеству и качеству, производственный склад материалов и готовой продукции, склад с адресным хранением, где важен контроль каждой операции.
Ещё один признак — регулярные расхождения между документами и фактом: поставщик привёз не всё, часть товара забракована, клиент забрал меньше, чем заказал. Ордерная схема позволяет оформить ордер на фактическое количество, а расхождение зафиксировать отдельным документом, не искажая распоряжение.
Для небольшой компании, где один сотрудник и оформляет документы, и отпускает товар, ордерная схема — лишняя работа. Каждую операцию придётся проводить дважды, а выигрыша в контроле не будет. В этом случае склад оставляют неордерным, и документы списывают товар напрямую.
Сравнение вариантов
Подходит при разделении ролей менеджер/кладовщик, приёмке с расхождениями, адресном хранении. Ограничение: двойной документооборот и необходимость контроля незакрытых распоряжений.
Подходит для малого бизнеса, где один сотрудник ведёт и документы, и склад. Ограничение: нет раздельного контроля факта приёмки и отгрузки.
Гибридный вариант: ордера включают только там, где есть расхождения (например, на приёмке). Снижает объём работы, сохраняя контроль в проблемной зоне.
Как включить и настроить ордерный склад
Настройка выполняется в карточке склада: справочник «Склады и магазины» (в УТ и КА) или «Склады» (в УНФ). В карточке склада включаются флажки ордерной схемы — отдельно для поступления, отгрузки, перемещения и отражения излишков и недостач. Можно включить ордерную схему только для части операций.
Перед включением убедитесь, что в разделе настроек складского учёта разрешено использование ордерных складов в целом по информационной базе — в УТ это настройка «НСИ и администрирование → Склад и доставка». Без этого флажка опция в карточке склада может быть недоступна.
После включения схемы назначьте ответственных: кладовщики должны иметь права на создание ордеров, но желательно ограничить их доступ к изменению распоряжений. Даты документов настраивают так, чтобы ордер не мог быть проведён раньше распоряжения — это исключает «отрицательную» логику движений.
- 1Откройте «НСИ и администрирование → Склад и доставка» и включите использование ордерных складов.
- 2Откройте карточку нужного склада в справочнике «Склады и магазины».
- 3Установите флажки ордерной схемы для нужных операций: поступление, отгрузка, перемещение, излишки/недостачи.
- 4Настройте права: кладовщикам — создание ордеров, менеджерам — распоряжений.
- 5Проведите тестовое поступление: создайте заказ поставщику, затем приходный ордер, и проверьте остатки отчётом.
Как оформлять поступление и отгрузку на ордерном складе
Стандартная цепочка поступления выглядит так: менеджер оформляет заказ поставщику или документ «Приобретение товаров и услуг» со статусом распоряжения. Когда машина с товаром приезжает на склад, кладовщик на основании распоряжения создаёт приходный ордер на товары и вводит в него фактически принятое количество.
Если принято меньше, чем указано в распоряжении, ордер проводится на фактическое количество. Расхождение оформляется документом «Расхождения при приемке» или корректировкой — в зависимости от конфигурации и договорённостей с поставщиком. Распоряжение при этом не редактируют задним числом: оно остаётся основанием для претензионной работы.
Отгрузка работает зеркально: менеджер проводит реализацию (или заказ клиента в статусе «к отгрузке»), кладовщик собирает товар и оформляет расходный ордер на товары по факту отгрузки. Пока расходный ордер не проведён, товар числится на складе в состоянии «к отгрузке» и недоступен для других распоряжений — это защищает от двойной продажи одного и того же остатка.
Как контролировать остатки и находить расхождения
Главный инструмент контроля — отчёты по складским остаткам с разбивкой по состояниям: «Остатки и доступность товаров», «Оформление накладных и ордеров», «Товары к поступлению/отгрузке». Они показывают, какие распоряжения не закрыты ордерами и на какое количество.
Ситуация «распоряжение проведено, ордер не создан» — нормальная, если отгрузка запланирована на будущее. Тревожный признак — старые незакрытые распоряжения: документ прошлой датой, по которому ордер так и не оформили. Это значит, что либо товар ушёл без документа, либо операция отменена, а распоряжение забыли закрыть.
Обратная ситуация — ордер есть, а распоряжения нет или оно на меньшее количество — обычно возникает при ручном создании ордеров или обменах с внешними системами (WMS, ТСД). Такие остатки видны в отчётах как отрицательные «к поступлению» и требуют разбора каждой позиции.
Как проверить результат
Нет старых незакрытых распоряжений; текущие соответствуют реальным планам отгрузки
Документы недельной и более давности висят без ордеров
«К поступлению» и «к отгрузке» соответствуют реальным ожиданиям склада
Отрицательные значения или зависшие количества без движения
Фактические остатки совпадают с учётными после проведения ордеров
Систематические расхождения после каждой приёмки или отгрузки
Типичные ошибки и ограничения ордерной схемы
Самая частая ошибка — включение ордерной схемы на складе с уже существующими остатками без подготовки. Старые документы продолжают работать по-старому, новые требуют ордеров, и остатки «разъезжаются». Перед включением схемы завершите все незакрытые операции по складу и проведите инвентаризацию.
Вторая ошибка — смешение схем при перемещении. Если товар перемещается с неордерного склада на ордерный, нужен приходный ордер на складе-получателе; если с ордерного на ордерный — расходный и приходный ордера. Пропуск одного из звеньев оставляет товар «в пути» дольше, чем нужно, и искажает остатки обоих складов.
Ограничение, о котором часто забывают: ордерная схема увеличивает нагрузку на дисциплину пользователей. Если кладовщики проводят ордера раз в несколько дней «пачкой», отчёты по остаткам в течение дня будут недостоверны. Схема работает только при оперативном вводе ордеров — в идеале в момент физической операции, например с терминала сбора данных.
Частые вопросы об ордерном складе в 1С
Можно ли включить ордерную схему только для части товаров на одном складе?
Нет, ордерная схема включается на уровне склада целиком, а не отдельных товаров. Если нужна разная логика для разных групп товаров, создают несколько складов (например, «Основной склад» и «Склад приёмки») и настраивают ордерную схему только на нужном.
Влияет ли ордерная схема на бухгалтерские проводки?
Нет. Приходные и расходные ордера — чисто складские документы, они не формируют проводок по бухгалтерскому и налоговому учёту. Проводки создают документы-распоряжения: приобретение, реализация, перемещение.
Что делать, если товар отгрузили, а расходный ордер забыли провести?
Создайте и проведите ордер на основании реализации фактической датой отгрузки, если период ещё открыт. Если месяц закрыт, согласуйте с бухгалтерией порядок исправления — иногда корректнее провести ордер текущей датой и зафиксировать расхождение инвентаризацией.
Можно ли отключить ордерную схему обратно?
Можно, но только после закрытия всех незавершённых операций: все распоряжения должны быть закрыты ордерами, остатки «к поступлению» и «к отгрузке» — обнулены. Иначе после отключения часть остатков «повиснет» и потребует ручной корректировки.
Работает ли ордерный склад с адресным хранением (ячейками)?
Да, ордерная схема и адресное хранение совместимы и часто используются вместе: ордер фиксирует факт операции, а ячейки — конкретное место хранения. В УТ и ERP адресное хранение включается в той же карточке склада отдельной настройкой.
Нужен ли ордерный склад, если документы вводит один человек?
Как правило, нет. Ордерная схема удваивает количество документов, а её главный эффект — разделение ответственности — при одном исполнителе не работает. Исключение: склад обменивается данными с WMS или ТСД, где ордера формируются автоматически.
Что важно запомнить
Ордерный склад разделяет документы на распоряжения и ордера, фиксируя факт приёмки и отгрузки отдельно от намерения. Включайте схему только там, где есть разделение ролей и расхождения при приёмке, завершайте все операции перед изменением настроек и регулярно контролируйте незакрытые распоряжения отчётами.