Как списать товар в 1С Управление торговлей

В 1С: Управление торговлей списание товара оформляется документом «Списание товаров», который уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки по выбытии запасов. Такой документ нужен при порче, истечении срока годности, недостаче, утере товара или передаче образцов на собственные нужды. Важно понимать: списание — это не просто «удаление» товара из базы, а регламентированная складская и бухгалтерская операция, у которой должны быть основание, ответственное лицо и корректный аналитический учёт затрат.

Порядок действий зависит от причины списания и от того, ведётся ли в программе ордерный складской учёт. В простом случае достаточно создать документ, указать склад, товары и причину, а затем провести его. В более сложных сценариях списание создаётся на основании акта инвентаризации, а расход со склада дополнительно подтверждается расходным ордером.

Ниже разобраны все основные способы списания в 1С УТ 11, различия между прямым списанием и списанием по результатам инвентаризации, настройка статей расходов, проверка проводок и типичные ошибки, из-за которых складские и бухгалтерские данные расходятся.

Когда требуется списание товара и какие документы используются

Списание оформляется всякий раз, когда товар физически покидает склад без продажи и без перемещения на другой склад. Типовые ситуации: порча при хранении, бой и брак, истёкший срок годности, недостача по итогам инвентаризации, хищение, передача образцов для тестирования или рекламы, использование товара для собственных нужд организации.

В 1С УТ для этого существует несколько связанных документов, и важно выбрать правильный:

• Списание товаров — основной документ для прямого списания, когда причина известна и подтверждена;
• Пересчёт товаров (актуализация остатков) — фиксирует результат инвентаризации, на его основании автоматически создаются списание недостач и оприходование излишков;
• Порча товаров — переводит товар в статус «испорченный» (меняет качество), после чего его списывают отдельным документом;
• Внутреннее потребление товаров — когда товар расходуется на нужды самой организации (канцелярия, ремонт, хозяйственные цели).

Если товар испорчен, но ещё не принято решение о его утилизации, сначала оформляют документ «Порча товаров» — он переводит позиции из качества «Новый» в «Испорченный». После утверждения акта о порче испорченный товар списывают документом «Списание товаров» уже из статуса испорченного.

Как оформить прямое списание товара

Прямое списание применяется, когда причина выбытия известна заранее и подтверждена внутренним актом: например, комиссия зафиксировала бой стеклянной тары или истечение срока годности продуктов. Порядок действий в 1С УТ 11:

1. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию и склад, с которого списывается товар. Если склад ордерный, программа дополнительно потребует оформить расходный ордер.
3. На вкладке «Товары» добавьте позиции: вручную, по штрихкоду, через подбор или загрузку из внешнего файла. Укажите количество — программа покажет доступный остаток.
4. Заполните причину списания и статью расходов (подробнее — в разделе про аналитику). Причина фиксируется в документе и попадает в печатную форму акта.
5. Проверьте суммы: себестоимость подтягивается автоматически по методу оценки запасов, принятому в учётной политике.
6. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». При необходимости распечатайте акт о списании (ТОРГ-16 или произвольную форму, если настроена).

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и причину списания
3. 3
   Добавьте товары и проверьте количество по остаткам
4. 4
   Заполните статью расходов и аналитику
5. 5
   Проведите документ и распечатайте акт
6. 6
   При ордерном складе оформите расходный ордер на фактическую отгрузку

После проведения документ делает движения по регистрам складского учёта и формирует проводки, если включён регламентированный учёт. Проверить результат можно в отчёте «Ведомость по товарам на складах» — остаток по списанным позициям должен уменьшиться на указанное количество.

Списание по итогам инвентаризации

Если недостача выявлена в ходе инвентаризации, списывать товар вручную не нужно — программа сделает это автоматически на основании документа «Пересчёт товаров». Такой подход правильнее: в базе остаётся связь между актом инвентаризации и списанием, что важно для проверок и разбора расхождений.

Схема работы выглядит так:

1. Создайте документ «Пересчёт товаров» (раздел «Склад и доставка»), укажите склад и при необходимости отбор по товарам.
2. Заполните фактическое количество — вручную, с ТСД или загрузкой из файла. Программа рассчитает отклонения от учётных остатков.
3. Установите статус документа, соответствующий завершённой проверке (например, «Внесение результатов» → «Проведено»).
4. На основании пересчёта создайте документы «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишки) — кнопка «Создать на основании» в форме пересчёта или списка.

Обратите внимание на дату пересчёта: учётные остатки в документе берутся на указанную дату. Если между фактическим подсчётом и оформлением в программе прошли другие складские операции, отклонения будут искажены. Поэтому пересчёт оформляют датой фактической инвентаризации, а движения по складу на этот период по возможности приостанавливают.

Ордерный склад: дополнительный шаг

Если для склада включена ордерная схема, проведение «Списания товаров» переводит товары в статус «К отбору», но физическое списание подтверждается документом «Расходный ордер на товары». Пока ордер не проведён в статусе «Отгружен», товар числится на складе в резерве под списание. Это позволяет разделить ответственность: кладовщик подтверждает факт выноса товара, а не только бухгалтерская запись.

Статьи расходов и аналитика списания

От того, какая статья расходов указана в документе, зависит, куда в бухгалтерском и налоговом учёте попадёт стоимость списанного товара. В 1С УТ статьи расходов настраиваются в справочнике «Статьи расходов» (раздел «Финансовый результат и контроллинг» или «НСИ и администрирование» в зависимости от релиза).

Типовые варианты аналитики:

В статье расходов важно корректно заполнить правила распределения и вариант признания в налоговом учёте: принимаемые или не принимаемые расходы. Ошибка в настройке статьи приведёт к тому, что списание попадёт не на тот счёт или будет неверно отражено в декларации по налогу на прибыль.

Проверка результата списания

После проведения документа убедитесь, что операция отразилась корректно во всех разрезах учёта. Минимальный набор проверок:

• Отчёт «Ведомость по товарам на складах» — остаток по списанным позициям уменьшился ровно на списанное количество;
• Отчёт «Остатки товаров складов» — нет отрицательных остатков по списанным позициям (минус означает, что списали больше, чем числилось);
• Проводки документа — кнопка «Дт/кт» в форме документа: дебет счёта расходов (например, 94 или 91) и кредит счёта товаров (41);
• Ордерный склад — расходный ордер проведён в статусе «Отгружен», иначе в отчётах появится расхождение между бухгалтерским и складским учётом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по товару в ведомости по складам

Норма

Уменьшился на списанное количество, без минуса

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в отрицательное значение

Статус расходного ордера (ордерный склад)

Норма

Ордер проведён в статусе «Отгружен»

Тревожный признак

Ордер не создан или в статусе «К отбору»

Проводки документа

Норма

Дт счёта расходов — Кт 41, сумма соответствует себестоимости

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или счёт расходов не соответствует причине списания

Если списание большое по сумме или по количеству позиций, полезно сверить печатный акт с документом в программе: подписанная комиссией бумажная форма и электронный документ должны совпадать по составу и количеству.

Типичные ошибки при списании и как их избежать

Большинство проблем со списаниями связано не с самим документом, а с нарушением последовательности операций и настроек учёта.

Отдельная частая ситуация — попытка списать товар, который числится в резерве под заказ клиента или под перемещение. Программа может не дать провести документ или спишет товар «в минус» по свободному остатку. Перед списанием проверьте резервы по позиции и при необходимости снимите их документом корректировки или отменой заказа.

Ещё одна ошибка — списание испорченного товара без смены качества. Если порча оформлена документом «Порча товаров», списывать нужно именно испорченный остаток, иначе программа спишет качественный товар, а испорченный продолжит числиться на складе.

Частые вопросы

Чем отличается списание от внутреннего потребления товаров?

Списание применяется, когда товар выбывает из-за потери потребительских свойств: порча, недостача, истёкший срок годности. Внутреннее потребление — когда товар осознанно расходуется на нужды организации (канцтовары в офис, материалы на ремонт). Различаются статьи расходов и экономический смысл операции, поэтому подменять один документ другим не стоит.

Можно ли списать товар, которого нет на остатке?

Технически программа может позволить провести такой документ, но в остатках появится отрицательное значение. Это ломает расчёт себестоимости и вызывает ошибки при закрытии месяца. Сначала разберитесь, почему остатка нет: возможно, не оформлено поступление или товар числится на другом складе.

Нужен ли расходный ордер при списании?

Только если для склада включён ордерный режим хранения. Тогда «Списание товаров» распоряжается о выбытии, а расходный ордер подтверждает фактический вынос товара со склада. На неордерном складе достаточно самого документа списания.

Как отменить ошибочно проведённое списание?

Если период открыт, документ можно распровести и пометить на удаление либо исправить и провести заново. Если месяц закрыт, отменять документ задним числом нельзя — оформляется сторнирующий документ (оприходование с соответствующей статьёй) текущей датой, согласованный с бухгалтерией.

Как распечатать акт о списании из 1С УТ?

В форме документа «Списание товаров» доступна кнопка «Печать» с типовыми формами акта. Если нужна унифицированная форма ТОРГ-16 или корпоративный бланк, её подключают через механизм дополнительных печатных форм или дорабатывают макет в конфигураторе.

Куда попадает стоимость списанного товара в учёте?

Себестоимость списанного товара относится на счёт расходов, определяемый статьёй расходов из документа: недостачи, потери от порчи, рекламные расходы и т.п. В налоговом учёте часть таких расходов может быть не принимаемой или нормируемой — это настраивается в самой статье расходов и зависит от учётной политики организации.