Торговля и Склад · 10 мин
Что такое заказ в 1С и как с ним работать
Что такое заказ в 1С: заказ покупателя, заказ поставщику и заказ на производство. Разбираем назначение, статусы, проведение и типичные ошибки при работе.
Заказ в 1С — это документ, который фиксирует намерение совершить хозяйственную операцию: продать товар клиенту, закупить продукцию у поставщика или выпустить изделие на производстве. В отличие от реализации или поступления, заказ сам по себе не изменяет складские остатки и не формирует бухгалтерских проводок — он планирует будущее движение и резервирует товар под конкретную потребность.
Именно заказ связывает воедино цепочку «потребность → обеспечение → исполнение». Менеджер оформляет заказ покупателя, система проверяет наличие, при нехватке формируется заказ поставщику, а после поступления товар отгружается клиенту. Без заказов учёт ведётся «по факту», и компания теряет контроль над сроками, резервами и обязательствами перед контрагентами.
Понимание роли заказов критично для правильной настройки обменов с сайтом, построения отчётов по продажам и расчёта потребностей в закупках. Ошибки в работе с заказами приводят к двойным резервам, «зависшим» остаткам и расхождениям между планом и фактом.
Какие виды заказов существуют в 1С
В типовых конфигурациях (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) используется три основных вида заказов, каждый из которых закрывает свою сторону бизнес-процесса.
Заказ покупателя — фиксирует потребность клиента: перечень товаров, количество, цены, согласованные сроки отгрузки и условия оплаты. На его основании создаются реализация товаров и услуг, счёт на оплату, а в схеме ордерного склада — расходный ордер.
Заказ поставщику — отражает потребность компании в закупке. Содержит номенклатуру, количество, цены по соглашению с поставщиком и плановую дату поступления. На его основании оформляется поступление товаров и услуг.
Заказ на производство (в ERP и КА) — задаёт план выпуска продукции: что, сколько и к какой дате нужно произвести. От него разворачиваются этапы производства, расчёт потребности в материалах и обеспечение трудовыми ресурсами.
Сравнение видов заказов
Используется в продажах: резервирует товар под клиента, основание для реализации и счёта. Ограничение — требует настроенных статусов и соглашений с клиентами.
Применяется в закупках: планирует поступление, основание для приходного документа. Ограничение — не контролирует фактическую оплату, её ведут отдельно.
Нужен при выпуске продукции: запускает расчёт потребности в материалах. Ограничение — доступен только в конфигурациях с производственным блоком (ERP, КА).
Зачем нужен заказ: что он даёт учёту
Главная функция заказа — разделение плановой и фактической части операции. Пока заказ не закрыт документами отгрузки или поступления, система «помнит» обязательство: сколько товара зарезервировано, сколько ожидается от поставщика, какие заказы просрочены.
Практические возможности, которые даёт работа через заказы:
- резервирование товара на складе под конкретного клиента, чтобы менеджеры не продали одну и ту же позицию дважды;
- контроль сроков: отчёты показывают просроченные и незакрытые заказы;
- автоматический расчёт потребности в закупке по незакрытым заказам покупателей;
- основание для взаиморасчётов: оплата и отгрузка привязываются к конкретному заказу;
- анализ исполнения: план/факт по отгрузкам и поступлениям в разрезе заказов.
Если компания небольшая и отгружает товар «с колёс», заказы можно не использовать — документ реализации создаётся напрямую. Но как только появляются предоплаты, отсрочки отгрузки, работа под заказ или несколько складов, отказ от заказов превращает учёт в ручное сведение данных в Excel.
Где найти заказы в программе и как создать документ
В типовых конфигурациях на управляемых формах заказы находятся в разделах, соответствующих направлению учёта: «Продажи» → «Заказы покупателей», «Закупки» → «Заказы поставщикам», «Производство» → «Заказы на производство». В Комплексной автоматизации и ERP структура меню аналогична, отличаются только названия разделов.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать».
- 2Заполните контрагента, соглашение (договор), склад отгрузки и желаемую дату отгрузки.
- 3Добавьте номенклатуру в табличную часть: количество, цены, ставки НДС подтянутся из соглашения.
- 4Установите статус заказа (например, «К отгрузке») и при необходимости вариант обеспечения — «Отгрузить» или «Резервировать».
- 5Проведите документ и проверьте резерв через отчёт «Остатки и доступность товаров».
При заполнении обратите внимание на соглашение с клиентом: именно из него подставляются цены, условия оплаты и склад. Если соглашение не выбрано или заполнено некорректно, цены придётся вводить вручную, а контроль задолженности будет работать неправильно.
Статусы и состояния заказа: как контролировать исполнение
Статусы заказа — это управляемые этапы жизненного цикла документа. Для заказа покупателя типовой набор выглядит так: «Не согласован» → «К обеспечению» → «К отгрузке» → «Закрыт». Статус определяет, какие действия доступны: например, создать реализацию можно только из заказа в статусе «К отгрузке».
Отдельно от статуса система рассчитывает состояние заказа — итоговую картину исполнения: «Ожидается оплата», «Готов к отгрузке», «Просрочен», «Выполнен». Состояние вычисляется автоматически на основе связанных документов оплаты и отгрузки, вручную его изменить нельзя.
Проверьте график оплаты в заказе и поступление денежных средств по расчётному счёту
Создайте реализацию товаров на основании заказа
Сверьте даты в заказе с фактическими документами, уточните причину у менеджера
Убедитесь, что не осталось висеть резерв и все строки отгружены или аннулированы
Резервирование и обеспечение заказов
Обеспечение — механизм, который определяет, откуда заказ получит товар. В современных версиях УТ и ERP для каждой строки заказа задаётся действие обеспечения: «Отгрузить» (товар есть на складе), «Резервировать по мере поступления», «К обеспечению» (нужно закупить или произвести), «Не обеспечивать» (например, услуга или отказ клиента).
Резерв снимает товар из свободного остатка: другие менеджеры видят его как недоступный. Это защищает от двойных продаж, но создаёт риск «зависших» резервов — заказ отменили, а резерв снять забыли. Контролируйте такие ситуации отчётом «Остатки и доступность товаров» и обработкой снятия резервов.
Типичные ошибки при работе с заказами
Большинство проблем с заказами возникает не из-за программы, а из-за нарушения дисциплины учёта: документы создают мимо заказа, статусы не двигают, отменённые заказы не закрывают.
Универсальное правило: если учёт построен на заказах, все последующие документы (реализация, поступление, оплата) должны создаваться на основании заказа или с явным указанием его в документе. Только тогда цепочка исполнения остаётся целостной.
Как проверить корректность учёта по заказам
Периодическая сверка заказов занимает немного времени, если знать, какие отчёты смотреть. Базовый набор: «Исполнение заказов» (или «Анализ исполнения заказов»), «Остатки и доступность товаров», «Расчёты с клиентами/поставщиками».
Как проверить результат
Каждый заказ либо в работе с понятной датой отгрузки, либо ожидает поступления
Заказы старше согласованных сроков без движения — вероятно, забыты или отменены
Зарезервировано ровно под активные заказы
Резерв есть, а активных заказов на эту позицию нет — «зависший» резерв
Оплаченные заказы показывают «Оплачен» или «Готов к отгрузке»
Деньги получены, а заказ «Просрочен по оплате» — оплата не распределена на заказ
Количество в реализациях совпадает с отгруженным по заказу
Реализация больше или меньше заказа без корректировки — заказ не закроется автоматически
FAQ: частые вопросы о заказах в 1С
Можно ли работать в 1С вообще без заказов?
Да, если отгрузка происходит сразу в момент продажи и нет предоплат, резервов и работы под заказ. В этом случае создавайте реализацию напрямую. Но при обмене с интернет-магазином, отсрочках отгрузки или нескольких менеджерах на одном складе заказы становятся практически обязательными.
Почему заказ не закрывается автоматически после отгрузки?
Чаще всего реализация создана не на основании заказа, а отдельным документом, либо отгруженное количество не совпадает с заказанным. Проверьте связь документов и при необходимости закройте заказ вручную с указанием причины отклонения.
Чем заказ отличается от счёта на оплату?
Счёт — это лишь предложение оплатить и основание для платёжного документа, он не резервирует товар и не контролирует отгрузку. Заказ управляет обеспечением, резервом и исполнением. На практике счёт часто создают на основании заказа, и тогда оплата по счёту автоматически привязывается к заказу.
Как снять резерв с отменённого заказа?
Откройте заказ и установите в строках действие обеспечения «Не обеспечивать» либо отмените строки, затем проведите документ. Для массовой обработки используйте штатную обработку снятия резервов или закрытие заказов из раздела продаж. После этого сверьте свободный остаток в отчёте доступности.
Что делать, если при обмене с сайтом заказы дублируются?
Проверьте настройки идентификации заказов в обмене: соответствие по номеру и дате, корректность режима выгрузки. Дубли обычно появляются, когда на стороне сайта заказ изменён, а в 1С настроено создание нового документа вместо обновления существующего. До исправления настроек не проводите задвоенные заказы, чтобы не получить двойной резерв.
Нужен ли заказ поставщику, если закупки разовые?
Для разовой закупки с немедленным поступлением можно обойтись документом поступления. Заказ поставщику оправдан, когда между согласованием и поставкой есть разрыв по времени, нужна сверка цен с соглашением или контроль недопоставок. Он же служит основанием для претензий при расхождении количества.
Что важно запомнить
Заказ в 1С — планирующий документ, который резервирует товар и связывает оплату с отгрузкой, но не двигает остатки сам по себе. Работайте по цепочке «заказ → реализация/поступление», следите за статусами и резервами, регулярно закрывайте отменённые заказы — тогда отчёты по исполнению будут показывать реальную картину.