Торговля и Склад · 10 мин
Приходный ордер на товары в 1С: назначение, оформление и проверка
Что такое приходный ордер на товары в 1С, когда он нужен, как создать документ на основании поступления, проверить результат и исправить типичные ошибки.
Приходный ордер на товары — это складской документ в 1С, который фиксирует фактическое поступление товаров на конкретный склад. В отличие от документа «Поступление товаров и услуг», который отражает сделку с поставщиком и формирует бухгалтерские проводки, приходный ордер работает только со складским учётом: он увеличивает остаток товара на выбранном складе, не затрагивая расчёты с контрагентами.
Такое разделение нужно там, где бухгалтерский и складской учёт ведут разные люди или в разное время. Менеджер оформляет поступление от поставщика, а кладовщик на основании этого документа принимает товар физически и регистрирует приход ордером. Пока ордер не проведён, товар числится «в пути» к складу и не доступен для отгрузки со склада.
Ордерная схема применяется в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление нашей фирмой» (в ограниченном виде). В «1С:Бухгалтерии» ордерного складского учёта нет — там поступление сразу изменяет остатки. Понимание этой разницы помогает правильно выбрать настройку и не ломать учёт.
Чем приходный ордер отличается от поступления товаров
Главное различие — в области учёта. «Поступление товаров и услуг» отражает хозяйственную операцию с поставщиком: возникает задолженность, регистрируется НДС, формируются проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту. Приходный ордер ничего этого не делает — он только двигает товар по регистрам складского учёта.
Второе отличие — ответственные лица. Поступление оформляет менеджер по закупкам на основании счёта и накладной поставщика. Ордер оформляет кладовщик по факту разгрузки и пересчёта. Между этими событиями может пройти от нескольких часов до нескольких дней, и ордерная схема позволяет видеть, что товар «куплен, но ещё не принят на склад».
Поступление и приходный ордер
Отражает сделку с поставщиком: долг, НДС, проводки. Оформляет менеджер по документам поставщика.
Отражает факт приёмки на склад: меняет только складские остатки. Оформляет кладовщик по факту разгрузки.
Когда ордерная схема нужна, а когда только мешает
Ордерная схема оправдана, если склад работает отдельно от офиса: кладовщик принимает товар самостоятельно, а документы от поставщика приходят позже или их оформляет другой сотрудник. Также она полезна при больших объёмах приёмки, где нужен контроль расхождений между накладной и фактом, и при работе с несколькими складами, когда товар распределяется по разным помещениям.
Для небольшой компании, где один человек и оформляет закупки, и принимает товар, ордерная схема чаще создаёт лишнюю работу: каждое поступление придётся дополнительно «закрывать» ордером, а забытые ордера искажают остатки. В таком случае проще вести учёт без ордеров.
Как выбрать схему учёта
Как включить ордерную схему для склада
Использование ордеров включается в настройках. В «1С:Управление торговлей 11» путь такой: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Там включается опция «Ордерные склады» — после этого в карточке каждого склада появляется возможность разрешить ордерную схему отдельно для поступления и отгрузки.
Ордерная схема настраивается индивидуально для каждого склада. Это удобно: оптовый склад может работать по ордерам, а розничный магазин — без них. Учтите, что включение настройки не изменяет уже проведённые документы: остатки, принятые ранее без ордеров, останутся как есть, а новые поступления потребуют оформления ордеров.
Как создать приходный ордер на товары
Стандартный способ — создание на основании распоряжения. Откройте документ «Поступление товаров и услуг», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Приходный ордер на товары». Программа заполнит склад, распоряжение и табличную часть товарами из поступления. Кладовщику остаётся сверить количество с фактом, при необходимости скорректировать его и провести документ.
Создать ордер можно и из списка документов: раздел «Склад и доставка» (или «Склад») → «Приходные ордера на товары» → «Создать». Вручную ордер заполняют редко — обычно только при оприходовании излишков или в нестандартных ситуациях. Поле «Распоряжение» при ручном создании можно оставить пустым, если настройки склада это разрешают, но лучше всегда указывать документ-основание для прозрачности учёта.
В табличной части ордера кладовщик указывает фактически принятое количество. Если поставщик привёз меньше, чем в накладной, в ордер вносится фактическое количество — расхождение останется видимым в отчётах по оформлению накладных и ордеров, и менеджер сможет предъявить претензию поставщику.
- 1Проверьте, что для склада включена ордерная схема на поступление
- 2Откройте «Поступление товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Приходный ордер на товары»
- 3Сверьте товары и количество в ордере с фактической разгрузкой, скорректируйте при расхождении
- 4Проведите документ и проверьте остаток по складу в отчёте «Остатки товаров на складах»
Как проверить, что ордер сработал правильно
Главный признак корректного оформления — остаток товара на складе увеличился ровно на количество из ордера. Проверить это можно отчётом «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах» в зависимости от конфигурации): отфильтруйте по складу и номенклатуре и сравните с данными до приёмки.
Второй контроль — отчёт по оформлению накладных и ордеров (в УТ 11 — «Оформление накладных и ордеров» в разделе «Склад и доставка»). Он показывает распоряжения, по которым ордера оформлены не полностью или не оформлены вовсе. Если поступление висит в этом отчёте после фактической приёмки — ордер забыли провести или провели с неверным количеством.
Как проверить результат
Увеличился ровно на количество из ордера
Не изменился (ордер не проведён) или изменился дважды (ордер оформлен поверх поступления, которое само двигает склад)
По распоряжению нет неоформленного остатка
Распоряжение числится к оформлению — ордер не создан или проведён частично
Есть записи только по складским регистрам
Ордер пытается формировать проводки или расчёты — такого быть не должно
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — забытые ордера. Поступление проведено, товар физически на складе, но ордер не оформлен: в отчётах по складу товара нет, продать его со склада нельзя, а менеджеры видят недоступный остаток. Решение — регулярно сверять отчёт по оформлению ордеров и дисциплинировать кладовщиков.
Вторая ошибка — двойное движение. Она возникает, если при отключённой ордерной схеме кто-то вручную создал ордер, или если схему включили-выключили в середине периода. Остаток задваивается или уходит в минус. Лечится распроведением лишнего документа и сверкой регистров.
Третья ситуация — ордер проведён не на тот склад. Товар физически в одном помещении, а в учёте — на другом складе. Исправляется распроведением ошибочного ордера и созданием правильного, либо документом «Перемещение товаров», если ошибку обнаружили поздно и документы попали в закрытый период.
Ограничения и особенности работы
Приходный ордер не заменяет документы поставщика и не является первичным учётным документом для бухгалтерии — для финансового учёта основанием остаётся накладная или УПД. Ордер — внутренний документ складского контура, хотя его печатная форма может использоваться для внутреннего документооборота.
Ещё одно ограничение: при строгой ордерной схеме отгрузка со склада невозможна, пока товар не принят ордером. Это правильно с точки зрения контроля, но требует оперативности от кладовщика — задержка с ордером блокирует продажи. В некоторых конфигурациях можно настроить нестрогий режим, но злоупотреблять им не стоит: он размывает сам смысл ордерной схемы.
Удобный контрольный приём: в конце каждого дня открывайте отчёт «Оформление накладных и ордеров» по складу. Пустой отчёт означает, что все принятые товары оформлены ордерами, а складские остатки соответствуют факту. Это занимает меньше минуты и предотвращает большинство расхождений при инвентаризации.
Частые вопросы о приходных ордерах
Можно ли провести приходный ордер без поступления товаров?
Да, если настройки склада разрешают ордера без распоряжения. Так делают при оприходовании излишков или приёме товара, по которому документы ещё не оформлены. Но постоянно работать без распоряжений не стоит: теряется связь между закупкой и приёмкой, и контроль расхождений становится невозможным.
Почему после поступления товар не виден в остатках склада?
Почти всегда причина в том, что для склада включена ордерная схема, а приходный ордер не создан или не проведён. Проверьте список ордеров по этому складу и отчёт по оформлению накладных и ордеров. После проведения ордера остаток появится.
Что делать, если фактическое количество не совпадает с накладной?
В ордер вносите фактически принятое количество. Расхождение останется видимым в отчёте по оформлению, и менеджер сможет оформить претензию поставщику, корректировку поступления или дополнительное поступление. Не проводите ордер на количество из накладной «для ровного счёта» — это исказит инвентаризацию.
Нужен ли приходный ордер в 1С:Бухгалтерии?
Нет. В «1С:Бухгалтерии» ордерного складского учёта нет — документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» сразу изменяет остатки на складах. Ордерная схема доступна в торговых и ERP-конфигурациях: Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация.
Как исправить ордер, проведённый прошлым периодом?
Если период закрыт для редактирования, не изменяйте старый документ напрямую. Оформите корректирующий документ текущей датой: перемещение товаров между складами при ошибке в складе, оприходование или списание при ошибке в количестве. Так история учёта останется достоверной.
Можно ли оформить один ордер на несколько поступлений?
В типовых конфигурациях ордер обычно привязан к одному распоряжению, но в некоторых версиях доступно оформление ордера по нескольким распоряжениям через рабочее место оформления ордеров. Если такой возможности нет, создавайте отдельный ордер на каждое поступление — это упрощает сверку.
Что важно запомнить
Приходный ордер — складской документ, который фиксирует фактическую приёмку товара и увеличивает остаток на складе, не затрагивая бухгалтерию. Он нужен только при ордерной схеме, создаётся на основании поступления, а контролируется отчётом по оформлению накладных и ордеров.