Как создать склад в 1С: Управление торговлей

Склад в «1С: Управление торговлей» — это не просто строка в справочнике, а основа всего складского учёта: от него зависят остатки в отчётах, резервирование товаров, перемещения и инвентаризация. Ошибка на этапе создания склада приводит к тому, что документы проводятся неправильно, а остатки «разъезжаются» между реальным и учётным запасом.

В конфигурации «Управление торговлей 11» склад создаётся в справочнике «Склады и магазины», и на это уходит несколько минут. Однако до нажатия кнопки «Записать» нужно определиться с типом склада, схемой документооборота и настройками ордерного учёта — менять их после начала работы сложнее, потому что по складу уже будут движения.

Ниже — пошаговый порядок создания склада, разбор ключевых настроек, типичные ошибки и способы проверить, что склад работает корректно.

Где находится справочник складов и какие права нужны

Справочник «Склады и магазины» доступен через раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». В некоторых интерфейсах путь выглядит как «Склад и доставка» → «Склады и магазины» напрямую из панели разделов. Если пункт не виден, проверьте, что в функциональности включён учёт по складам.

Для создания склада пользователю нужны права на добавление элементов справочника «Склады и магазины». Обычно это роли «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» или полные права. Если кнопка «Создать» неактивна — обратитесь к администратору базы: самостоятельно расширять свои права через конфигуратор без опыта не стоит.

Перед созданием склада проверьте общую настройку: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Здесь включаются опции «Несколько складов», «Ордерные склады», «Статусы приходных и расходных ордеров». Если в компании один склад, опцию «Несколько складов» можно не включать — но тогда добавить второй склад позже без изменения настройки не получится.

Пошаговое создание склада

Порядок действий одинаков для большинства релизов УТ 11, отличия возможны только в расположении команд интерфейса.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» → «Склады и магазины».
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип склада: оптовый, розничный или другой доступный вариант.
3. 3
   Заполните наименование — понятное сотрудникам, например «Основной склад» или «Склад магазина на Ленина».
4. 4
   Укажите подразделение, если ведётся управленческий учёт по подразделениям.
5. 5
   Настройте ордерную схему и статусы, если склад работает с ордерами.
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что склад появился в списке и доступен в документах.

Наименование склада — обязательное поле. Давайте осмысленные названия: в отчётах и документах пользователи будут видеть именно его. Если складов несколько, удобно включать в название адрес или назначение: «Склад готовой продукции», «Розничный магазин №2».

Поле «Подразделение» связывает склад с организационной структурой. Оно влияет на отборы в отчётах и на распределение прав пользователей. Если учёт по подразделениям не ведётся, поле можно оставить пустым.

Выбор типа склада: оптовый, розничный, производственный

Тип склада определяет, какие документы и операции доступны. Выбирается он при создании элемента и влияет на дальнейшую работу.

• Оптовый склад — для отгрузки покупателям по документам «Реализация товаров и услуг», перемещений и поступлений. Поддерживает ордерную схему, резервирование, адресное хранение.
• Розничный магазин — склад для продаж через «Отчёт о розничных продажах» или кассу ККМ. Для него задаётся тип цен розничной торговли.
• Производственный склад (цеховая кладовая) — используется при учёте производства: передача материалов в производство и выпуск продукции.

Сравнение типов складов

Оптовый склад

Подходит для основного хранения и отгрузок контрагентам. Поддерживает ордерную схему и адресное хранение. Не предназначен для розничных продаж через кассу.

Розничный магазин

Нужен для продаж в розницу и отчётов о розничных продажах. Требует указания типа розничных цен. Ограничен в оптовых схемах документооборота.

Производственный склад

Используется для передачи материалов в производство и оприходования выпуска. Актуален только при включённом производственном учёте.

Если сомневаетесь — для центрального хранения выбирайте оптовый склад. Розничный тип создавайте только для реальных торговых точек, иначе в отчётах появится путаница между оптовыми и розничными продажами.

Настройка ордерной схемы и статусов

Ордерная схема разделяет финансовые и складские документы: менеджер оформляет «Реализацию товаров и услуг», а кладовщик — «Расходный ордер на товары» по факту отгрузки. Это снижает риск расхождений между учётом и физическим остатком, но увеличивает количество документов.

В карточке склада на вкладке «Ордерная схема и структура» включается использование ордерной схемы при поступлении, отгрузке, перемещении. Также можно указать дату начала применения ордерной схемы — документы раньше этой даты будут работать по старой схеме.

Дополнительно настраиваются статусы ордеров: «К отбору», «Подготовлен», «Проверен» и другие. Статусная схема полезна большим складам, где ордер проходит несколько этапов. Для маленького склада достаточно простой ордерной схемы без статусов.

Маршрут решения

Как выбрать схему работы

На складе один-два сотрудника, документы оформляет тот же человек, что отгружаетОрдерную схему можно не включать — документы поступления и реализации сами будут менять остатки.

Менеджеры оформляют продажи, а кладовщики отгружают отдельноВключите ордерную схему на отгрузку и поступление — это разделит ответственность и уменьшит расхождения.

Планируется адресное хранение по ячейкамВключите ордерную схему и использование складских ячеек в настройках склада до начала ввода остатков.

Ввод начальных остатков и проверка работы склада

После создания склада товары на нём не появляются автоматически. Остатки вводятся документом «Ввод начальных остатков» (раздел «Закупки» или «Склад» в зависимости от релиза) либо «Оприходование излишков товаров», если учёт уже ведётся. При вводе остатков укажите созданный склад и проверьте цены и партии.

Если склад создаётся в уже работающей базе, а товары физически там лежат, но учётно числятся на другом складе — оформляйте «Перемещение товаров», а не ввод остатков. Иначе возникнут двойные остатки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в списке документов

Норма

Склад доступен для выбора в документах поступления, реализации и перемещения.

Тревожный признак

Склад не отображается в списке выбора — проверьте, что элемент записан и не помечен на удаление.

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

После ввода остатков или перемещения количество по складу совпадает с ожидаемым.

Тревожный признак

Остатки нулевые или удвоенные — проверьте документы ввода и отсутствие дублей.

Проведение реализации

Норма

Документ проводится, остаток по складу уменьшается.

Тревожный признак

Ошибка «недостаточно товара» при наличии остатка — проверьте склад в табличной части документа и ордерную схему.

Типичные ошибки и ограничения

Первая частая ошибка — создание нескольких складов «для красоты» без реального разделения запасов. Каждый склад требует отдельного контроля остатков и инвентаризаций; лишние склады усложняют учёт и повышают риск отгрузки «не с того» склада.

Вторая ошибка — включение ордерной схемы задним числом, когда по складу уже есть движения. Распоряжения без ордеров превращаются в «висящие» накладные, которые приходится закрывать вручную. Если решили перейти на ордерную схему — делайте это с нового периода и закройте незавершённые документы.

Также помните об ограничении: удалить склад, по которому есть движения, нельзя — только пометить на удаление, и то после очистки всех ссылок. Поэтому создавайте склады осознанно, а тестовые элементы удаляйте до начала реальной работы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли переименовать склад после начала работы?

Да, наименование — это просто отображаемое название, его изменение не влияет на проведённые документы и остатки. Склад хранится в базе по внутренней ссылке, поэтому переименование безопасно. Учтите только, что в старых распечатанных документах останется прежнее название.

Как закрыть склад, который больше не используется?

Удалить склад с движениями нельзя. Выведите остатки перемещением на действующий склад, затем установите у элемента пометку на удаление или добавьте в название пометку «не используется». Дополнительно можно ограничить доступ к складу через права пользователей, чтобы его не выбирали в новых документах.

Нужно ли создавать отдельный склад для брака и возвратов?

Это распространённая практика: отдельный «Склад брака» упрощает контроль некондиционных товаров и не даёт случайно продать бракованную продукцию. Перемещение на такой склад оформляется стандартным документом «Перемещение товаров». Альтернатива — учёт по качеству товара, если она включена в настройках.

Почему новый склад не виден в отчёте по остаткам?

Склад без движений не попадает в отчёт по остаткам — это нормально, строки с нулевыми остатками обычно скрываются. Проверьте настройку отчёта «Показывать нулевые остатки» или введите тестовое поступление. Также убедитесь, что в отборе отчёта не стоит фильтр по конкретным складам.

Чем склад отличается от складской ячейки?

Склад — верхний уровень учёта остатков, ячейка — место хранения внутри склада (стеллаж, полка, зона). Ячейки используются только при включённом адресном хранении и работают в связке с ордерной схемой. Остатки в стандартных отчётах учитываются по складу, а ячейки нужны кладовщикам для размещения и отбора.