Как завести номенклатуру в 1С:Управление торговлей

Номенклатура — центральный справочник в 1С:Управление торговлей (УТ 11): без корректно созданной карточки товара невозможно оформить закупку, продажу, перемещение или инвентаризацию. От того, как вы заполните карточку на старте, зависят остатки на складах, себестоимость, ценообразование и отчёты. Ошибки на этом этапе потом приходится исправлять через перепроведение документов, поэтому лучше сразу завести товар правильно.

Порядок действий в УТ 11.4 и 11.5 практически одинаков: раздел «НСИ и администрирование» (или «CRM и маркетинг» в некоторых ролях) → «Номенклатура» → кнопка «Создать». Но прежде чем нажимать её, нужно подготовить вид номенклатуры, единицы измерения и понять, будут ли у товара характеристики (размеры, цвета) и серии.

Ниже — полный цикл: от подготовки справочников до проверки, что товар корректно попадает в документы и отчёты, а также разбор типичных ошибок, из-за которых номенклатуру приходится переделывать.

Что подготовить до создания карточки товара

Перед тем как заводить первую позицию, проверьте базовые настройки. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» должны быть включены нужные опции: характеристики, серии, упаковки, алкогольная продукция — каждая включённая опция добавляет реквизиты в карточку. Если вы не планируете вести учёт по характеристикам, лучше не включать их глобально: лишние поля путают операторов и провоцируют ошибки ввода.

Второй обязательный шаг — настроить виды номенклатуры. Вид определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор), шаблоны наименований, группу доступа и политику учёта серий. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Виды номенклатуры» и создайте виды под ваш ассортимент: например, «Товары (оборотная ведомость)», «Услуги», «Товары с характеристиками». Грамотно настроенные виды избавляют от ручного выбора типа в каждой карточке.

Также заранее проверьте справочник «Единицы измерения» (он же классификатор ОКЕИ) и при необходимости добавьте нестандартные единицы. Если товар хранится в штуках, а закупается коробами, упаковки настраиваются уже в самой карточке, но базовая единица должна быть единицей хранения остатков — менять её после появления движений нельзя.

Создание карточки номенклатуры: пошагово

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Если видов номенклатуры несколько, программа предложит выбрать вид — от него зависит состав полей. Заполните рабочее наименование (как товар будет отображаться в документах и отчётах) и наименование для печати, если оно отличается — например, полное название для счетов-фактур и накладных.

Далее заполните ключевые реквизиты: артикул (внутренний код поставщика или ваш), единицу измерения, ставку НДС, товарную группу и категорию. На вкладке «Значения по умолчанию» можно указать склад, схему обеспечения и группу финансового учёта — эти значения будут подставляться в документы автоматически и экономят время при оформлении закупок.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана, но товар ещё нельзя продать по цене и отгрузить со склада: для этого нужны цены и, при необходимости, штрихкоды — о них ниже.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с нужным типом (товар, услуга)
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   Укажите склад и группу финансового учёта в значениях по умолчанию
5. 5
   Запишите карточку и добавьте штрихкоды и упаковки при необходимости
6. 6
   Установите цены документом «Установка цен номенклатуры»
7. 7
   Проверьте подбор товара в тестовом документе «Реализация товаров и услуг»

Характеристики, серии и упаковки

Характеристики: когда один товар имеет варианты

Если один и тот же товар отличается размером, цветом или объёмом, не создавайте отдельные карточки на каждый вариант — используйте характеристики. В виде номенклатуры включите использование характеристик (индивидуальные для вида или общие), после чего в карточке появится ссылка «Характеристики». Остатки, цены и штрихкоды можно вести отдельно по каждой характеристике, а отчёты при этом сворачиваются до уровня товара.

Ограничение: включить характеристики для карточки можно только до появления движений по ней. Если товар уже участвует в документах, переключить его на учёт по характеристикам штатными средствами не получится.

Серии и сроки годности

Серии нужны для товаров с учётом по партиям: лекарства, продукты, парфюмерия. Настройка задаётся в виде номенклатуры через политику учёта серий — справочное указание серий или полноценный учёт остатков по сериям на складах. Включайте серии только там, где они реально нужны: полноценный партионный учёт замедляет подбор товара и требует дисциплины от кладовщиков.

Упаковки и весообъёмные характеристики

Упаковки (короб, паллета) настраиваются в карточке на соответствующей вкладке: укажите наименование, коэффициент пересчёта в базовую единицу и, при необходимости, штрихкод упаковки. В документах оператор сможет выбирать упаковку, а количество пересчитается автоматически. Вес и объём заполняйте, если планируете использовать доставку и расчёт загрузки транспорта.

Штрихкоды и работа со сканером

Для розничной торговли и складского учёта со сканером каждой позиции нужен штрихкод. В карточке номенклатуры перейдите по ссылке «Штрихкоды» и добавьте код вручную, отсканируйте его сканером или сгенерируйте внутренний штрихкод формата EAN-13 для товаров без заводской маркировки. Штрихкоды можно задавать отдельно для характеристик и упаковок — это важно, если короб и штука продаются по-разному.

Проверьте уникальность: программа предупредит, если штрихкод уже привязан к другой позиции, но дубли появляются при загрузке данных из внешних файлов. Периодически проверяйте дубли через поиск по штрихкоду в списке номенклатуры — иначе при сканировании в чеке будет подставляться не тот товар.

Установка цен и проверка результата

Сама по себе карточка не содержит продажной цены — цены хранятся в регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от настроек). Создайте документ, выберите виды цен (розничная, оптовая, закупочная), добавьте товары и укажите значения. Цена действует с даты документа, поэтому историю изменений всегда можно посмотреть.

Чтобы ускорить работу, настройте правила ценообразования: например, розничная цена = закупочная + наценка 30%. Тогда при установке закупочной цены остальные рассчитаются автоматически. Для проверки используйте отчёт «Цены номенклатуры» или обработку «Прайс-лист» — там видно, какие позиции остались без цены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подбор в документе

Норма

Товар находится поиском и подставляется в «Реализацию» с ценой

Тревожный признак

Позиция не находится или цена пустая — проверьте документ установки цен

Штрихкод

Норма

Сканер подставляет нужный товар и упаковку

Тревожный признак

Подставляется другая позиция — дубль штрихкода

Отчёт «Остатки товаров»

Норма

После оприходования товар виден на нужном складе

Тревожный признак

Остаток падает на другой склад — проверьте склад по умолчанию

НДС в печатной форме

Норма

Ставка НДС в накладной совпадает с карточкой

Тревожный признак

Ставка отличается — проверьте реквизит «Ставка НДС»

Массовое создание и загрузка из Excel

Если позиций сотни или тысячи, заводить их вручную нерационально. В УТ 11 есть штатная обработка «Загрузка данных из файла» (раздел «Закупки» → «Сервис» или через список номенклатуры → «Загрузить из внешнего файла»). Подготовьте Excel с колонками: наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, цена. На этапе сопоставления укажите, какие колонки к каким реквизитам относятся, и программа создаст карточки пакетно.

Перед загрузкой в боевую базу обязательно сделайте копию и прогоните файл на ней: типичные проблемы — дубли по штрихкодам, неверное распознавание единиц измерения и «поехавшие» колонки из-за объединённых ячеек. После загрузки сверьте количество созданных позиций с количеством строк в файле и выборочно откройте несколько карточек.

Типичные вопросы и ограничения

Распространённая ситуация — дубли карточек, когда один и тот же товар завели несколько раз с разным написанием. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она заменит ссылки во всех документах на выбранную карточку и пометит дубли на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию — замена ссылок необратима.

Второй частый вопрос — как перевести товар в услугу или наоборот. Тип номенклатуры после записи карточки с движениями не меняется: создайте новую карточку с нужным типом, перенесите остатки документом «Оприходование»/«Списание» и пометьте старую позицию на удаление после закрытия периода.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить единицу измерения, если по товару уже есть документы?

Штатно — нет, базовая единица хранения блокируется после первого движения. Выход: создать новую карточку с правильной единицей, перенести остатки документом «Пересортица товаров» или через списание и оприходование, а старую карточку исключить из использования и позже пометить на удаление.

Чем характеристика отличается от отдельной карточки товара?

Характеристика — это вариант одной позиции (цвет, размер), по которому ведутся отдельные остатки, цены и штрихкоды, но в отчётах всё сворачивается до общего товара. Отдельные карточки удобны только когда варианты закупаются и учитываются как самостоятельные товары с разными поставщиками и артикулами.

Почему товар не подставляется в документ продажи?

Чаще всего причины три: у позиции не установлена цена нужного вида, карточка помечена на удаление, либо в карточке не заполнен склад по умолчанию и товар отфильтровывается настройками рабочего места. Проверьте также, что вид номенклатуры имеет тип «Товар», а не «Услуга» — услуги не отгружаются со склада.

Как завести услугу, а не товар?

Порядок тот же, но при создании выберите вид номенклатуры с типом «Услуга». У услуги нет складского учёта, штрихкодов и упаковок, зато важна ставка НДС и наименование для печати в актах. Услуги оформляются документами «Реализация товаров и услуг» или «Акт выполненных работ».

Можно ли загрузить номенклатуру из прайса поставщика?

Да, через «Загрузку данных из файла»: сохраните прайс в Excel или CSV, удалите лишние строки-заголовки и объединённые ячейки, затем сопоставьте колонки реквизитам карточки. Артикулы поставщика при этом лучше загружать в отдельный реквизит «Номенклатура поставщика», чтобы не смешивать их с вашей внутренней кодировкой.

Что делать, если в базе появились дубли товаров?

Используйте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей». Укажите поиск по наименованию, артикулу или штрихкоду, выберите «правильную» карточку — программа перенесёт на неё все ссылки из документов, а дубли пометит на удаление. Перед операцией обязательно создайте резервную копию базы.