Как выставить счет на оплату в 1С Управление торговлей

Счет на оплату — первый документ в цепочке продажи: он фиксирует намерение продать товар и дает покупателю основание для перечисления денег. В 1С:Управление торговлей (редакция 11) счет создается в разделе продаж и может быть оформлен как самостоятельно, так и на основании заказа клиента или коммерческого предложения.

Корректно выставленный счет автоматически подтягивает номенклатуру, цены из соглашения с клиентом, ставки НДС и реквизиты вашей организации. Это уменьшает количество ручных ошибок и ускоряет согласование оплаты. Ниже — полный порядок действий: от проверки исходных данных до печати и отправки документа покупателю.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию УТ 11 с включенной функциональностью заказов и счетов. Если часть описанных пунктов меню у вас отсутствует, вероятнее всего, соответствующие опции отключены в настройках — об этом тоже рассказано ниже.

Проверьте настройки перед выставлением первого счета

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе заполнены обязательные справочники. Без них счет либо не сохранится, либо уйдет покупателю с пустыми реквизитами, что выглядит непрофессионально и может затянуть оплату.

Откройте карточку вашей организации (раздел «НСИ и администрирование» → «Организации») и проверьте: ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счет с БИК и корсчетом. Именно эти данные попадут в печатную форму счета. Затем убедитесь, что у клиента есть карточка партнера и контрагента с актуальными реквизитами.

Если в меню «Продажи» нет пункта «Счета на оплату», включите его: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → установите флажок «Счета на оплату» (в некоторых релизах — «Заказы клиентов и счета на оплату»). Настройка доступна пользователю с правами администратора.

Создайте счет с нуля через раздел «Продажи»

Это универсальный способ, подходящий для разовой продажи без предварительного заказа. Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать тип счета — обычно это «Счет на оплату покупателю».

Заполните шапку документа: поле «Клиент» (партнер), при необходимости «Контрагент», «Организация» и «Соглашение». После выбора соглашения подтянутся валюта, условия оплаты и вид цен. Если соглашение не выбрано, цены придется ставить вручную.

На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор. Укажите количество — цена и сумма рассчитаются автоматически, если настроены виды цен. Проверьте ставку НДС в каждой строке: она берется из карточки номенклатуры и налогообложения организации, но при необходимости меняется вручную.

Нажмите «Записать», затем «Провести». После проведения документу присваивается номер, и он становится доступен для печати, отправки и учета взаиморасчетов.

1. 1
   Продажи → Счета на оплату → Создать
2. 2
   Выберите клиента, организацию и соглашение
3. 3
   Добавьте товары и проверьте количество, цены, НДС
4. 4
   Укажите этап и условия оплаты при необходимости
5. 5
   Нажмите «Записать», затем «Провести»
6. 6
   Откройте печатную форму и проверьте реквизиты

Выставьте счет на основании заказа клиента

Если продажа оформлена заказом клиента, счет создавать вручную не нужно — он формируется в два клика и полностью наследует состав и цены заказа. Это рекомендуемый сценарий для оптовых продаж: исключается расхождение между тем, что согласовал менеджер, и тем, что выставлено к оплате.

Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов», найдите нужный заказ и нажмите «Создать на основании» → «Счет на оплату». Документ откроется уже заполненным. Проверьте дату, при необходимости скорректируйте состав (например, если оплачивается часть позиций), проведите и распечатайте.

Если по заказу предусмотрены этапы оплаты (предоплата, кредит), счет можно выставить на конкретный этап — сумма подставится из графика оплаты заказа. Это удобно при частичной предоплате.

Настройте этапы оплаты и условия в счете

В шапке счета или на отдельной вкладке (в зависимости от настроек) указывается порядок оплаты. Для разовой продажи достаточно одного этапа «Предоплата (до отгрузки)» на 100% суммы. Для работы с постоплатой выберите «Кредит (после отгрузки)» и задайте срок.

Условия оплаты можно зафиксировать в соглашении с клиентом — тогда они подставляются в каждый новый счет автоматически. Это особенно полезно, когда менеджеры оформляют десятки счетов в день и ручной ввод приводит к ошибкам в сроках.

Поле «Назначение платежа» в счете формируется по шаблону: обычно это «Оплата по счету №… от … за товар, в т.ч. НДС…». Покупатель сможет скопировать эту строку в платежное поручение, что снизит риск неверной идентификации платежа.

Распечатайте счет и отправьте покупателю

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В типовой конфигурации доступна стандартная форма «Счет на оплату» с реквизитами продавца и покупателя, таблицей товаров, итоговой суммой и строкой НДС. Если у организации загружены логотип, подпись и печать (настраивается в карточке организации), они выводятся на форму автоматически.

Для отправки клиенту используйте кнопку «Отправить» — счет можно направить по электронной почте прямо из программы, если настроена учетная запись почты в разделе администрирования. Письмо формируется с вложением в PDF.

Проверьте печатную форму перед отправкой: совпадают ли ИНН и счет получателя, корректно ли указано наименование покупателя, нет ли обрезанных строк в длинных названиях товаров. Ошибка в реквизитах — самая частая причина возврата платежа банком.

Контрольные точки

Как проверить готовый счет перед отправкой

Реквизиты продавца

Норма

ИНН, КПП, банк и расчетный счет заполнены и актуальны

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший банк — платеж может не дойти

Сумма и НДС

Норма

Итог совпадает с заказом, строка НДС заполнена

Тревожный признак

Расхождение с заказом, НДС «0» при облагаемой операции

Покупатель

Норма

Полное наименование и ИНН контрагента корректны

Тревожный признак

Сокращенное или ошибочное наименование

Номер и дата

Норма

Присвоены после проведения, дата актуальна

Тревожный признак

Документ не проведен, номер отсутствует

Исправьте или аннулируйте ошибочный счет

Если покупатель еще не оплатил счет, документ можно просто отредактировать: откройте его, измените позиции или суммы и снова проведите. На учете это не отразится, так как счет не делает движений по регистрам взаиморасчетов до момента оплаты.

Когда счет выставлен ошибочно и оплата по нему не ожидается, пометьте его на удаление или используйте команду «Аннулировать» (если включен статусный учет счетов). Удалять проведенный счет, по которому уже прошла оплата, нельзя — платеж останется «не распределенным», и придется вручную разбирать взаиморасчеты.

Частые вопросы по счетам в УТ 11

Почему в меню «Продажи» нет пункта «Счета на оплату»?

Функциональность отключена в настройках. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и включите опцию счетов на оплату. Если пункт настроек недоступен, у вашего пользователя нет прав администратора — обратитесь к тому, кто администрирует базу.

Можно ли выставить счет на часть суммы заказа?

Да. Создайте счет на основании заказа и удалите лишние строки или измените количество вручную. Если в заказе настроен график этапов оплаты, счет можно выставить на конкретный этап — сумма подставится из графика автоматически.

Как добавить в счет логотип, подпись и печать?

Откройте карточку организации и загрузите изображения логотипа, подписи руководителя и печати в соответствующие поля. После этого типовая печатная форма счета будет выводить их автоматически. Проверьте результат на тестовом документе — изображения большого размера могут смещать верстку.

Влияет ли выставленный счет на остатки на складе?

Нет. Счет на оплату — информационный документ, он не резервирует товар и не формирует движений по складским регистрам. Резерв создается заказом клиента (при соответствующем статусе и настройках), а списание остатков происходит при проведении реализации.

Как отправить счет клиенту по электронной почте из 1С?

Сначала настройте учетную запись почты: «НСИ и администрирование» → «Органайзер» → «Настройка системной учетной записи электронной почты». После этого в форме счета появится возможность отправить документ кнопкой «Отправить» — письмо сформируется с PDF-вложением автоматически.

Покупатель оплатил, а счет потом изменили — что делать?

Не удаляйте и не перепроводите оплаченный счет без необходимости. Если суммы изменились, выставите покупателю новый корректирующий счет с пометкой, что он заменяет предыдущий, и сверьте взаиморасчеты через отчет «Расчеты с клиентами», чтобы оплата была корректно зачтена.