Как сделать инвентаризацию в 1С УТ 11

Инвентаризация в 1С:Управление торговлей 11 оформляется цепочкой из трёх документов: приказ на проведение инвентаризации, пересчёт товаров и итоговые документы оприходования излишков либо списания недостач. Такая схема позволяет разделить ответственность: руководитель утверждает состав комиссии, кладовщик вводит фактические количества, а бухгалтер отражает результат в учёте.

Рабочее место инвентаризации находится в разделе Склад и доставка → Инвентаризация (в некоторых релизах — раздел «Склад»). Все три документа создаются из одного списка, при этом программа связывает их между собой и подставляет данные автоматически. Если раздела не видно, проверьте в настройках НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, включён ли функционал ордерного склада и инвентаризации.

Перед началом пересчёта важно завершить все складские операции: провести поступления, реализации и перемещения по выбранному складу, иначе учётные остатки будут «прыгать» и сравнение с фактом даст ложные расхождения. Для ордерных складов дополнительно нужно убедиться, что все распоряжения закрыты ордерами.

Подготовка к инвентаризации: что проверить до начала

Первое действие — определить склад, по которому проводится пересчёт. Инвентаризация в УТ 11 всегда привязана к конкретному складу, поэтому при наличии нескольких складских помещений документы создаются отдельно по каждому. Если товар хранится в разных помещениях внутри одного склада, используйте отбор по складским помещениям или ячейкам.

Далее убедитесь, что все товародвижения по складу проведены. Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах» и зафиксируйте учётные остатки на дату инвентаризации. Именно эти данные программа подставит в пересчёт как учётное количество.

Для ордерного склада дополнительно проверьте журнал «Накладные и ордера»: не должно быть распоряжений в статусе «К отбору» или «К оформлению». Незакрытые ордера означают, что физическое движение товара ещё не отражено в учёте, и расхождения будут искажены.

Шаг 1. Создание приказа на проведение инвентаризации

В журнале Склад и доставка → Инвентаризация нажмите «Создать» и выберите документ «Приказ на проведение инвентаризации». Заполните организацию, склад и даты начала и окончания пересчёта. Период важен: программа контролирует, чтобы документы пересчёта попадали в интервал приказа.

На вкладке с комиссией укажите председателя и членов инвентаризационной комиссии — эти данные выводятся в печатную форму ИНВ-22. Если нужна унифицированная форма приказа, она доступна по кнопке «Печать».

Проведённый приказ становится основанием для документов пересчёта. Один приказ может охватывать несколько пересчётов — например, если инвентаризация проводится по частям: сначала одна товарная группа, затем другая.

Шаг 2. Ввод фактических остатков через документ «Пересчёт товаров»

На основании приказа создайте документ «Пересчёт товаров». Нажмите «Заполнить» — программа подберёт в табличную часть все товары с ненулевыми учётными остатками по складу. Колонка «Количество (учёт)» заполнится данными регистров, а колонку «Количество (факт)» заполняет тот, кто физически считает товар.

Вводить фактические количества можно вручную, загрузкой из файла Excel или через терминал сбора данных (ТСД). Для работы с ТСД используется обработка подключения оборудования: кладовщик сканирует штрихкоды, данные выгружаются в документ, программа сопоставляет их с учётными остатками.

Если пересчёт идёт долго и склад продолжает работать, используйте режим «Пересчёт без остановки продаж»: учётное количество фиксируется на момент начала, а расхождения считаются от него. Однако надёжнее на время инвентаризации приостановить отгрузку по складу.

1. 1
   Создайте «Пересчёт товаров» на основании приказа
2. 2
   Нажмите «Заполнить» — подтянутся учётные остатки по складу
3. 3
   Введите фактические количества вручную или загрузите с ТСД
4. 4
   Сверьте колонку «Расхождение»: излишки со знаком плюс, недостачи — минус
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте ИНВ-3 или ИНВ-19

Шаг 3. Оформление результатов: излишки и недостачи

После проведения пересчёта, в котором есть расхождения, программа предложит оформить итоговые документы. Из формы пересчёта по кнопке «Создать на основании» доступны «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Табличные части заполнятся автоматически только расходящимися позициями.

Оприходование излишков увеличивает складские остатки и формирует доход в учёте. Списание недостач уменьшает остатки; в документе указывается статья расходов — например, «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если недостача относится на виновное лицо, это отражается отдельными хозяйственными операциями согласно учётной политике.

После проведения итоговых документов учётные остатки выравниваются с фактическими. Проверьте результат отчётом «Ведомость по товарам на складах»: остатки должны совпасть с данными пересчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Ведомость по товарам на складах» после списания/оприходования

Норма

Остатки равны фактическим количествам из пересчёта

Тревожный признак

Остались расхождения — не проведены итоговые документы или есть движения после пересчёта

Колонка «Расхождение» в пересчёте

Норма

Заполнена только по строкам с реальными отклонениями

Тревожный признак

Массовые расхождения по всем позициям — вероятно, не проведены документы движения

Статус ордеров по складу

Норма

Все распоряжения закрыты

Тревожный признак

Есть ордера «К оформлению» — пересчёт начат раньше времени

Особенности для ордерных складов и адресного хранения

На складах с ордерной схемой пересчёт товаров не меняет финансовые остатки напрямую: результат проводится через приходные и расходные ордера, которые программа формирует на основании итоговых документов. Следите, чтобы цепочка «пересчёт → списание/оприходование → ордер» была закрыта полностью, иначе возникнут расхождения между учётными и складскими данными.

При адресном хранении (ячеистом складе) пересчёт можно создавать по конкретным помещениям и зонам. Это удобно для больших складов: инвентаризация идёт по участкам без остановки всего склада. В документе укажите отбор по складскому помещению, и заполнение учётных остатков будет ограничено этой зоной.

Печатные формы и документальное оформление

Из документов инвентаризации доступны унифицированные формы: ИНВ-22 (приказ), ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость). Они формируются по кнопке «Печать» в соответствующих документах и заполняются данными пересчёта автоматически.

Сличительная ведомость ИНВ-19 строится только по позициям с расхождениями — это удобно для больших номенклатур. Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты, а в приказе указана комиссия: пустые поля перенесутся в формы.

FAQ: частые вопросы по инвентаризации в 1С УТ

Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?

Да. В документе «Пересчёт товаров» после заполнения удалите лишние строки или используйте отбор по товарной группе, помещению либо ячейкам. Частичная инвентаризация оформляется тем же приказом, а итоговые документы создаются только по расхождениям выбранных позиций.

Что делать, если товар пришёл во время инвентаризации?

Лучше не проводить поступление до завершения пересчёта, а товар физически разместить отдельно. Если это невозможно, зафиксируйте учётные остатки на момент начала пересчёта и учитывайте новое поступление при подсчёте факта вручную, иначе программа покажет ложный излишек.

Почему в пересчёте пустая табличная часть после «Заполнить»?

Чаще всего по выбранному складу нет учётных остатков: проверьте отчёт «Остатки и доступность товаров». Также убедитесь, что в приказе и пересчёте указан один и тот же склад и что остатки не «висят» на другом складе или организации.

Как оформить пересортицу (один товар в излишке, другой в недостаче)?

В УТ 11 пересортица не закрывается автоматическим зачётом: по каждой позиции создаются отдельные документы — оприходование излишка и списание недостачи. Взаимозачёт при пересортице отражается в бухгалтерском учёте отдельно, согласно учётной политике организации.

Нужно ли блокировать склад на время инвентаризации?

Жёсткой блокировки программа не выполняет — это организационное решение. Рекомендуется запретить отгрузку и перемещения по складу на период пересчёта, иначе учётные остатки изменятся после заполнения документа и расхождения будут недостоверными.