Торговля и Склад · 11 мин
Ордерная схема складского учета в 1С: как работает и когда нужна
Что такое ордерная схема складского учета в 1С, как она работает, чем отличается от неордерной и как настроить ордерный склад в 1С:ERP и УТ 11.
Ордерная схема — это способ организации складского учета в 1С, при котором финансовые документы (накладные) и фактическое движение товара по складу оформляются разными документами. Один документ отражает распоряжение на отгрузку или приемку, а второй — складской ордер — фиксирует, что товар реально принят или выдан со склада.
Такой подход разделяет ответственность: менеджер отвечает за продажу и оформление накладной, а кладовщик — за физическое перемещение товара. Это снижает риск расхождений между учетными остатками и реальным наличием товара на полках, но требует дисциплины от обеих сторон.
Ордерная схема поддерживается в 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление нашей фирмой (в ограниченном виде). В старых конфигурациях, например УТ 10.3, ордерная схема реализована иначе — через отдельные документы «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары».
Как устроена ордерная схема: распоряжение и ордер
В основе ордерной схемы лежит разделение документов на два типа. Первый тип — распоряжение: заказ клиента, реализация товаров и услуг, приобретение товаров и услуг, перемещение. Эти документы формируют обязательство отгрузить или принять товар и влияют на финансовый учет.
Второй тип — ордер: приходный ордер на товары или расходный ордер на товары. Ордер оформляет кладовщик по факту приемки или выдачи. Именно ордер двигает товар по складским регистрам и формирует складские остатки.
Между распоряжением и ордером система отслеживает соответствие. Если по накладной отгружено 100 единиц, а по ордеру — 95, возникает расхождение, которое видно в специальных отчетах. Это и есть главный контрольный механизм ордерной схемы.
Чем ордерная схема отличается от неордерной
При неордерной схеме накладная сама списывает или оприходует товар на складе: один документ делает и финансовое, и складское движение. Это проще и быстрее, но не дает контроля за фактической работой кладовщика.
При ордерной схеме накладная не меняет складские остатки напрямую — она лишь создает распоряжение. Кладовщик видит список распоряжений к отгрузке или приемке и оформляет ордера. Пока ордер не проведен, товар числится «к отгрузке» или «к поступлению».
| Критерий | Неордерная схема | Ордерная схема |
|---|---|---|
| Количество документов | Один (накладная) | Два (накладная + ордер) |
| Кто списывает товар | Менеджер при проведении накладной | Кладовщик при проведении ордера |
| Контроль расхождений | Только инвентаризацией | Оперативно, по каждому распоряжению |
| Трудоемкость | Ниже | Выше, нужен отдельный документооборот |
| Подходит для | Небольших складов, совмещения ролей | Средних и крупных складов с кладовщиками |
Сравнение вариантов
Подходит для малого бизнеса, где менеджер сам отгружает товар. Ограничение: нет оперативного контроля фактической отгрузки.
Подходит, когда на складе работают отдельные кладовщики. Ограничение: требует дисциплины — незакрытые ордера искажают остатки.
Для крупных складов с ячеистой структурой. Ограничение: самая сложная настройка и обучение персонала.
Когда ордерная схема действительно нужна
Ордерная схема оправдана, если на складе есть выделенные сотрудники, отвечающие за приемку и отгрузку, и между ними и менеджерами нужно разграничить ответственность. Типичный сценарий: менеджер оформил реализацию, покупатель приехал за товаром, кладовщик отгрузил по факту и зафиксировал это ордером.
Вторая ситуация — приемка товара от поставщиков. Накладная поставщика приходит заранее и вводится в систему, а фактическая приемка с пересчетом происходит позже. Ордерная схема позволяет зафиксировать расхождения по количеству и качеству в момент приемки, а не постфактум.
Если в компании один человек и выписывает накладные, и отгружает товар с небольшого склада, ордерная схема чаще создает лишнюю работу, чем пользы. В таком случае разумнее работать без ордеров.
Как выбрать действие
Как включить и настроить ордерную схему в 1С
Настройка выполняется на уровне конкретного склада, а не всей базы. Это удобно: один склад может работать по ордерной схеме, а второй — без нее. В 1С:УТ 11 и 1С:ERP путь к настройке выглядит так.
Важно правильно выбрать дату начала ордерной схемы. Все документы, проведенные до этой даты, останутся в старом режиме, а новые будут требовать ордеров. Если на момент включения есть незакрытые отгрузки, их нужно завершить до переключения, иначе остатки «зависнут» между режимами.
Для кладовщиков в программе есть специальные рабочие места: «Отгрузка» и «Приемка» (в разделе «Склад и доставка»). Там видны все распоряжения, по которым нужно оформить ордера, с указанием количества и статусов.
Как работать с ордерами на практике
Типовой цикл отгрузки выглядит так. Менеджер создает заказ клиента и реализацию товаров со статусом «К отгрузке». Кладовщик открывает рабочее место «Отгрузка», видит распоряжение, комплектует товар и создает расходный ордер — вручную или автоматически на основании распоряжения.
После проведения ордера менеджер переводит реализацию в статус «Реализовано», и документ окончательно формирует финансовые проводки. Если кладовщик отгрузил меньше, чем указано в накладной, система покажет расхождение, и его нужно либо скорректировать в накладной, либо доотгрузить.
Приемка работает зеркально: поступление товаров вводится по накладной поставщика, кладовщик принимает товар фактически, оформляет приходный ордер. При расхождениях оформляется документ «Расхождения при поступлении» или корректируется количество.
Как проверить результат
По всем распоряжениям ордера оформлены, расхождений нет
Есть строки «не оформлен ордер» или разница между накладной и ордером
Остаток уменьшился ровно на отгруженное количество
Остаток не изменился — ордер не проведен
Все отгруженные реализации в статусе «Реализовано»
Реализации зависли в статусе «К отгрузке»
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — накопление неоформленных ордеров. Кладовщики отгружают товар, но не проводят ордера, и складские остатки перестают соответствовать реальности. Контролировать это нужно ежедневно через отчет по оформлению накладных и ордеров.
Вторая ошибка — включение ордерной схемы посреди активной работы без завершения текущих отгрузок. Распоряжения, созданные до даты включения, система обрабатывает в старом режиме, и часть товара может «зависнуть» в промежуточных состояниях.
Есть и ограничения самой схемы. Ордерная схема увеличивает объем документооборота и требует обучения персонала. При высокой интенсивности отгрузок без автоматизации (ТСД, штрихкодирование) оформление ордеров может стать узким местом. Кроме того, при включенном адресном хранении настройка существенно усложняется и требует участия специалиста по внедрению.
Отчеты для контроля ордерной схемы
Для ежедневного контроля используйте отчет «Оформление накладных и ордеров» — он показывает, по каким распоряжениям ордера не оформлены или оформлены частично. Это главный инструмент руководителя склада.
Отчет «Товары к отгрузке» показывает, что зарезервировано и ожидает выдачи, а «Оформление поступлений» — какие накладные поставщиков еще не закрыты приходными ордерами. Для анализа расхождений при приемке есть отчет по расхождениям при поступлении.
Регулярный просмотр этих отчетов — обязательная часть регламента. Без контроля ордерная схема быстро теряет смысл: документы оформляются формально, а расхождения накапливаются.
Удобно настроить кладовщикам рабочее место так, чтобы оно открывалось сразу на списке распоряжений к отгрузке. Это сокращает путь до создания ордера и снижает число «забытых» документов.
Частые вопросы об ордерной схеме в 1С
Можно ли отключить ордерную схему после включения?
Да, но только после того, как все распоряжения закрыты ордерами и расхождения урегулированы. Снимается флаг в карточке склада. Если отключить схему при незакрытых ордерах, остатки придется выравнивать вручную через оприходования и списания.
Ордерная схема и адресное хранение — это одно и то же?
Нет. Ордерная схема разделяет накладные и ордера, а адресное хранение добавляет учет по ячейкам склада. Адресное хранение в 1С работает только поверх ордерной схемы, но ордерная схема может использоваться и без ячеек.
Кто должен создавать ордер — менеджер или кладовщик?
Методологически правильно — кладовщик, по факту приемки или отгрузки. Если ордера создает менеджер, разделение ответственности теряется, и ордерная схема превращается в формальность. Роли и права в программе следует настроить соответствующим образом.
Что делать, если фактически отгружено меньше, чем в накладной?
Кладовщик оформляет ордер на фактическое количество. Затем менеджер либо корректирует реализацию под факт, либо оставляет разницу к доотгрузке по тому же распоряжению. Оставлять расхождение без обработки нельзя — оно искажает и остатки, и взаиморасчеты.
Нужна ли ордерная схема для розничного магазина?
Обычно нет: в рознице продажа и выдача товара происходят одновременно через чек ККМ, отдельный ордер не нужен. Ордерная схема оправдана для оптового склада, с которого магазин получает товар перемещением.
Влияет ли ордерная схема на бухгалтерские проводки?
Ордера формируют движения по складским регистрам, а бухгалтерские проводки формирует накладная при ее финальном проведении. Поэтому при ордерной схеме важно, чтобы реализации не зависали в промежуточном статусе «К отгрузке» — иначе отложится и отражение выручки.
Что важно запомнить
Ордерная схема разделяет накладную и складской ордер: накладная фиксирует сделку, ордер — факт движения товара. Включайте ее, когда на складе есть отдельные кладовщики и нужен контроль расхождений. Настраивается на уровне склада с указанием даты начала, а ключевой контроль — ежедневный отчет об оформлении накладных и ордеров.