Торговля и Склад · 12 мин
Что такое заказ клиента в 1С и как с ним работать
Разбираем документ «Заказ клиента» в 1С: назначение, статусы, резервирование товара, связь с реализацией и оплатой, типичные ошибки и пошаговая работа с заказом.
Заказ клиента — это документ в конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP), который фиксирует намерение покупателя приобрести товары или услуги на согласованных условиях. Он не формирует отгрузку и не признаёт выручку сам по себе, но служит основой для последующих документов: реализации, счёта на оплату, заказа поставщику и сборки на складе.
Главная ценность заказа — контроль исполнения. Система отслеживает, какая часть заказа оплачена, отгружена и закрыта, и показывает менеджеру текущее состояние каждой сделки. Без заказов склад не видит планируемый спрос, а руководитель не может оценить портфель незавершённых продаж.
Документ доступен в разделе «Продажи» (в УТ 11 — «Продажи → Заказы клиентов»). Работа с ним настраивается через функциональные опции, поэтому у разных компаний набор возможностей может отличаться: где-то заказы используются только как счета, где-то — как полноценный инструмент планирования с резервированием.
Зачем нужен заказ клиента и чем он отличается от реализации
Ключевое отличие заказа от документа «Реализация товаров и услуг» — момент признания хозяйственной операции. Реализация списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и отражается в учёте. Заказ лишь планирует эти события: он влияет на доступный остаток товара (если включено резервирование), но не создаёт проводок по выручке и себестоимости.
На практике заказ решает несколько задач. Во-первых, он фиксирует согласованные цены и скидки — при создании реализации на основании заказа условия подтягиваются автоматически, что защищает от ошибок менеджера. Во-вторых, он даёт складу основание для сборки и резервирования. В-третьих, позволяет выставить счёт на оплату до отгрузки и контролировать предоплату.
Если компания продаёт «с колёс» без предварительных договорённостей, заказ можно не использовать вовсе — реализация создаётся напрямую. Но как только появляются отсрочка отгрузки, предоплата, сборка под клиента или работа под заказ поставщику, заказ становится необходимым звеном цепочки.
Включение и настройка функциональности
Перед началом работы проверьте, что использование заказов включено. В УТ 11 перейдите: «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Оптовые продажи». Здесь задаётся режим использования заказов — от простого «счёта» до полноценного планирования с резервированием.
Вариант использования определяет поведение документа. Режим «Заказ только как счёт» подходит, когда документ нужен лишь для выставления счёта на оплату без контроля отгрузки. Режим «Заказ со склада и под заказ» включает полный контур: резервирование, обеспечение потребностей, контроль исполнения. Изменение режима в работающей базе требует осторожности — уже проведённые документы не пересчитаются автоматически.
Дополнительно проверьте статусы заказа. По умолчанию доступны «К согласованию», «В работе» и «Закрыт». Если в компании есть этап согласования скидок или условий, полезно запретить отгрузку и оплату по заказам в статусе «К согласованию» — это делается в тех же настройках продаж.
Как создать и провести заказ клиента
Создание заказа начинается из списка «Продажи → Заказы клиентов» кнопкой «Создать». Минимально необходимые данные: клиент, соглашение или договор (определяет цены и условия), склад отгрузки и табличная часть с номенклатурой. Организация и менеджер обычно подставляются автоматически из настроек пользователя.
- 1Откройте «Продажи → Заказы клиентов» и нажмите «Создать»
- 2Заполните клиента и соглашение — цены и скидки подставятся автоматически
- 3Добавьте товары, укажите количество и при необходимости скорректируйте цены
- 4Укажите склад и желаемую дату отгрузки
- 5Установите статус «В работе» после согласования условий
- 6Проведите документ и проверьте резервирование через отчёт по остаткам
При заполнении табличной части обратите внимание на вариант обеспечения в колонке «Действие» (в УТ 11): «Отгрузить» означает отгрузку со склада, «Резервировать» — бронирование свободного остатка, «К обеспечению» — потребность, которую закроет закупка или производство. Неверно выбранное действие — частая причина ситуации, когда товар физически есть, но по заказу не резервируется.
После проведения проверьте результат: откройте из заказа отчёт «Состояние исполнения» или «Анализ доступности». Там должно быть видно, что потребность учтена, а свободный остаток на складе уменьшился на зарезервированное количество.
Статусы и контроль исполнения заказа
Статусная модель заказа проста, но дисциплинирует процесс. «К согласованию» — черновик, по нему нельзя отгружать и выставлять счета (если включено ограничение). «В работе» — заказ согласован, доступны оплата и отгрузка. «Закрыт» — исполнение завершено, незакрытые остатки по заказу снимаются с резерва.
Контроль исполнения ведётся по двум осям: оплата и отгрузка. В списке заказов и в карточке документа система показывает процент оплаты и отгрузки, сумму долга и расхождения. Отчёт «Состояние исполнения заказов» даёт сводную картину по всем клиентам — это основной рабочий инструмент руководителя отдела продаж.
Как проверить результат
Свободный остаток уменьшился на количество из заказа
Остаток не изменился — проверьте действие «Резервировать» в строках
После согласования стоит «В работе», доступна реализация
Заказ в «К согласованию» — создание реализации заблокировано
После полной отгрузки и оплаты заказ закрыт
Заказ висит «В работе» при фактически завершённой сделке
Важно: закрытие заказа — отдельное действие. Если отгрузка и оплата прошли полностью, а заказ не закрыт, он продолжает числиться в работе и искажает отчёты по портфелю заказов. Закрывать можно вручную сменой статуса или автоматически обработкой «Закрытие заказов» при частичной отгрузке с отменой непоставленных строк.
Резервирование и обеспечение потребностей
Резервирование — механизм, который «бронирует» свободный остаток склада под конкретный заказ. Зарезервированный товар виден в остатках, но недоступен для отгрузки по другим документам. Это защищает от ситуации, когда один менеджер продал товар, уже обещанный другому клиенту.
Если свободного остатка не хватает, строка заказа переводится в состояние «К обеспечению». Обработка «Формирование заказов по потребностям» (раздел «Склад и доставка» или «Закупки») собирает такие потребности и формирует заказы поставщикам или заказы на производство. После поступления товара система может автоматически зарезервировать его под ожидающий заказ.
Практическое ограничение: резервирование работает в разрезе склада. Если в заказе указан склад-отправитель, на котором товара нет, резерв не встанет, даже если товар есть на другом складе. В таком случае нужен либо документ перемещения, либо смена склада в заказе.
Связь заказа с оплатой и отгрузкой
На основании заказа создаются «Счёт на оплату покупателю», «Реализация товаров и услуг» и при необходимости «Корректировка реализации». Создание на основании (кнопка «Создать на основании» в форме заказа) гарантирует, что состав, цены и контрагент перенесутся без ручного ввода, а система свяжет документы в единую цепочку.
Возможна частичная отгрузка: если заказано 100 единиц, а отгружается 60, реализация создаётся на 60, а заказ остаётся в работе с остатком 40. Аналогично работает частичная оплата. Система контролирует, чтобы суммарная отгрузка по заказу не превысила заказанное количество — при превышении проведение реализации будет заблокировано или потребует отключения контроля.
Сравнение вариантов
Подходит для простых продаж с предоплатой: документ нужен только для выставления счёта, контроль отгрузки не ведётся
Для продаж из наличия: резервирование свободных остатков и контроль отгрузки, без планирования закупок
Полный контур обеспечения: дефицит автоматически превращается в потребность для закупки или производства
Если по заказу требуется предоплата, включите контроль задолженности: в соглашении с клиентом можно задать порог оплаты, при котором разрешена отгрузка. Тогда система не даст провести реализацию, пока не поступит нужный процент оплаты.
Типичные ошибки при работе с заказами
Большинство проблем с заказами возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности действий и недонастройки. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Отдельная группа ошибок — работа с отрицательными остатками. Если на складе разрешена отгрузка в минус, заказ может зарезервировать несуществующий товар, и картина доступности станет недостоверной. Рекомендуется запретить отрицательные остатки и регулярно проверять отчёт по резервам.
Полезно раз в неделю открывать отчёт «Состояние исполнения заказов» и разбирать заказы, просроченные по дате отгрузки. Часто это либо забытые сделки, которые нужно закрыть, либо реальные проблемы с поставкой, о которых клиенту стоит сообщить заранее.
Когда заказ клиента не нужен
Не каждая продажа требует заказа. В рознице продажа оформляется чеком ККМ, в простых оптовых схемах «оплатил — забрал» достаточно реализации. Добавление заказа в такие процессы создаёт лишний документооборот без выигрыша в контроле.
Критерий простой: заказ нужен, если между договорённостью и отгрузкой есть разрыв во времени или по условиям — предоплата, сборка, ожидание поставки, согласование скидок. Если разрыва нет, документ можно не использовать, отключив соответствующую опцию или просто не создавая заказы.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить заказ клиента после того, как по нему создана реализация?
Да, но с ограничениями. Уменьшить количество можно только до фактически отгруженного объёма, увеличение также возможно. Изменение цен в заказе не перенесётся автоматически в уже созданную реализацию — её придётся корректировать отдельно. Перед правкой проверьте, какие подчинённые документы существуют.
Почему товар есть на складе, но по заказу не резервируется?
Чаще всего в строках заказа стоит действие «К обеспечению» вместо «Резервировать», либо склад в заказе отличается от склада, где лежит свободный остаток. Также проверьте, не зарезервирован ли весь остаток под другие заказы, и нет ли у номенклатуры обособленного учёта.
Как отменить заказ, если клиент отказался от покупки?
Если по заказу нет отгрузок и оплат, переведите его в статус «Закрыт» с отменой неотгруженных строк — резервы снимутся автоматически. Если были частичные отгрузки, используйте обработку закрытия заказов с указанием причины отмены. Удалять проведённый заказ не рекомендуется.
Формирует ли заказ клиента проводки в бухгалтерском учёте?
В типовых конфигурациях заказ клиента не создаёт бухгалтерских проводок по выручке и себестоимости — эти операции отражает реализация. Заказ двигает только оперативные регистры: резервы, потребности, состояние исполнения. Исключение — отдельные настройки обособленного учёта.
Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?
Счёт — это платёжный документ для клиента, он фиксирует сумму к оплате и печатается для покупателя. Заказ — управленческий документ, который управляет резервами, обеспечением и контролем отгрузки. В УТ 11 счёт обычно создаётся на основании заказа и дополняет его, а не заменяет.
Можно ли оформить один заказ на несколько складов отгрузки?
В типовой УТ 11 склад указывается в шапке заказа и по умолчанию один, но в строках табличной части склад можно переопределить, если это разрешено настройками. Если такой возможности нет, оформляют отдельные заказы по каждому складу или используют перемещение товара на склад отгрузки.
Что важно запомнить
Заказ клиента — плановый документ продажи: он фиксирует условия сделки, резервирует товар и контролирует исполнение по оплате и отгрузке, но не формирует выручку. Создавайте реализацию и счёт на основании заказа, следите за действием в строках и своевременно закрывайте исполненные документы.