Торговля и Склад · 12 мин
1С:Заказы — что это такое и как вести работу с заказами
Что такое 1С:Заказы, как работать с заказами покупателей и поставщикам в 1С:Управление торговлей и УНФ: настройка, статусы, резервирование, контроль оплаты и отгрузки.
«1С:Заказы» — так пользователи обычно называют подсистему работы с заказами в типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, УНФ, ERP), а также отдельное мобильное приложение от фирмы «1С» для приёма заказов торговыми агентами. В обоих случаях речь идёт об одной задаче: зафиксировать намерение клиента купить товар или услугу, зарезервировать нужные позиции, проконтролировать оплату и отгрузку и не потерять заказ между менеджером, складом и бухгалтерией.
Документ «Заказ покупателя» в 1С — это не первичный учётный документ: он не формирует проводок и не двигает регистры бухгалтерского учёта. Его роль — оперативное планирование. Заказ связывает цепочку «счёт на оплату → оплата → реализация → счёт-фактура» и позволяет в любой момент ответить на вопросы: что клиенту должны, что он оплатил, что уже отгружено, а что зависло.
Зеркальный документ — «Заказ поставщику»: он фиксирует, что компания сама заказала у контрагента, и служит основой для контроля сроков поставки и поступления товаров. Вместе эти два документа образуют основу схемы «работа под заказ», когда закупка инициируется потребностью клиента, а не складскими остатками.
Ниже разобрано, какие виды заказов существуют в типовых решениях, как настроить их использование, какие статусы и состояния применять, как контролировать исполнение и какие ошибки чаще всего приводят к расхождениям в учёте.
Какие виды заказов есть в 1С
В типовых конфигурациях встречается несколько документов со словом «заказ», и у каждого своя роль. Путать их нельзя: от выбора зависит, какие отчёты и механизмы контроля будут доступны.
- Заказ покупателя (заказ клиента) — фиксирует намерение клиента приобрести товары или услуги. Используется для резервирования, выставления счёта, контроля оплаты и отгрузки.
- Заказ поставщику — заявка на закупку. Основа для контроля сроков поставки и сверки поступившего с заказанным.
- Заказ на производство — в конфигурациях с производственным блоком запускает изготовление продукции под потребность.
- Заказ на внутреннее потребление / перемещение — распоряжение на движение товаров между складами и подразделениями.
- Заказ-наряд — в «1С:Управление нашей фирмой» совмещает заказ клиента и производственное задание, удобен для сферы услуг и ремонта.
Отдельно стоит мобильное приложение «1С:Заказы» — инструмент для торговых агентов и интернет-витрин: клиент или менеджер формирует заказ на планшете, а он по обмену попадает в основную учётную систему. Это не замена документу «Заказ покупателя», а канал его ввода.
Когда заказ нужен, а когда можно обойтись без него
Заказ оправдан, если между договорённостью с клиентом и отгрузкой проходит время: товар нужно зарезервировать, довезти, собрать комплект или дождаться предоплаты. Типичные сценарии — оптовая торговля, работа под заказ, продажи с отсрочкой платежа, сборные заказы с нескольких складов.
Если продажа происходит «здесь и сейчас» — розничная касса, отгрузка в день обращения сразу со склада — заказ создаёт лишнюю работу. В таком режиме достаточно документа «Реализация товаров и услуг»: принудительное оформление заказов только замедлит менеджеров и засорит базу незакрытыми документами.
Пограничный случай — интернет-магазин. Даже при быстрой отгрузке заказ нужен как фиксация корзины покупателя и точка интеграции с сайтом: статусы оплаты и доставки удобнее привязывать именно к заказу, а не к реализации.
Как выбрать действие
Настройка использования заказов в конфигурации
В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» работа с заказами включается функциональной опцией. Путь в типовом интерфейсе: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → включить флаг «Заказы клиентов». Аналогично в разделе «Закупки» включаются «Заказы поставщикам».
Там же задаётся режим использования: «заказ как счёт» (для простых схем без отгрузки), «заказ со склада и под заказ» или полный вариант с раздельным обеспечением. От этого выбора зависит набор статусов документа и доступность механизмов резервирования и обособленного обеспечения.
Дополнительно проверьте настройки резервирования: в «Склад и доставка» задаётся, разрешено ли резервировать товар под заказы и на каких складах. Если резервирование выключено, заказ будет лишь «бумажной» фиксацией договорённости — контроль свободного остатка работать не станет.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи»
- 2Включите опцию «Заказы клиентов» и выберите режим использования
- 3В разделе «Закупки» включите «Заказы поставщикам»
- 4Проверьте настройки резервирования и обеспечения в разделе «Склад и доставка»
- 5Создайте тестовый заказ и убедитесь, что доступны статусы, счёт и резервирование
Жизненный цикл заказа: статусы и состояния
Типовой заказ проходит цепочку: согласование → резервирование → ожидание оплаты → отгрузка → закрытие. Статусы документа (например, «Не согласован», «К отгрузке», «Ожидается оплата») управляют доступными действиями: пока заказ не согласован, по нему нельзя создать реализацию, а без оплаты при соответствующей настройке отгрузка блокируется.
Важно различать статус документа и состояние исполнения. Статус меняет менеджер вручную или по бизнес-процессу, а состояние («Ожидается оплата», «Готов к отгрузке», «Просрочен») система рассчитывает автоматически по данным об оплатах и отгрузках. Именно состояния выводятся в рабочем месте менеджера по продажам и показывают реальную картину.
Корректное завершение — закрытие заказа. Если клиент отказался от части позиций, используйте документ «Корректировка заказа» или отмену строк с указанием причины, а не удаление позиций «молча». Так сохраняется история и корректная аналитика отказов.
Резервирование и обеспечение потребностей
Резервирование — ключевая причина заводить заказы. Когда товар зарезервирован под заказ, он исключается из свободного остатка: другой менеджер не продаст эти единицы, не сняв резерв. В отчёте «Остатки и доступность товаров» видно, сколько на складе физически, сколько зарезервировано и сколько реально доступно к продаже.
В конфигурациях с механизмом обеспечения потребностей (УТ, КА, ERP) заказ может формировать потребность, которая обеспечивается тремя путями: со склада (резерв), под заказ (создание заказа поставщику с обособлением) или отгрузкой «с обособлением» из ожидаемых поступлений. Это позволяет выстроить схему «купили ровно то, что заказал клиент» без ручного сопоставления.
Ограничение механизма: резерв не равен отгрузке. Товар может быть зарезервирован, но физически не собран — между резервом и реализацией склад должен выполнить отбор. Для этого используется ордерная схема склада и расходные ордера, создаваемые на основании заказа.
Контроль оплаты, отгрузки и аналитика по заказам
Связка «заказ → счёт → оплата → реализация» даёт готовые инструменты контроля. Отчёт «Анализ исполнения заказов» показывает по каждому документу: сколько заказано, оплачено, отгружено и осталось. Рабочее место менеджера выводит просроченные по оплате и отгрузке заказы — это основной ежедневный инструмент контроля дебиторки на старте.
Для контроля поступлений по закупкам используется «Анализ исполнения заказов поставщикам»: видно, что поставщик недопоставил и по каким позициям сорваны сроки. Если заказ поставщику связан с заказом клиента, просрочка поставки сразу подсвечивает риск срыва клиентского заказа.
Проверяйте результат работы с заказами по нескольким контрольным точкам: не должно быть заказов, висящих в работе месяцами без движения; сумма отгруженного не должна превышать сумму заказа; свободный остаток на складе не должен уходить в минус из-за «забытых» резервов.
Как проверить результат
Все заказы старше согласованного срока закрыты или имеют актуальный статус
Десятки заказов месячной давности без оплаты и отгрузки
Доступный остаток неотрицательный, резервы соответствуют реальным заказам
Отрицательный доступный остаток, «мертвые» резервы под отменённые сделки
Сумма реализаций по заказу не превышает сумму заказа, долг виден в отчёте
Отгружено больше заказанного или оплаты не привязаны к заказам
Мобильное приложение «1С:Заказы» и интеграции
Приложение «1С:Заказы» предназначено для полевых продаж: торговый агент видит актуальный каталог с ценами и остатками, оформляет заказ у клиента, а документ по обмену уходит в основную базу. Клиенты тоже могут самостоятельно оформлять заказы через B2B-портал на его основе.
При внедрении ключевое — настроить обмен: соглашение об обмене данными, фильтры по соглашениям с клиентами, виды цен и склады, доступные агентам. Ошибка в настройке фильтров приводит к тому, что агент видит чужие цены или заказы попадают не в ту организацию.
Для интернет-магазина аналогичную роль играет обмен с сайтом (CommerceML): заказы с сайта загружаются в 1С документами «Заказ покупателя», а обратно на сайт уходят статусы. Перед запуском проверьте сопоставление контрагентов и номенклатуры — иначе база заполнится дублями.
Перед включением обмена с сайтом или приложением сделайте копию базы и прогоните загрузку тестовых заказов. Чаще всего проблемы возникают не в самом обмене, а в дублях контрагентов и несовпадении единиц измерения — это видно уже на первых десяти документах.
Типичные ошибки при работе с заказами
Самая частая проблема — незакрытые заказы. Менеджеры оформили реализацию, но заказ оставили в работе: отчёты показывают ложные «зависшие» потребности, склад держит ненужные резервы. Введите регламент: заказ закрывается сразу после полной отгрузки или отказа клиента.
Вторая ошибка — оформление реализации «мимо» заказа, без основания. Тогда анализ исполнения разваливается: заказ числится неотгруженным, товар ушёл, резерв висит. Настройте ввод реализации на основании заказа и, при необходимости, запретите отгрузку без заказа в правах пользователей.
Третья группа ошибок — ручное изменение цен и состава заказа после согласования без корректировки. Клиенту выставлен счёт на одну сумму, в заказе другая, оплата не сходится. Любые изменения после согласования оформляйте документально, чтобы цепочка «счёт — оплата — отгрузка» оставалась согласованной.
Частые вопросы о заказах в 1С
Формирует ли заказ покупателя проводки в бухгалтерском учёте?
Нет. Заказ — плановый документ оперативного контура: он двигает только регистры обеспечения и контроля (резервы, состояния исполнения). Проводки появляются при оплате и отгрузке — документами поступления оплаты и реализации.
Можно ли запретить отгрузку без оплаты по заказу?
Да. В соглашении с клиентом или в статусной модели заказа настраивается контроль: заказ не переходит к отгрузке, пока не поступила требуемая доля оплаты. Дополнительно используется контроль задолженности и кредитного лимита по договору.
Чем заказ отличается от счёта на оплату?
Счёт — это предложение оплатить конкретную сумму, он нужен для платёжного документа клиента. Заказ фиксирует состав, резерв и исполнение сделки. В простых схемах счёт создаётся на основании заказа; при включённом режиме «заказ как счёт» один документ совмещает обе роли.
Что делать, если клиент отказался от части позиций заказа?
Не удаляйте строки вручную. Оформите корректировку заказа или отмените ненужные строки с указанием причины отмены — тогда аналитика отказов сохранится, резервы снимутся корректно, а история сделки останется прозрачной.
Нужен ли заказ при работе с интернет-магазином?
Да, это стандартная точка интеграции: заказы с сайта загружаются в 1С как «Заказ покупателя», а на сайт возвращаются статусы оплаты и отгрузки. Главное — заранее настроить сопоставление номенклатуры и контрагентов, чтобы избежать дублей.
Как найти все заказы, по которым сорваны сроки?
Используйте рабочее место менеджера по продажам или отчёт «Анализ исполнения заказов» с отбором по просроченным состояниям: система покажет заказы с нарушенными датами оплаты и отгрузки. Для закупок аналогичный контроль даёт отчёт по исполнению заказов поставщикам.
Что важно запомнить
Заказ в 1С — плановый документ без проводок, который связывает счёт, оплату и отгрузку, резервирует товар и даёт контроль исполнения. Включайте заказы там, где между договорённостью и отгрузкой есть разрыв во времени, закрывайте их после исполнения и оформляйте реализацию только на основании заказа.