Торговля и Склад · 12 мин
Как оформить возврат товара в 1С Управление торговлей
Как оформить возврат от покупателя и поставщику в 1С Управление торговлей: документы, проводки, корректировка, частые ошибки и проверка результата.
Возврат товара — штатная операция в 1С:Управление торговлей 11, но она затрагивает сразу несколько участков учёта: остатки на складе, взаиморасчёты, регистры себестоимости и кассовые документы. Ошибка в одном документе приводит к «зависшим» долгам, отрицательным остаткам и расхождениям с данными эквайринга или онлайн-кассы.
Логика программы разделяет два зеркальных процесса: возврат от покупателя (вы принимаете товар обратно) и возврат поставщику (вы отгружаете товар обратно). Для каждого есть отдельный документ, и перепутать их — самая частая причина проблем в учёте.
Ниже разобраны оба сценария: какие документы создавать, откуда вводить на основании, как вернуть деньги и как проверить, что учёт сошёлся. Инструкции применимы к конфигурации «Управление торговлей» редакции 11; в «Рознице» и «Комплексной автоматизации» шаги аналогичны, отличаются только названия разделов.
Какой документ выбрать в зависимости от ситуации
Прежде чем создавать документ, определите направление возврата и основание. Программа жёстко привязывает возврат к исходному документу, поэтому корректнее всего вводить возврат «на основании» — тогда подтянутся цены, партии, договор и взаиморасчёты.
| Ситуация | Документ | Основание |
|---|---|---|
| Покупатель вернул товар по розничной продаже | Возврат товаров от клиента | Реализация товаров и услуг или чек ККМ |
| Оптовый клиент вернул партию | Возврат товаров от клиента | Реализация товаров и услуг |
| Вы возвращаете товар поставщику (брак, пересорт) | Возврат товаров поставщику | Поступление товаров и услуг |
| Нужно исправить количество/цену без физического возврата | Корректировка реализации / поступления | Исходный документ |
| Розничная продажа за наличные в тот же день | Чек ККМ на возврат | Отчёт о розничных продажах / чек ККМ |
Важно различать возврат и корректировку. Корректировка применяется, когда стороны согласовали изменение цены или количества по уже закрытой поставке, а физического движения товара нет. Если товар реально перемещается — нужен именно документ возврата, иначе складские остатки не сойдутся.
Возврат товара от покупателя: пошаговое оформление
Основной сценарий — клиент (юрлицо или розничный покупатель) возвращает ранее купленный товар. Документ находится в разделе «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов». Быстрее всего создать его из исходной реализации: откройте документ «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента».
- 1Откройте исходную реализацию и создайте на её основании документ «Возврат товаров от клиента» — табличная часть заполнится автоматически
- 2Скорректируйте количество: удалите позиции, которые клиент не возвращает, укажите фактическое количество
- 3Проверьте склад, на который принимается товар, и цены — они должны совпадать с ценами продажи
- 4Укажите способ компенсации: вернуть деньги, заменить товар или оставить как аванс
- 5Проведите документ и при возврате денег оформите чек ККМ на возврат или расходный кассовый ордер
- 6Проверьте взаиморасчёты с клиентом и складские остатки
Ключевое поле документа — «Способ компенсации». Вариант «Вернуть деньги» создаёт задолженность перед клиентом, которую затем закрывают кассовым документом. «Оставить в качестве аванса» зачитывает сумму в счёт будущих отгрузок. «Заменить товар» используется при обмене — тогда дополнительно оформляется новая реализация.
Если продажа была розничной через кассу ККМ, возврат денег оформляется документом «Чек ККМ на возврат» (или «Кассовый чек на возврат» в зависимости от настроек), иначе фискальные данные не совпадут с учётными. Для безналичной оплаты возврат на карту проводится через эквайринговую операцию, а сумма возвращается на ту же карту, с которой была оплата.
Возврат товара поставщику
Зеркальная ситуация: вы получили товар, но возвращаете его поставщику из-за брака, пересортицы или по условиям договора. Документ находится в разделе «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Создавайте его на основании документа «Поступление товаров и услуг» — тогда подтянутся цены закупки и партии.
В табличной части укажите фактически возвращаемое количество. Если возвращаете не всю партию, отредактируйте строки вручную. Обратите внимание на цены: программа подставит цены поступления, и именно по ним товар спишется со склада и сформируется задолженность поставщика перед вами.
После отгрузки товара поставщик либо вернёт деньги (тогда оформляется поступление безналичных денежных средств или приходный кассовый ордер), либо зачтёт сумму в счёт других поставок. До момента возврата денег сумма числится как дебиторская задолженность поставщика — контролируйте её в отчёте «Взаиморасчёты с партнёрами».
Если товар уже был принят к учёту с НДС и вычет применён, возврат поставщику потребует корректировки НДС: поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру, а вы восстанавливаете налог. В программе это отражается через регистрацию корректировочного счёта-фактуры на основании возврата.
Возврат денег покупателю: касса и эквайринг
Документ возврата сам по себе не двигает деньги — он фиксирует товар и задолженность. Денежную часть нужно оформить отдельно, и способ зависит от того, как клиент платил изначально.
При наличной оплате в рознице оформляется чек ККМ на возврат — фискальный документ, который пробивается на кассе в тот же день или позже. В оптовой торговле с расчётами через кассу организации используется расходный кассовый ордер с операцией «Возврат денежных средств клиенту».
При оплате картой оформляется эквайринговая операция на возврат. В разделе «Продажи» → «Эквайринговые операции» создайте операцию с типом «Возврат оплаты клиенту», укажите терминал и исходную операцию оплаты. После фактического зачисления денег банком сверьте операции с выпиской эквайрера.
Проверка результата: что должно сойтись
После оформления возврата убедитесь, что учёт не «разъехался». Проверка занимает несколько минут и избавляет от проблем при закрытии месяца.
Как проверить результат
Остаток по возвращённой позиции увеличился на количество возврата (при возврате от клиента)
Остаток не изменился или ушёл в минус — проверьте склад в документе и дату проведения
После возврата денег долг перед клиентом закрыт, сальдо нулевое
Висит задолженность — не оформлен кассовый документ или не закрыты расчёты
Чек на возврат попал в отчёт, итоговая выручка уменьшилась
Чек есть, а в отчёте его нет — проверьте дату и кассу ККМ
Операция возврата совпадает по сумме с выпиской банка
Сумма в 1С не совпадает с банком — проверьте терминал и исходную операцию
Дополнительно полезно сформировать отчёт «Ведомость по товарам на складах» за период возврата и убедиться, что движение по документу отражено корректно. Для взаиморасчётов используйте отчёт «Взаиморасчёты с партнёрами» или «Сверку взаиморасчётов» с конкретным контрагентом.
Если возврат оформлен в одном месяце, а реализация была в прошлом закрытом периоде, проверьте, не повлиял ли документ на уже сданную отчётность. При работе с НДС возврат прошлого периода требует корректировочных записей в книге покупок или продаж.
Частые ошибки и ограничения
Отдельная группа проблем — возвраты после закрытия периода. Если месяц закрыт и себестоимость рассчитана, возврат задним числом потребует повторного закрытия месяца. По возможности оформляйте возвраты текущей датой, а связь с прошлой реализацией устанавливайте через поле документа-основания.
Ещё одно ограничение касается прав: пользователю нужны права на документы возврата, кассовые документы и эквайринговые операции. Если кнопки «Создать на основании» нет или документ не проводится с ошибкой доступа — это вопрос к администратору, а не повод оформлять возврат обходным путём.
Как выбрать действие
Возвраты и НДС: коротко о налоговой стороне
Возврат влияет на НДС у обеих сторон. При возврате от покупателя продавец принимает к вычету НДС, начисленный при реализации, — для этого в программе регистрируется запись книги покупок на основании документа возврата. Покупатель, если он плательщик НДС, наоборот начисляет налог с возврата.
При возврате поставщику поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру, а покупатель восстанавливает ранее принятый к вычету НДС. В 1С корректировочный счёт-фактура регистрируется на основании документа возврата или корректировки.
Для возвратов от розничных покупателей — физических лиц без счёта-фактуры — в книге покупок регистрируются реквизиты кассового чека на возврат. Точный порядок отражения зависит от настроек учётной политики, поэтому при нестандартных ситуациях (частичный возврат, возврат прошлого года) сверьтесь с бухгалтером.
Что важно запомнить
Возврат всегда оформляется специальным документом на основании исходной реализации или поступления, а не правкой прошлого документа. Документ возврата двигает товар, движение денег оформляется отдельно. После проведения проверьте складские остатки, взаиморасчёты и эквайринг.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходная реализация удалена или не найдена?
Можно: создайте документ «Возврат товаров от клиента» вручную без основания, заполнив контрагента, товары и цены самостоятельно. Но при этом цены придётся подбирать вручную, а взаиморасчёты потребуют ручного зачёта. Лучше сначала поискать реализацию через отчёт по продажам за период — возможно, документ просто в другом месяце.
Как оформить частичный возврат, если клиент вернул не всю партию?
Создайте возврат на основании реализации и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, исправив количество на фактическое. Сумма к возврату пересчитается автоматически. Не редактируйте исходную реализацию — она должна отражать факт первоначальной отгрузки.
Что делать, если товар вернули бракованным и продавать его повторно нельзя?
Оформите возврат от клиента, указав склад и качество товара «Некондиция» (если ведётся учёт по качеству), либо примите на отдельный склад брака. Дальнейшая судьба товара — списание через документ «Списание товаров» или возврат вашему поставщику — оформляется отдельными документами.
Почему после возврата в отчёте по взаиморасчётам висит долг, хотя деньги вернули?
Чаще всего не выполнен зачёт задолженности: кассовый документ создан, но не связан с документом возврата, либо расчёты ведутся по заказам и сумма не распределилась. Проверьте поле «Объект расчётов» в документе оплаты и при необходимости используйте документ «Зачёт задолженности» или механизм взаимозачёта.
Нужно ли пробивать чек при возврате денег за товар, купленный давно?
Да, если покупатель — физическое лицо и расчёт был с применением ККТ, возврат денег оформляется чеком с признаком «возврат расхода» независимо от давности покупки. Чек на возврат пробивается на ту сумму, которая фактически возвращается покупателю.
Можно ли отменить ошибочно проведённый возврат?
Да, если период открыт: распроведите документ возврата и связанные с ним кассовые документы в обратном порядке — сначала движение денег, потом сам возврат. Если по возврату уже пробит фискальный чек, отменить его нельзя — оформляется обратная операция (новый чек на приход) и корректирующий документ в учёте.