Торговля и Склад · 10 мин
Ордерный склад в 1С Управление торговлей: принцип работы и настройка
Что такое ордерный склад в 1С Управление торговлей, как работает ордерная схема, какие документы используются, как настроить и проверить результат.
Ордерный склад в 1С «Управление торговлей» — это склад, на котором движение товаров оформляется в два этапа: сначала создаётся распоряжение (заказ, накладная), а затем на его основании кладовщик оформляет ордер — фактический документ прихода или расхода. Такая схема разделяет ответственность между менеджером, который планирует операцию, и складским работником, который физически принимает или отгружает товар.
На обычном (неордерном) складе накладная сама изменяет остатки: провёл документ — и товар числится в системе. На ордерном складе накладная лишь фиксирует намерение, а остатки меняет ордер. Это позволяет видеть расхождения между «бумажным» и фактическим количеством: сколько товара должно прийти, сколько реально принято, что лежит к отгрузке.
Ордерная схема особенно полезна на средних и крупных складах, где менеджеры и кладовщики — разные люди, а поставки и отгрузки идут потоком. Ниже разберём, как устроен механизм, какие документы участвуют, как включить ордерную схему и какие ошибки встречаются чаще всего.
Как устроена ордерная схема и чем она отличается от обычной
В основе ордерной схемы лежит разделение документов на два типа. Распоряжения — это «Приобретение товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», заказы поставщикам и заказы клиентов. Они отражают планируемую операцию и проводятся менеджером. Ордера — «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары» — оформляет кладовщик по факту приёмки или отгрузки.
Именно ордер делает движения по регистрам товаров на складе. Пока ордер не проведён, товар считается «в пути» на этом складе: он виден в специальных отчётах, но не входит в свободный остаток. Благодаря этому система всегда показывает три величины: сколько должно поступить, сколько должно быть отгружено и сколько фактически есть на складе.
Ордерный и обычный склад
Накладная сразу меняет остатки. Подходит для малого бизнеса, где менеджер и кладовщик — один человек. Нет контроля расхождений между документом и фактом.
Накладная — распоряжение, остатки меняет ордер. Подходит при разделении ролей и потоковых операциях. Требует дисциплины: незакрытые ордера искажают картину остатков.
Какие документы используются в ордерной схеме
Основная пара документов — приходный и расходный ордера. Приходный ордер создаётся на основании распоряжения о поступлении (заказа поставщику или накладной) и фиксирует фактически принятое количество. Расходный ордер оформляется по распоряжению на отгрузку (заказу клиента, реализации, перемещению) и отражает реально отпущенный товар.
Важный нюанс: количество в ордере может отличаться от количества в распоряжении. Если поставщик привёз 95 единиц вместо 100, кладовщик указывает 95, и система покажет расхождение. Это и есть главная ценность схемы — прозрачный учёт недостач и излишков на этапе приёмки.
Дополнительно в схеме участвуют документы «Отбор (размещение) товаров» при включённом адресном хранении, а также ордера на перемещение между помещениями внутри одного склада. Для статусов ордеров предусмотрены значения вроде «К поступлению», «Принят», «Проверен», которые помогают отслеживать этапы обработки.
Как включить ордерную схему для склада
Настройка выполняется в карточке склада: раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины» → откройте нужный склад. В группе параметров установите флажки «Ордерная схема» отдельно для операций: «при поступлении», «при отгрузке», «при перемещении» и «при отражении излишков, недостач и порчи». Можно включить схему не для всех видов операций — например, только для поступлений.
Там же указывается дата начала применения ордерной схемы. Это важно: схема начнёт действовать только для документов, созданных после этой даты. Старые накладные продолжат работать по-старому, поэтому переход лучше планировать на начало месяца или после инвентаризации.
- 1Откройте карточку склада в разделе «НСИ и администрирование — Склады и магазины».
- 2Установите флажки ордерной схемы для нужных видов операций: поступление, отгрузка, перемещение, излишки и недостачи.
- 3Укажите дату начала применения ордерной схемы.
- 4Настройте права: кладовщикам — работа с ордерами, менеджерам — с распоряжениями.
- 5Проведите тестовое поступление: создайте накладную, затем на её основании приходный ордер и проверьте остатки.
Как проходит типовая операция поступления и отгрузки
При поступлении менеджер оформляет заказ поставщику и (или) документ «Приобретение товаров и услуг» со статусом распоряжения. Когда машина с товаром прибывает, кладовщик открывает рабочее место приёмки, видит список ожидаемых распоряжений и создаёт приходный ордер. В ордер он вносит фактически принятое количество, при необходимости указывает серии и сроки годности.
При отгрузке цепочка зеркальная: менеджер проводит реализацию или заказ клиента, кладовщик в рабочем месте отгрузки видит товары «к отгрузке», собирает их и оформляет расходный ордер. Только после проведения ордера товар списывается с остатков склада.
Если между распоряжением и ордером есть расхождение, оно отражается в отчётах по оформлению накладных и ордеров. Это позволяет быстро найти, по какому документу товар принят не полностью или отгружен с отклонением, и разобраться в причинах.
Как проверить результат и какие отчёты использовать
Ключевой инструмент контроля — отчёты группы «Склад» в разделе «Продажи» и «Закупки»: «Оформление накладных и ордеров», «Остатки и доступность товаров», «Товары к поступлению», «Товары к отгрузке». Они показывают разницу между распоряжениями и ордерами по каждому документу и номенклатурной позиции.
Для сверки физических и учётных остатков используется инвентаризация: документы «Пересчёт товаров» (или «Приказ на проведение инвентаризации» в старших версиях). На ордерном складе излишки и недостачи также могут оформляться через ордерную схему, если соответствующий флажок включён в настройках склада.
Как проверить результат
Нет «зависших» строк: по каждому распоряжению ордер оформлен полностью
Накопились распоряжения без ордеров — кладовщики не закрывают операции
Количество в отчёте «Остатки и доступность» изменилось на величину ордера
Остатки не изменились — ордер не проведён или создан не на том складе
В списке только свежие, реально ожидаемые поставки
Старые строки висят неделями — распоряжения не закрыты или отменены без корректировки
Типичные ошибки и ограничения ордерной схемы
Самая частая проблема — непроведённые ордера. Менеджер видит в накладной, что товар «на складе», а фактически остаток не изменился, потому что кладовщик не оформил ордер. Вторая типичная ошибка — включение ордерной схемы «задним числом» без инвентаризации: старые документы и новые начинают конфликтовать, и остатки расходятся.
Ещё одно ограничение: ордерная схема требует дисциплины и дополнительных трудозатрат. На маленьком складе, где один человек и принимает, и отгружает, двойные документы только замедляют работу без выигрыша в контроле. В таком случае разумнее оставить обычный склад.
Когда ордерный склад нужен, а когда нет
Ордерная схема оправдана, если на складе работают несколько кладовщиков, приёмка и отгрузка идут ежедневно потоком, а руководству важно видеть расхождения между документами и фактом. Также она практически обязательна при переходе на адресное хранение (ячейки), поскольку ячеечный учёт в УТ строится поверх ордерной схемы.
Не нужна ордерная схема на небольшом складе с одним-двумя сотрудниками, при редких поставках и когда скорость оформления важнее формального контроля. В таких условиях обычный склад с периодической инвентаризацией проще и дешевле в сопровождении.
Как выбрать действие
Частые вопросы об ордерном складе в 1С УТ
Можно ли включить ордерную схему только для части операций?
Да. В карточке склада ордерная схема включается отдельными флажками для поступления, отгрузки, перемещения и отражения излишков/недостач. Например, можно оформлять ордера только на приёмку, а отгрузку проводить обычными накладными.
Почему товар есть в накладной, но его нет в остатках?
На ордерном складе остатки меняет только ордер. Проверьте, создан ли и проведён ли приходный ордер по этой накладной. Быстрее всего это видно в отчёте «Оформление накладных и ордеров»: там будет строка с незакрытым количеством к поступлению.
Что делать, если фактически приняли меньше, чем указано в накладной?
Оформите приходный ордер на фактическое количество. Расхождение останется видимым в отчётах, а дальнейшие действия зависят от договорённостей с поставщиком: корректировка поступления, допоставка или претензия. Не проводите ордер на «бумажное» количество — это скроет недостачу.
Можно ли отключить ордерную схему после включения?
Технически можно, но делать это нужно аккуратно: сначала закройте все незавершённые ордера и распоряжения, сведите остатки, проведите инвентаризацию. Отключение «на горячую» приведёт к расхождениям между документами и остатками.
Чем ордерный склад отличается от адресного хранения?
Ордерная схема разделяет распоряжения и фактические движения товаров. Адресное хранение — надстройка над ней, которая дополнительно учитывает, в какой именно ячейке склада лежит товар. Адресное хранение в УТ работает только на складе с включённой ордерной схемой.
Что важно запомнить
Ордерный склад в 1С УТ разделяет операцию на распоряжение (накладную) и ордер, который фактически меняет остатки. Схема включается в карточке склада по видам операций, даёт контроль расхождений и обязательна для адресного хранения, но требует дисциплины: незакрытые ордера искажают остатки и срывают отгрузки.