План закупок в 1С: что это и как с ним работать

План закупок в 1С — это документ, в котором компания заранее фиксирует, какие товары и материалы, в каком количестве и в какие сроки нужно приобрести у поставщиков. Он служит основой для формирования заказов поставщикам, контроля бюджета закупок и предотвращения дефицита на складе. Без плана закупки часто ведутся «вручную»: менеджер по остаткам прикидывает, что заказать, и регулярно либо упускает позиции, либо закупает лишнее.

Функциональность планирования закупок присутствует в конфигурациях 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексная автоматизация. В 1С:Бухгалтерии полноценного планирования закупок нет — там можно вести только учёт фактических поступлений. Поэтому тема актуальна прежде всего для торговых и производственных компаний, работающих на управленческих конфигурациях.

Механизм планирования в 1С построен на сценариях, источниках данных и правилах заполнения. Система может автоматически рассчитать потребность на основе статистики продаж, текущих остатков, нормативных запасов и уже размещённых заказов. Ниже разберём, как это устроено и как настроить планирование без ошибок.

Что такое план закупок и зачем он нужен

Документ «План закупок» находится в разделе «Бюджетирование и планирование» (в УТ 11 — также в разделе «Закупки»). В табличной части указываются номенклатура, характеристика, количество, дата потребности или период планирования. Документ сам по себе ничего не резервирует и не списывает — это плановая информация, которая затем превращается в заказы.

Практическая ценность плана в трёх вещах. Во-первых, он даёт обоснование закупки: заказ поставщику формируется не «на глаз», а по рассчитанной потребности. Во-вторых, план позволяет сравнивать план и факт — программа покажет отклонения по количеству и суммам. В-третьих, по планам закупок считается потребность в денежных средствах, что связывает закупки с платёжным календарём.

Важно понимать ограничение: план закупок — это не заявка и не заказ. Он не создаёт обязательств перед поставщиком и не влияет на движение товаров по регистрам остатков. Если нужен контроль согласования закупок внутри компании, используются заявки на расходование ДС и механизм согласования заказов.

Какие виды планов бывают в 1С

Система планирования в 1С поддерживает несколько видов планов, которые связаны между собой через сценарий. Типовой набор включает план продаж, план закупок, план производства (в ERP), план сборки/разборки и план внутренних потреблений. Логика простая: сначала планируется сбыт, затем от него рассчитывается потребность в закупках.

Планы могут различаться по периодичности (день, неделя, месяц, квартал), по степени детализации (по номенклатуре, по категориям, по складам, по подразделениям) и по способу заполнения. Один и тот же сценарий может включать несколько видов планов, которые заполняются последовательно: план продаж как источник для плана закупок.

Как настроить сценарий планирования

Сценарий — это ключевая настройка, определяющая правила планирования. Он задаётся в справочнике «Сценарии товарного планирования». В карточке сценария указывается периодичность планов, валюта, виды планов, которые входят в сценарий, и порядок их заполнения. Без корректно настроенного сценария автоматическое заполнение плана закупок работать не будет.

Для каждого вида плана внутри сценария настраивается источник данных. Источником может быть статистика продаж, другой план, остатки на складах, размещённые заказы или произвольный отчет на СКД. Именно здесь определяется формула расчёта: например, «план продаж за период + нормативный запас − свободный остаток − заказы поставщикам в пути».

1. 1
   Включите функциональную опцию «Планы закупок» в разделе «Настройки и справочники — Настройка разделов и функций — Бюджетирование и планирование».
2. 2
   Создайте сценарий планирования: укажите периодичность и добавьте виды планов «План продаж» и «План закупок».
3. 3
   Для плана продаж настройте источник — статистику продаж за аналогичный прошлый период.
4. 4
   Для плана закупок настройте источник: план продаж, смещённый по срокам поставки, минус остатки и размещённые заказы.
5. 5
   Заполните нормативы запасов (максимальный запас, страховой запас) для номенклатуры или категорий.
6. 6
   Сформируйте план продаж, затем план закупок и проверьте расчёт на контрольных позициях.

Отдельно проверьте настройку смещения периодов. Если поставка занимает две недели, потребность марта должна превратиться в закупку февраля. Это задаётся в источнике данных смещением периода. Ошибка в смещении — частая причина того, что план закупок «не сходится» с реальной логистикой.

Как сформировать план закупок на практике

Создайте документ «План закупок», выберите сценарий и период планирования. Затем используйте команду заполнения — программа предложит варианты: по источникам данных, по формуле, из другого плана или вручную. При заполнении по источникам система рассчитает количество по настроенному правилу и подставит номенклатуру автоматически.

После автоматического заполнения план всегда нужно проверять вручную. Автоматика не знает о распродажах, выводе товара из ассортимента, сезонных акциях и проблемах конкретного поставщика. Менеджер по закупкам корректирует количество по строкам, удаляет позиции, которые закупать не планируется, и добавляет новинки, по которым статистики ещё нет.

Когда план согласован, на его основании формируются заказы поставщикам. В УТ 11 и ERP для этого есть обработка «Формирование заказов по потребностям» — она собирает потребности из планов, заказов покупателей и дефицита остатков, а затем создаёт заказы с учётом поставщика по умолчанию, минимальной партии и кратности упаковки.

Как контролировать исполнение плана

Для контроля используется сравнение плановых и фактических данных. В разделе планирования доступны отчёты вида «Исполнение плана закупок» и «План-фактный анализ». Они показывают по каждой позиции: сколько планировалось закупить, сколько фактически заказано и поступило, каково отклонение в количестве и сумме.

Отклонения бывают двух типов, и реагировать на них нужно по-разному. Недозакупка ведёт к дефицitu и срыву продаж — здесь проверяйте, все ли строки плана превратились в заказы и подтвердил ли поставщик поставку. Перезакупка замораживает деньги в остатках — здесь смотрите, не завышены ли нормативы запасов и не дублируются ли потребности из разных источников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Свободный остаток по ключевым позициям после формирования заказов

Норма

Остаток покрывает план продаж с учётом страхового запаса

Тревожный признак

По ходовым позициям остаток ниже норматива или уходит в минус

План-фактный анализ по итогам периода

Норма

Отклонения объясняются известными причинами: акции, срыв поставки

Тревожный признак

Систематические отклонения по одним и тем же позициям без причины

Неликвиды на складе

Норма

Доля товара без движения не растёт

Тревожный признак

Растут остатки позиций, которые закупались «по плану», но не продаются

Полезная практика — регулярный пересмотр самих планов. Если факт регулярно расходится с планом в одну сторону, проблема не в исполнении, а в настройке источников: устарела статистика, неверно задано смещение периода или нормативы не соответствуют реальному сроку поставки.

Типичные ошибки при работе с планами закупок

Ещё одна распространённая проблема — попытка использовать планирование при незаполненной аналитике. Если в документах продаж не указаны склады, а в номенклатуре не заданы поставщики и сроки поставки, автоматический расчёт даст формально корректный, но практически бесполезный результат. Сначала приводится в порядок справочная информация, потом включается планирование.

Когда планирование в 1С не нужно или не подходит

Полноценное планирование оправдано, когда ассортимент исчисляется сотнями позиций, есть несколько складов или поставщиков и закупки совершаются регулярно. Если компания закупает десяток позиций у одного поставщика раз в месяц, настройка сценариев и источников займёт больше времени, чем сэкономит. В таком случае достаточно обработки «Формирование заказов по потребностям» без документов планов.

Также учитывайте, что типовой механизм планирования не заменяет системы прогнозирования спроса со сложными моделями. Он опирается на статистику и нормативы. Для товаров с сильно выраженной сезонностью или трендами потребуется либо ручная корректировка коэффициентов, либо внешние инструменты прогнозирования с загрузкой результата в 1С.

Маршрут решения

Как выбрать подход

Ассортимент небольшой, закупки нерегулярныеИспользуйте ручное создание заказов по минимальным остаткам без планов

Регулярные закупки, сотни позиций, один-два складаНастройте план закупок от статистики продаж с нормативами запасов

Несколько складов с разным ассортиментом и сроками поставкиПланируйте в разрезе складов и настройте отдельные источники по каждому

Нужен прогноз с учётом сезонности и трендовРассчитывайте прогноз во внешнем инструменте и загружайте результат как план продаж

Частые вопросы

Есть ли план закупок в 1С:Бухгалтерии?

Нет. В 1С:Бухгалтерии 8 отсутствует подсистема товарного планирования — там можно учитывать только фактические поступления и оплаты. Для планирования закупок нужны конфигурации Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2 или ERP Управление предприятием 2.

Чем план закупок отличается от заказа поставщику?

План — это внутренняя потребность до принятия решения о закупке, он не создаёт резервов и обязательств. Заказ поставщику — уже оперативный документ: он резервирует потребность, участвует в контроле оплат и поступлений. Обычно сначала формируется и согласуется план, затем по нему создаются заказы.

Можно ли заполнить план закупок автоматически?

Да. Документ заполняется по настроенным источникам данных: статистике продаж, другому плану, остаткам и размещённым заказам. Формула расчёта задаётся в источнике сценария планирования. Автоматически заполненный план рекомендуется проверять и корректировать вручную перед использованием.

Как учесть срок поставки в плане закупок?

Через смещение периода в источнике данных сценария: потребность на продажи одного периода переносится в закупку более раннего периода. Дополнительно сроки поставки указываются в соглашениях с поставщиками и учитываются обработкой формирования заказов по потребностям при выборе даты заказа.

Что делать, если план сильно расходится с фактом?

Сначала определите характер отклонения через план-фактный анализ. Систематическое отклонение в одну сторону говорит о неверных нормативах или устаревшей статистике в источнике. Разовые всплески — о внешних факторах, которые нужно учитывать ручной корректировкой. Настройку пересматривают только при повторяющихся отклонениях.

Нужно ли планировать закупки по каждому складу отдельно?

Если склады имеют разный ассортимент, разных поставщиков или разные сроки пополнения — да, иначе расчёт потребности будет усреднённым и неточным. Если склады работают как единое распределение с последующим перемещением, можно планировать централизованно, а потребность филиалов закрывать перемещениями.