Торговля и Склад · 11 мин
Как оформить реализацию товаров в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция по созданию документа «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей: заполнение, проведение, печать, типичные ошибки.
Документ «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей — основной способ зафиксировать отгрузку товара покупателю, списать остатки со склада и сформировать задолженность клиента. От корректности его оформления зависят складские остатки, взаиморасчёты, себестоимость продаж и данные для налогового учёта, поэтому ошибки в этом документе тянут за собой цепочку проблем в отчётах.
Реализацию можно создать тремя способами: вручную с нуля, на основании заказа клиента или на основании счёта на оплату. Выбор зависит от того, как построен документооборот в компании: если менеджеры работают через заказы, реализация создаётся на основании заказа — это исключает расхождения между тем, что обещали клиенту, и тем, что фактически отгрузили.
Ниже разобран полный цикл работы с документом: от подготовительных настроек до проведения, печати и проверки результата, а также типичные ошибки и способы их исправления.
Подготовка: что должно быть настроено до первой реализации
Прежде чем оформлять отгрузку, убедитесь, что в программе заведены базовые справочники. Без них документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками в расчётах. Минимальный набор: организация (со своим складом и ценообразованием), контрагент-покупатель с партнёром, номенклатура с видом «Товар» и склад, с которого выполняется отгрузка.
Также проверьте соглашение с клиентом или типовое соглашение: именно из него подтягиваются вид цен, условия оплаты, валюта и порядок расчётов. Если соглашение не заполнено, цены в реализацию могут не подставиться, и их придётся вводить вручную, что повышает риск ошибки.
Если компания работает с заказами, убедитесь, что в настройках раздела «НСИ и администрирование» → «Продажи» включено использование заказов клиентов. Для отгрузки со склада со статусным учётом может потребоваться также ордерная схема — тогда реализация оформляется вместе с расходным ордером.
Как создать реализацию вручную
Ручное создание подходит для разовых продаж без предварительного заказа. Откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать хозяйственную операцию — чаще всего это «Реализация клиенту».
Заполните шапку документа: укажите партнёра и контрагента, организацию, соглашение (если оно не подставилось автоматически) и склад. После выбора соглашения программа автоматически заполнит валюту, налогообложение и условия оплаты. Проверьте эти поля до заполнения табличной части — смена соглашения после добавления товаров может перезаполнить цены.
Табличную часть заполняют кнопкой «Добавить» или через подбор: кнопка «Заполнить» → «Подобрать товары». В подборе удобно видеть остатки и цены по каждой позиции. Для каждой строки укажите количество, проверьте цену и ставку НДС — сумма и итоги документа пересчитаются автоматически.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать»
- 2Выберите операцию «Реализация клиенту»
- 3Заполните партнёра, контрагента, организацию, соглашение и склад
- 4Добавьте товары через «Подобрать товары», укажите количество и проверьте цены
- 5Проверьте ставку НДС, итоги и условия оплаты
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
Реализация на основании заказа или счёта
Если продажа началась с заказа клиента, создавать реализацию вручную не нужно. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт товары, цены, скидки и соглашение из заказа, а в самом заказе отразится статус отгрузки.
Такой способ предпочтительнее: он сохраняет связь документов, позволяет видеть незакрытые остатки по заказам и исключает ситуацию, когда отгрузили не то количество или не по тем ценам. Отгрузить можно и частично — в реализации отредактируйте количество, а остаток по заказу останется к отгрузке.
Аналогично реализация создаётся на основании счёта на оплату. Если документооборот строится по цепочке «счёт → оплата → отгрузка», проверьте перед проведением реализации, поступила ли оплата: в заказе или счёте видно состояние расчётов.
Способы создания реализации
Подходит для разовых продаж без заказа. Быстрее, но выше риск ошибиться в ценах и не увидеть связь с другими документами.
Рекомендуемый вариант при работе с заказами: цены и состав переносятся автоматически, контролируется незакрытый остаток по заказу.
Удобно при схеме «счёт → оплата → отгрузка»: перед проведением видно состояние оплаты по счёту.
Заполнение цен, скидок и НДС
Цены в документ подставляются из вида цен, указанного в соглашении, либо из установленных цен номенклатуры. Если цена не подставилась, проверьте, установлена ли она документом «Установка цен номенклатуры» на дату реализации. Цену можно изменить вручную — программа запомнит, что она отредактирована, и не будет перезаполнять её при пересчётах.
Автоматические скидки рассчитываются, если в разделе «CRM и маркетинг» настроены скидки (наценки) и они назначены соглашению. Ручную скидку можно указать в строке документа в процентах или суммой. Учтите: скидка влияет на себестоимость продажи и маржу в отчётах по валовой прибыли.
Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, а налогообложение — из соглашения или настроек организации. Если организация на общей системе, а в документе стоит «без НДС» (или наоборот), проверьте поле «Налогообложение НДС» в шапке — ошибка здесь исказит книгу продаж и счёт-фактуру.
Проведение документа и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести». Если появились сообщения об ошибках — например, о нехватке товара на складе или о незаполненном обязательном поле — документ не проведётся, пока ошибки не будут исправлены. Не игнорируйте предупреждения о контроле остатков: они указывают на реальное расхождение учёта и факта.
Проверить результат можно через кнопку «Ещё» → «Движения документа» или по отчётам. Основные контрольные точки: остатки по складу уменьшились на отгруженное количество, в отчёте «Ведомость расчётов с клиентами» появилась задолженность покупателя, а в отчётах по продажам отразилась выручка.
Если используется ордерная схема склада, помните: реализация сама по себе не отгружает товар физически — для списания остатков нужен расходный ордер на товары, оформленный по распоряжению (реализации). Проверьте статус ордера: «Отгружено» означает, что складская часть завершена.
Как проверить результат
Остаток уменьшился ровно на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Появилась дебиторская задолженность на сумму документа
Задолженности нет или сумма не совпадает
Заказ отгружен полностью или частично, остаток к отгрузке корректен
Заказ висит как неотгруженный при проведённой реализации
Печать документов и счёт-фактура
Из формы документа доступны печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), акт об оказании услуг и документ реализации в свободной форме. Кнопка «Печать» в шапке документа открывает список доступных форм. Если организация перешла на электронный документооборот, УПД можно отправить контрагенту напрямую из программы.
Счёт-фактура создаётся по ссылке внизу формы документа или автоматически при проведении, если это предусмотрено настройками. Проверьте, чтобы номер и дата счёта-фактуры соответствовали документу, а сумма НДС совпадала с реализацией. При работе по УПД отдельный счёт-фактура обычно не требуется — УПД совмещает обе функции.
Если печатная форма не соответствует требованиям компании (например, нужны дополнительные колонки или иная шапка), её можно доработать через механизм внешних печатных форм — это работа для специалиста по 1С, изменять типовую конфигурацию ради печатной формы не стоит.
Исправление ошибок: корректировка и возврат
Если после проведения обнаружилась ошибка в количестве или цене, используйте «Корректировку реализации» — она создаётся на основании исходного документа и формирует корректировочный счёт-фактуру. Это правильный способ исправить документ, по которому уже выписаны отгрузочные документы или прошла оплата.
Если покупатель вернул товар, оформляется «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Документ вернёт товар на склад (с указанием качества — новый или некондиция), уменьшит задолженность и скорректирует выручку. Не исправляйте возврат простым удалением реализации — это нарушит связь с оплатами и налоговыми документами.
Для ситуаций, когда реализация создана ошибочно и по ней ещё ничего не происходило (нет оплаты, ордера, счёта-фактуры), допустимо отменить проведение и пометить документ на удаление. Помеченные на удаление документы не влияют на учёт, но физически удаляются только через специальную обработку удаления помеченных объектов.
Как выбрать действие при ошибке
Что важно запомнить
Реализация в 1С:УТ оформляется документом «Реализация товаров и услуг», предпочтительно на основании заказа. Ключевые контрольные точки: правильный склад, цены и НДС из соглашения, достаточный остаток, проведение без ошибок. Исправления выполняются корректировкой или возвратом, а не удалением документа.
Частые вопросы по оформлению реализации
Почему документ не проводится и пишет о нехватке товара на складе?
Включён контроль остатков, и на указанном складе недостаточно свободного остатка. Проверьте отчёт «Остатки и доступность товаров»: возможно, товар числится на другом складе, зарезервирован под другой заказ или оприходование ещё не проведено. Исправьте склад в документе или сначала оформите поступление.
Почему в реализацию не подставляются цены?
Цены берутся из вида цен соглашения или из действующих цен номенклатуры. Проверьте, что в соглашении указан вид цен и что по нему есть документ «Установка цен номенклатуры» на дату реализации. При необходимости цену можно ввести вручную в строке документа.
Можно ли отгрузить часть заказа?
Да. Создайте реализацию на основании заказа и отредактируйте количество в строках до фактически отгружаемого. Неотгруженный остаток останется в заказе и будет доступен для следующей реализации, а в заказе отобразится статус частичной отгрузки.
Чем реализация отличается от расходного ордера?
Реализация — финансовый документ: она формирует задолженность покупателя и выручку. Расходный ордер — складской документ: он отражает фактическую отгрузку товара со склада. На складах с ордерной схемой нужны оба документа; на простых складах достаточно реализации.
Как исправить реализацию, по которой покупатель уже оплатил?
Используйте «Корректировку реализации», созданную на основании исходного документа: она скорректирует расчёты и сформирует корректировочный счёт-фактуру. Отменять проведение исходной реализации не нужно — это нарушит связь с оплатой и налоговыми документами.
Где посмотреть, что реализация отразилась в учёте правильно?
Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» (остаток должен уменьшиться на количество из документа) и ведомость расчётов с клиентами (должна появиться задолженность на сумму реализации). Дополнительно движения документа видны через «Ещё» → «Движения документа» в форме самой реализации.