Торговля и Склад · 10 мин
Что такое серия в 1С и как с ней работать
Серия в 1С — что это такое, зачем нужен учёт по сериям и срокам годности, как настроить серии номенклатуры и работать с ними в документах.
Серия в 1С — это аналитический разрез учёта номенклатуры, который позволяет отслеживать товар не просто по наименованию, а по конкретной партии производства или поставки. Типичные примеры: партия лекарств с определённым сроком годности, партия продуктов питания, партия оборудования с заводскими номерами. Один и тот же товар может храниться на остатках в нескольких сериях, и программа будет вести по каждой отдельный количественный учёт.
Механизм серий есть в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Розница» и «1С:Управление нашей фирмой». В «1С:Бухгалтерии» прямого аналога нет — там партионный учёт решается иначе. Функциональность серий применяется там, где критичны сроки годности, гарантийные обязательства, отзыв партий производителем или маркировка.
Использование серий увеличивает детализацию учёта, но и усложняет работу: каждое движение товара потребует указания серии. Поэтому важно заранее решить, для каких товаров серии действительно нужны, а для каких достаточно обычного учёта по номенклатуре и складам.
Что такое серия номенклатуры и чем она отличается от партии
В терминологии 1С серия — это объект справочника «Серии номенклатуры», привязанный к конкретному товару. В серии обычно хранятся номер серии, дата производства, срок годности, а также дополнительные реквизиты вроде номера ГТД или сведений о производителе. Состав реквизитов зависит от настроек вида номенклатуры.
Серию часто путают с партией. Партия в 1С — это документ поступления, по которому товар пришёл и списывается по методам FIFO или по средней. Серия же описывает физическую партию производства: один документ поступления может содержать несколько серий, и одна серия теоретически может приходить разными поставками. Это разные механизмы, решающие разные задачи: партии нужны для себестоимости, серии — для прослеживаемости.
Зачем нужен учёт по сериям: практические сценарии
Основной сценарий — учёт товаров со сроком годности. Аптеки, продуктовые склады, косметика, химия: без серий невозможно ответить на вопрос, какая часть остатка истекает через неделю, и организовать отгрузку по принципу FEFO (First Expire — First Out, первым уходит товар с ближайшим сроком годности).
Второй сценарий — гарантия и отзыв партий. Если производитель отзывает серию продукции из-за брака, учёт по сериям позволяет за минуты найти, кому именно отгружена проблемная партия и сколько её осталось на складе. Без серий пришлось бы вручную разбирать все отгрузки за период.
Третий сценарий — маркировка и прослеживаемость. Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, серия часто используется как носитель сведений о кодах маркировки и связи с системой «Честный ЗНАК». Также серии применяются для учёта комплектующих с заводскими номерами в производственных компаниях.
Требуется контроль истечения и отгрузка по FEFO
Нужно быстро находить покупателей конкретной партии
Серия связывает товар с кодами маркировки
Нужно знать, из какой партии продано изделие
Как включить и настроить учёт по сериям
Настройка начинается с функциональности программы. В «1С:Управление торговлей» и ERP перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и включите опции «Серии номенклатуры», а при необходимости — «Сроки годности в сериях». Без этого флага поля серий в документах не появятся.
Дальше серии настраиваются на уровне вида номенклатуры. Откройте справочник «Виды номенклатуры», выберите нужный вид и в разделе настроек серий укажите политику учёта. Именно вид номенклатуры определяет, будут ли серии справочными, обязательными и как они влияют на остатки.
- 1Включите опцию «Серии номенклатуры» в настройках раздела «Номенклатура»
- 2Откройте нужный вид номенклатуры и перейдите к настройкам серий
- 3Выберите политику учёта серий: справочное указание или учёт остатков
- 4Укажите, используется ли срок годности и по каким складам действует политика
- 5Проведите тестовое поступление с серией и проверьте отчёт по остаткам
Политики учёта серий
Политика «Справочное указание серий» означает, что серия фиксируется в документах только для информации: остатки в разрезе серий программа не контролирует, отрицательные остатки по сериям не блокируются. Это лёгкий вариант для товаров, где серия нужна лишь для печати или статистики.
Политика «Учёт себестоимости по сериям» или «Управление остатками» включает полноценный количественный учёт: программа следит, чтобы по каждой серии не ушло больше, чем пришло. Это обязательный вариант для FEFO и маркировки, но он требует дисциплины: любая ошибка в серии при поступлении приведёт к зависшим остаткам.
Выбор политики учёта серий
Подходит для информационного учёта; не контролирует остатки и не подходит для FEFO
Нужен для сроков годности и маркировки; требует точного указания серий во всех документах
Оптимально для товаров без сроков годности и партийных отличий — не усложняйте учёт без причины
Как работать с сериями в документах
При поступлении товара в табличной части документа появляется колонка «Серия». Серию можно выбрать из существующих или создать новую прямо из документа: укажите номер серии, дату производства и срок годности. Во многих конфигурациях есть кнопка генерации серий, удобная при большом количестве строк.
При отгрузке серия указывается в реализации или перемещении. Если включён учёт остатков по сериям, программа предложит подбор по остаткам и может автоматически подобрать серии по FEFO — сначала спишутся партии с ближайшим сроком годности. Ручной выбор нужен, когда клиент просит конкретную партию или требуется минимальный остаточный срок годности.
Списание просроченного товара оформляется документом «Списание товаров» с указанием конкретной серии. Инвентаризация также проводится в разрезе серий: пересчёт ведётся по каждой партии отдельно, расхождения фиксируются по сериям.
Контроль сроков годности и отчёты
После включения серий со сроками годности становятся доступны специализированные отчёты: «Остатки товаров по срокам годности», «Товары с истекающим сроком годности» и подобные. Они показывают, сколько дней осталось до истечения каждой партии и какой объём товара попадает в зону риска.
Практический приём — настроить регулярный контроль: раз в неделю формировать отчёт по истекающим срокам и передавать его категорийному менеджеру для распродажи или возврата поставщику. Это снижает потери от списаний заметно сильнее, чем разбор просрочки постфактум.
Как проверить корректность учёта по сериям
Нет отрицательных и «пустых» остатков по сериям
Минус по серии или остаток без срока годности
Сумма по сериям равна общему остатку номенклатуры
Суммы расходятся — есть движения без серии
Списывается партия с ближайшим сроком
Подбирается более свежая серия при наличии старой
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — дубли серий. Пользователи создают новую серию при каждом поступлении вместо выбора существующей, и справочник разрастается сотнями одинаковых записей «Серия 123», «серия 123», «123». Это ломает отчёты и подбор по FEFO. Решение — обучить склад искать серию перед созданием и периодически объединять дубли обработкой поиска и замены значений.
Вторая ошибка — включение учёта остатков по сериям для всего ассортимента подряд. Каждое движение товара начинает требовать серию, скорость работы склада падает, а пользы для товаров без срока годности нет. Включайте строгий учёт только тем видам номенклатуры, где он оправдан.
Третья проблема — переход на серии «задним числом». Если по товару уже есть остатки без серий, простое включение политики создаст рассинхронизацию. Корректный путь — провести инвентаризацию, списать старые остатки и оприходовать их заново уже с сериями, либо использовать документ ввода остатков с указанием серий.
FAQ: частые вопросы о сериях в 1С
Чем серия отличается от характеристики номенклатуры?
Характеристика описывает вариант товара — размер, цвет, мощность: это постоянное свойство позиции. Серия описывает партию производства конкретного экземпляра товара: номер партии и срок годности. Один товар с одной характеристикой может иметь много разных серий.
Можно ли включить серии только для части товаров?
Да, и это рекомендуемый подход. Политика серий задаётся на уровне вида номенклатуры, поэтому товары со сроком годности можно перевести на строгий учёт, а остальные оставить без серий или со справочным указанием.
Что делать, если по серии образовался отрицательный остаток?
Минус по серии означает, что отгрузили серию, которой не было на остатках: ошиблись при поступлении или при отгрузке. Найдите документ с неверной серией через отчёт по движениям товара, исправьте серию в нём и перепроведите. Если документов много, используйте инвентаризацию с корректировкой остатков.
Как организовать отгрузку по принципу FEFO?
Включите для вида номенклатуры учёт остатков по сериям и сроки годности в сериях. В документах отгрузки используйте автоматический подбор серий по сроку годности либо отбирайте вручную, сортируя по дате истечения. Дополнительно контролируйте процесс отчётом по истекающим срокам.
Можно ли удалить серию, которая больше не используется?
Удаление возможно только если на серию нет ссылок в документах. Если серия участвовала в движениях, её можно пометить на удаление, но физически она удалится лишь после свёртки или удаления старых данных. На практике неактуальные серии просто оставляют — на работу они не влияют.
Что важно запомнить
Серия в 1С — это разрез учёта партии товара с номером, датой производства и сроком годности. Включайте строгий учёт по сериям только там, где нужны FEFO, маркировка или прослеживаемость партий, следите за дублями серий и не меняйте политику при наличии остатков без инвентаризации.