Торговля и Склад · 10 мин
Что такое расходник в 1С и как с ним работать
Что такое расходник в 1С, чем расходная накладная отличается от реализации, как оформить и провести документ, проверить списание со склада и исправить ошибки.
«Расходник» — разговорное название расходного документа в 1С, которым оформляют выбытие товара, материалов или услуг из учёта. Чаще всего под ним понимают документ «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей. Иногда расходником называют «Расходный кассовый ордер» — документ выдачи наличных из кассы. Термин неформальный: в интерфейсе программы вы слова «расходник» не найдёте, но пользователи и бухгалтеры постоянно употребляют его в переписке и устных задачах.
Смысл любого расходника одинаков: зафиксировать факт уменьшения остатков. При проведении документа программа списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя, отражает выручку и НДС, а в кассовом варианте — уменьшает остаток денег в кассе. Именно проведение (а не просто сохранение документа) запускает движения по регистрам учёта.
Ошибки в расходниках — одна из самых частых причин расхождений между складом и бухгалтерией: минусовые остатки, незакрытая задолженность, некорректный НДС в книге продаж. Поэтому важно понимать, какой документ создавать, что он меняет в учёте и как проверить результат до того, как данные попадут в отчётность.
Какие документы в 1С называют расходниками
За одним словом скрывается несколько разных объектов конфигурации. Прежде чем создавать документ, уточните, что именно требуется: отгрузить товар покупателю, выдать деньги из кассы или списать материалы в производство. От этого зависит и тип документа, и счета учёта, и печатная форма.
| Что называют расходником | Документ в 1С | Что происходит при проведении |
|---|---|---|
| Отгрузка товара покупателю | Реализация (акты, накладные) / Реализация товаров и услуг | Списание товара со склада, выручка, задолженность покупателя, НДС |
| Выдача наличных | Расходный кассовый ордер (РКО) | Уменьшение остатка кассы, проводка по счёту 50 |
| Списание материалов в производство или на расходы | Требование-накладная | Списание материалов со счёта 10 на затратные счета |
| Списание испорченного или недостающего товара | Списание товаров | Уменьшение складских остатков без отражения продажи |
Различие принципиально: «Реализация» создаёт продажу и налоговые обязательства, а «Списание товаров» — нет. Если оформить порчу товара документом реализации, в книге продаж появится лишняя запись, а выручка завысится. Обратная ошибка — списать проданный товар как порчу — приведёт к занижению налоговой базы.
Где найти и как создать расходную накладную
В 1С:Бухгалтерии 8.3 расходная накладная создаётся через раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». Нажмите «Создать» и выберите вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». В 1С:Управление торговлей путь похожий: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг».
Быстрый и надёжный способ — создать расходник на основании счёта покупателю или заказа: тогда контрагент, договор, список товаров и цены подставятся автоматически, а связь документов сохранится в структуре подчинённости. Это удобно при проверке цепочки «счёт — отгрузка — оплата».
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
- 2Заполните контрагента и договор — от договора зависят счета расчётов
- 3Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество и цены
- 4Укажите склад, с которого идёт отгрузка
- 5Проверьте счета учёта на вкладке или по ссылке «Счета учёта»
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ не выдал ошибок
- 7Распечатайте накладную или УПД кнопкой «Печать»
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» (показать проводки) и убедитесь, что сформировались записи: Дт 90.02 — Кт 41 (себестоимость), Дт 62 — Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС). Набор проводок зависит от настроек учётной политики и вида операции, но отсутствие проводок по себестоимости обычно означает, что товара нет на остатке склада.
Расходный кассовый ордер — второй смысл слова
Когда говорят «сделай расходник по кассе», имеют в виду расходный кассовый ордер. В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Вид операции выбирается по назначению платежа: оплата поставщику, возврат покупателю, выдача подотчётному лицу, выплата зарплаты, взнос наличными в банк.
От вида операции зависят проводки и обязательные поля. Например, для выдачи подотчётному лицу нужно указать сотрудника и счёт 71, для оплаты поставщику — контрагента и договор. Номер и дата РКО важны для кассовой дисциплины: документы должны идти последовательно, без пропусков и задним числом в закрытом периоде их создавать нельзя.
Что проверить после проведения документа
Проведение без ошибок ещё не гарантирует корректный результат. Убедитесь, что документ дал ожидаемый эффект в трёх местах: на складе, в расчётах с контрагентом и в налоговом учёте.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на отгруженное количество, минуса нет
Остаток не изменился или ушёл в отрицательное значение
Появилась дебиторская задолженность на сумму накладной
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
Счёт-фактура создан, НДС попал в книгу продаж нужного периода
Счёт-фактура не создан или НДС не отражён
Есть запись Дт 90.02 — Кт 41 с суммой себестоимости
Проводка отсутствует — товар списался «в ноль»
Если себестоимость не списалась, проверьте дату оприходования товара: при партионном учёте накладная, проведённая раньше прихода по времени, не найдёт партию. Исправьте время документов внутри дня или перепроведите приходную накладную.
Типичные ошибки при работе с расходниками
Отдельная группа проблем — работа с уже проведёнными документами закрытого периода. Если накладная попала в сданную отчётность, её нельзя просто отредактировать: сначала оцените, требуется ли уточнённая декларация по НДС или корректировка реализации. Для исправления отгрузки текущего периода используйте документ «Корректировка реализации», а не ручную правку исходной накладной.
Как отменить или исправить расходник
Если документ ошибочен и период ещё открыт, есть три безопасных варианта. Первый — пометить документ на удаление: движения по регистрам отменятся, но документ останется в базе с пометкой. Второй — распровести (отменить проведение), исправить данные и провести заново. Третий — создать корректировку или возврат от покупателя, если товар фактически вернулся.
При возврате товара от покупателя не проводите отрицательную реализацию вручную: используйте документ «Возврат товаров от покупателя», созданный на основании расходной накладной. Тогда программа корректно сторнирует выручку, НДС и вернёт товар на склад по той же партии.
Как выбрать действие
FAQ
Чем расходная накладная отличается от счёта на оплату?
Счёт — это предложение оплатить, он не делает движений по складу и обычно не формирует проводок. Расходная накладная фиксирует факт отгрузки: списывает товар, создаёт задолженность и выручку. Счёт может существовать без накладной, но накладная без оплаты оставляет долг за покупателем.
Почему расходник не проводится и пишет про остатки?
Программа не находит достаточного количества товара на указанном складе на момент документа. Проверьте, оприходована ли поставка, тот ли склад выбран и не проведена ли уже другая отгрузка этого же товара. Отчёт «Остатки товаров на складах» покажет реальное положение.
Можно ли изменить проведённую расходную накладную?
Технически — да, если период открыт: распроведите, исправьте и проведите заново. Но если по накладной уже выписан счёт-фактура, получена оплата или период закрыт отчётностью, правильнее оформить корректировку реализации, чтобы не нарушить последовательность учёта.
Что делать, если расходник провели дважды на один товар?
Найдите дубль через отчёт по задолженности покупателя или по складским остаткам (двойное списание одной партии). Лишнюю накладную пометьте на удаление, предварительно убедившись, что к ней не привязаны счёт-фактура и платёж — их нужно открепить или тоже исправить.
Расходный кассовый ордер — это тоже расходник?
Да, в разговорной практике РКО тоже называют расходником, но по кассе, а не по складу. Он уменьшает остаток наличных и формирует проводку по счёту 50. Путать его с расходной накладной нельзя: это разные документы с разными последствиями для учёта.
Как распечатать ТОРГ-12 или УПД из расходника?
Откройте проведённый документ реализации и нажмите кнопку «Печать»: в списке будут доступны товарная накладная (ТОРГ-12), УПД, акт и другие формы в зависимости от вида операции. Если нужной формы нет, проверьте вид операции документа и настройки печатных форм конфигурации.
Что важно запомнить
Расходник — это расходный документ: накладная на отгрузку, РКО или требование-накладная. Выбирайте тип по сути операции, проводите только при положительных остатках, проверяйте проводки, склад и задолженность, а ошибки исправляйте корректировкой или возвратом, а не ручной правкой закрытых периодов.