Торговля и Склад · 12 мин
Чем отличается ордерный склад от обычного в 1С
Чем ордерный склад отличается от обычного в 1С: схема документов, распоряжения, настройка, типичные ошибки и критерии выбора схемы учёта.
Ордерная схема склада в 1С — это режим, при котором финансовые документы (реализация товаров, поступление товаров) и складские документы (расходный ордер, приходный ордер) оформляются раздельно. Менеджер создаёт распоряжение на отгрузку или приёмку, а кладовщик на его основании подтверждает фактическое движение товара ордером. На обычном складе один документ делает и то, и другое: провёл реализацию — товар сразу списался с остатков.
Разница принципиальна не только в количестве документов, но и в разделении ответственности. При ордерной схеме менеджер не может «провести» товар мимо склада, а кладовщик не может отгрузить то, на что нет распоряжения. Это снижает риск расхождений между учётными и фактическими остатками, но требует дисциплины: каждую операцию оформляют дважды.
Ордерный склад поддерживается в конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Управление нашей фирмой» (в ограниченном виде). В «1С:Бухгалтерии» полноценной ордерной схемы нет — там складской учёт ведётся только финансовыми документами.
Как работает обычный (неордерный) склад
На обычном складе документ «Реализация товаров и услуг» или «Поступление товаров и услуг» при проведении сразу изменяет остатки на складе. Провёл документ — товар списался или оприходовался. Никаких дополнительных подтверждений со стороны склада не требуется: программа считает, что фактическое движение совпадает с учётным.
Такая схема проста и быстра: один сотрудник оформляет всю цепочку, документов минимум, обучение персонала занимает немного времени. Она хорошо подходит небольшим компаниям, где менеджер и кладовщик — один человек или работают в одном помещении и могут устно согласовать каждую отгрузку.
Главный минус — отсутствие контроля. Если менеджер провёл реализацию, а товар фактически не отгрузили (клиент не приехал, машина сломалась), в учёте остатки уже уменьшились. Расхождение обнаружится только при инвентаризации, и найти виновного будет сложно.
Как работает ордерная схема
При ордерной схеме движение товара делится на два этапа. Первый — оформление распоряжения: заказ клиента, реализация товаров, счёт на оплату (в зависимости от настроек). Этот документ фиксирует намерение отгрузить или принять товар, но остатки на складе не меняет. Второй этап — оформление расходного или приходного ордера на товары, который создаёт кладовщик по факту отгрузки или приёмки.
Типовая цепочка при продаже выглядит так: менеджер создаёт заказ клиента и реализацию → документ попадает в рабочее место отгрузки у кладовщика → кладовщик собирает товар и оформляет расходный ордер → только после этого товар считается отгруженным. При поступлении цепочка зеркальная: распоряжение на приёмку → приходный ордер по факту разгрузки.
Между двумя этапами возникает промежуточное состояние: товар «к отгрузке» или «к приёмке». Оно видно в специальных отчётах и рабочих местах, что позволяет контролировать незавершённые операции. Именно этот промежуточный контур и отличает ордерный склад технически.
Сравнение двух схем по ключевым параметрам
| Параметр | Обычный склад | Ордерный склад |
|---|---|---|
| Количество документов на операцию | Один | Два и более (распоряжение + ордер) |
| Кто списывает товар | Менеджер при проведении документа | Кладовщик при оформлении ордера |
| Разделение ответственности | Нет | Да, между офисом и складом |
| Контроль фактической отгрузки | Только по инвентаризации | Постоянный, через статусы и рабочие места |
| Нагрузка на персонал | Минимальная | Выше, требуется дисциплина |
| Подходит для | Малых компаний, совмещение ролей | Средних и крупных складов, удалённый склад |
Обратите внимание: ордерная схема включается для каждого склада отдельно. В одной базе могут сосуществовать обычный офисный склад и ордерный распределительный центр — это нормальная практика.
Сравнение вариантов
Подходит, если один сотрудник совмещает роли менеджера и кладовщика, ассортимент небольшой, а склад находится рядом с офисом. Ограничение: нет контроля фактической отгрузки.
Подходит при разделении ролей, удалённом складе, большом товарообороте или работе с транспортными компаниями. Ограничение: требует дисциплины и обучения персонала.
Когда нужен ордерный склад, а когда он избыточен
Ордерная схема оправдана, если склад территориально удалён от офиса и менеджеры физически не видят отгрузку; если на складе работают несколько кладовщиков и нужно фиксировать, кто именно отгрузил товар; если отгрузка занимает время (сборка заказа, доставка транспортной компанией) и между продажей и фактической отгрузкой проходят часы или дни; если нужно контролировать недогрузы и частичные отгрузки.
Ордерная схема избыточна, если у вас розничная точка, где продавец сам отпускает товар покупателю, или микробизнес с одним сотрудником. В этих случаях двойное оформление документов только замедлит работу, не дав никакого контроля — проверять самого себя бессмысленно.
Как выбрать схему
Как включить ордерную схему в 1С
В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» настройка выполняется в карточке склада: раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины» → открыть нужный склад → установить флажок ордерной схемы отдельно для поступления и для отгрузки. Можно включить ордерную схему только на отгрузку, а приёмку оставить простой — это гибкая настройка под реальные процессы.
Дополнительно в разделе «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» определяется, с каких документов может начинаться отгрузка: с заказа, с реализации или с расходного ордера. От этого зависит, кто инициирует процесс и какие статусы будут у документов.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины» и выберите нужный склад
- 2Установите флажки ордерной схемы для поступления и/или отгрузки, сохраните склад
- 3В «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» задайте порядок оформления накладных и ордеров
- 4Назначьте пользователям роли: менеджерам — оформление распоряжений, кладовщикам — работу с ордерами
- 5Проведите тестовую цепочку: заказ → реализация → расходный ордер → проверьте остатки и отчёт «Оформление накладных и ордеров»
Важный нюанс: включать ордерную схему лучше на «чистом» складе или после инвентаризации. Если на момент включения есть незавершённые отгрузки, оформленные старыми документами, они не попадут в ордерный контур автоматически, и контроль по ним будет потерян.
Как проверить, что схема работает правильно
Главный инструмент контроля — отчёт «Оформление накладных и ордеров» (в УТ и ERP) и рабочие места «Отгрузка» и «Приёмка». Они показывают распоряжения, по которым ордера ещё не оформлены или оформлены частично. В идеале на конец дня список незавершённых операций должен содержать только реально незакрытые отгрузки — например, заказы, ожидающие транспорт.
Признак проблемы — старые распоряжения, висящие неделями. Обычно это означает, что кладовщик отгрузил товар, но не оформил ордер, либо менеджер провёл реализацию, которую физически не отгружали. И то, и другое требует разбора: либо дооформить ордер, либо отменить распоряжение.
Как проверить результат
Только актуальные незавершённые отгрузки и приёмки
Старые распоряжения без ордеров — операции «зависли»
Остаток уменьшился ровно на количество из ордера
Остаток не изменился — ордер не проведён или оформлен на другой склад
Отгруженные документы имеют завершённый статус
Реализация проведена, но статус «к отгрузке» — ордер не оформлен
Типичные ошибки при работе с ордерным складом
Самая частая ошибка — кладовщик оформляет ордер «для галочки», не сверяя фактическое количество. Тогда весь смысл схемы теряется: ордер переписывает данные из распоряжения, а расхождения снова всплывают только на инвентаризации. Ордер должен отражать то, что реально погрузили в машину.
Вторая ошибка — менеджеры редактируют или отменяют реализацию после того, как ордер уже проведён. Возникает рассинхронизация: товар физически ушёл, а в учёте операция изменена. Установите правило: после оформления ордера распоряжение корректируется только через согласованную процедуру с участием склада.
Третья ошибка — включение ордерной схемы без обучения персонала. Кладовщик, который не понимает, зачем нужен ордер, начнёт оформлять документы задним числом пачкой, и контроль превратится в формальность.
Ограничения и альтернативы
Ордерная схема не заменяет адресное хранение: она фиксирует факт движения, но не ячейку, откуда взят товар. Если нужен контроль по ячейкам, в УТ и ERP дополнительно включается адресное хранение, которое может работать как вместе с ордерной схемой, так и отдельно.
Для небольших компаний на «1С:Бухгалтерии», где ордерной схемы нет, частичную альтернативу даёт разделение прав: складские документы оформляет один пользователь, счета и акты — другой. Полноценного контроля «распоряжение → факт» это не даст, но хотя бы разделит ответственность в учёте.
Что важно запомнить
Обычный склад — один документ на операцию, минимум работы, нет контроля факта. Ордерный склад — распоряжение плюс ордер, разделение ответственности и постоянный контроль незавершённых отгрузок. Выбирайте ордерную схему при разделении ролей и удалённом складе, включайте её после инвентаризации и теста на копии базы.
Частые вопросы
Можно ли отключить ордерную схему после включения?
Да, флажок в карточке склада можно снять, но перед этим нужно закрыть все незавершённые распоряжения: оформить ордера или отменить документы-основания. Иначе в учёте останутся незакрытые обязательства, которые будут мешать свёртке и анализу остатков.
Меняет ли ордерная схема данные в бухгалтерском учёте?
Нет. Ордера — это оперативные складские документы, они влияют на складские остатки в разрезе фактического движения. Проводки в бухгалтерском и налоговом учёте формируют финансовые документы — реализация и поступление — независимо от схемы склада.
Что делать, если товар отгрузили, а ордер оформить забыли?
Оформите ордер по факту: корректная дата и реальное количество важнее формальной последовательности. Затем проверьте отчёт «Оформление накладных и ордеров» — распоряжение должно закрыться. Если такие случаи повторяются, пересмотрите рабочее место кладовщика: список неоформленных отгрузок должен быть у него перед глазами.
Поддерживается ли ордерная схема в 1С:Бухгалтерии?
Нет, в «1С:Бухгалтерии» полноценной ордерной схемы нет — складской учёт ведётся только финансовыми документами. Если нужен раздельный контроль распоряжений и фактической отгрузки, используются конфигурации «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» или ERP с последующим обменом данными с бухгалтерией.
Можно ли оформить один ордер на несколько распоряжений?
Да, в УТ и ERP кладовщик может объединить несколько распоряжений в один расходный ордер — это удобно, когда товар по разным заказам грузится в одну машину. Обратная ситуация тоже поддерживается: одно распоряжение закрывается несколькими ордерами при частичной отгрузке.
Замедлит ли ордерная схема работу базы?
Количество документов увеличится примерно вдвое, но для типовых баз это не критично: ордера — лёгкие документы без сложных проводок. Заметное влияние на производительность возможно только при очень больших объёмах отгрузок, и тогда вопрос решается настройкой итогов и регламентных операций, а не отказом от схемы.