Торговля и Склад · 11 мин
Как продать товар со склада в 1С: пошаговое руководство
Как оформить продажу товара со склада в 1С: реализация, счёт, накладная, списание остатков, печать ТОРГ-12 и УПД. Пошаговая инструкция и частые ошибки.
Продажа товара в 1С оформляется цепочкой документов: счёт покупателю, реализация товаров и услуг, при необходимости — счёт-фактура или УПД. Ключевой документ — «Реализация (акты, накладные, УПД)»: именно он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и отражает выручку в учёте. Если реализацию провести без контроля остатков или с ошибкой в ценах, последствия придётся исправлять сторнирующими документами и корректировками.
Инструкция ниже подходит для конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». В «1С:Бухгалтерии 8» логика та же, отличаются названия разделов: документы продажи находятся в разделе «Продажи». Перед началом работы убедитесь, что товар оприходован на склад, заполнены карточки номенклатуры и настроены типы цен — без этого продажа оформится с ошибками или нулевыми ценами.
Подготовка: что проверить перед оформлением продажи
Перед первой продажей убедитесь, что база готова к торговым операциям. Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура»: должны быть заполнены вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС и признак «Товар» (а не «Услуга»). Если товар маркированный, проверьте, что включён учёт кодов маркировки — иначе продажа такого товара будет нарушением.
Проверьте остатки: отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка», в Бухгалтерии — «Склад» → «Остатки товаров») покажет, есть ли нужное количество на выбранном складе. Продажа «в минус» технически возможна, если отключён контроль остатков, но это создаёт отрицательные остатки, которые потом мешают закрытию месяца и расчёту себестоимости.
Третий элемент подготовки — цены. В УТ 11 цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры», в Бухгалтерии — через типы цен в карточке номенклатуры. Если цена не задана, в реализацию она подставится нулевой, и продажа уйдёт без выручки.
Что проверить перед продажей
Остаток больше или равен продаваемому количеству
Остаток нулевой или меньше нужного — сначала оформите оприходование или перемещение
Цена подставляется в документ автоматически
Цена нулевая или пустая — установите цену до проведения реализации
Ставка соответствует товару и режиму налогообложения
Ставка не заполнена — счёт-фактура сформируется с ошибкой
Оформление счёта покупателю
Счёт на оплату — необязательный, но удобный документ: он фиксирует условия сделки и позволяет потом создать реализацию одной кнопкой. В УТ 11 откройте раздел «Продажи» → «Счета на оплату» и создайте новый документ. Заполните покупателя (контрагента), организацию, склад и табличную часть с товарами.
Товары добавляются кнопкой «Добавить» или подбором. При подборе удобно включить отображение остатков и цен — так вы сразу видите, что реально есть на складе. После заполнения проведите счёт и распечатайте его для покупателя стандартной печатной формой.
Если покупатель внёс предоплату, отразите её документом «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата от покупателя». Сумма аванса зачтётся при проведении реализации автоматически, если документ оплаты связан с тем же договором.
Создание документа реализации — основной шаг продажи
Реализацию удобнее всего создавать на основании счёта: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» (в УТ 11 — «Реализация»). Все данные — покупатель, товары, цены — перенесутся автоматически, останется проверить склад и дату отгрузки. Если счёта нет, создайте документ напрямую: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → «Товары (накладная)».
- 1Создайте документ «Реализация» на основании счёта или с нуля
- 2Укажите контрагента, договор, организацию и склад отгрузки
- 3Добавьте товары в табличную часть и проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Проверьте итоговую сумму документа и сумму НДС
- 5Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть»
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД и зарегистрируйте счёт-фактуру
Обратите внимание на поле «Склад»: от него зависит, с какого склада спишется товар. Если склад указан неверно, на одном складе образуется минус, а на другом останется лишний остаток. Дату документа ставьте фактической датой отгрузки — она попадёт в накладную, счёт-фактуру и книгу продаж.
После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует проводки: списание себестоимости товара с кредита 41 счёта, начисление задолженности покупателя по дебету 62 и отражение НДС. Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») прямо из формы документа.
Печать отгрузочных документов и счёт-фактура
Из проведённой реализации доступны печатные формы: товарная накладная ТОРГ-12, транспортная накладная, УПД (универсальный передаточный документ). Для большинства продаж юридическим лицам с НДС удобнее УПД — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру одновременно. Кнопка печати находится в командной панели документа.
Если выставляете отдельный счёт-фактуру, создайте его кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации. Программа подставит номер, дату и суммы автоматически. Проверьте, чтобы счёт-фактура отразился в журнале и попал в книгу продаж — иначе НДС к начислению не учтётся в декларации.
Для обмена документами в электронном виде (ЭДО) реализация отправляется контрагенту прямо из 1С через оператора ЭДО. Это ускоряет подписание и избавляет от бумажного архива, но требует настроенного обмена и действующей электронной подписи.
Отражение оплаты от покупателя
После отгрузки покупатель оплачивает счёт, и оплату нужно отразить, чтобы закрыть задолженность. При безналичной оплате создайте «Поступление безналичных денежных средств» (раздел «Казначейство» или «Банк и касса») с видом операции «Оплата от покупателя». При загрузке выписок из банка через «Клиент-банк» документы создаются автоматически — нужно только проверить контрагента и договор.
При оплате наличными через кассу оформите «Приходный кассовый ордер». Если торгуете в розницу с кассой ККТ, схема другая: продажа оформляется чеком через рабочее место кассира, а по итогам смены формируется «Отчёт о розничных продажах», который и списывает товар.
Проверить, закрыта ли задолженность, помогает отчёт «Задолженность покупателей» или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62. Если реализация и оплата проведены по одному договору, долг должен обнулиться.
Как проверить, что продажа оформлена полностью
Товар списан, отрицательных остатков нет
Появился минус — ищите ошибку в складе или датах оприходования
После оплаты сальдо по контрагенту нулевое
Долг «висит» — оплата не разнесена или привязана к другому договору
Счёт-фактура из реализации отражён в книге продаж
Записи нет — счёт-фактура не создан или не проведён
Особые сценарии продажи
Продажа со скидкой
В УТ 11 скидки настраиваются в разделе «CRM и маркетинг» и могут применяться автоматически по условиям (сумма, клиент, акция) или вручную в документе. В Бухгалтерии скидка обычно оформляется ручным изменением цены в строке. Учтите: ручная скидка меняет налогооблагаемую базу, поэтому она должна быть обоснована условиями договора.
Продажа в розницу через кассу
Розничная продажа не требует документа «Реализация» на каждого покупателя. Кассир пробивает чеки в рабочем месте кассира (РМК), а в конце смены оформляется «Отчёт о розничных продажах», который списывает все проданные за смену товары одним документом. Это обязательный порядок при работе с онлайн-кассой.
Продажа маркированного товара
При продаже маркированных товаров (обувь, одежда, табак, молочная продукция и др.) код маркировки сканируется в документ реализации или чек и передаётся в систему «Честный ЗНАК». Продать маркированный товар без передачи кода нельзя — это нарушение, за которое предусмотрены штрафы. Убедитесь, что в 1С настроен обмен с «Честным ЗНАКом» и подключён сканер штрихкодов.
Как исправить ошибочную продажу
Если реализация проведена с ошибкой, не редактируйте документ «задним числом» без крайней необходимости — это меняет уже сданные данные. Для исправления используйте документ «Корректировка реализации» (создаётся на основании реализации): он корректно изменит количество, цены или суммы и сформирует корректировочный счёт-фактуру.
При полном возврате товара от покупателя оформите документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Товар вернётся на склад, задолженность и НДС скорректируются. Удалять или отменять проведение исходной реализации при этом не нужно — цепочка документов сохраняет историю операции.
Частые вопросы
Можно ли продать товар, которого нет на остатке склада?
Технически — да, если в настройках отключён контроль остатков. Но делать этого не стоит: образуется отрицательный остаток, себестоимость посчитается неверно, а закрытие месяца выдаст ошибки. Правильное действие — сначала оформить поступление или перемещение товара, затем продажу.
Чем отличается ТОРГ-12 от УПД?
ТОРГ-12 — товарная накладная, подтверждающая передачу товара; к ней отдельно выставляется счёт-фактура. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Для продаж с НДС удобнее УПД: меньше документов, проще подписание и обмен по ЭДО.
Как продать товар в розницу без оформления реализации на каждого покупателя?
Используйте рабочее место кассира (РМК): каждая продажа оформляется кассовым чеком, а в конце смены автоматически создаётся «Отчёт о розничных продажах», который списывает все проданные товары со склада одним документом.
Почему в реализацию подставляется нулевая цена?
Цена не установлена для выбранного типа цен. В УТ 11 создайте документ «Установка цен номенклатуры» и укажите цены на нужные позиции. В Бухгалтерии проверьте тип цен в карточке номенклатуры и в настройках документа. После установки цены перевыберите товар в реализации.
Как исправить ошибку в уже проведённой реализации?
Не редактируйте исходный документ задним числом. Создайте на его основании «Корректировку реализации» — она изменит суммы и количество и сформирует корректировочный счёт-фактуру. При полном возврате оформите «Возврат товаров от покупателя».
Что делать, если оплата прошла, а задолженность покупателя не закрылась?
Чаще всего документ оплаты привязан к другому договору или заказу, либо не заполнен документ расчётов. Откройте поступление денежных средств, проверьте договор и поле «Документ расчётов», затем перепроведите документ. Проверка — отчёт «Задолженность покупателей» по контрагенту.
Что важно запомнить
Продажа товара со склада в 1С оформляется документом «Реализация»: он списывает остатки, начисляет задолженность и НДС. Перед проведением проверьте остатки, склад, цены и ставки НДС; после — распечатайте ТОРГ-12 или УПД и зарегистрируйте счёт-фактуру. Ошибки исправляйте корректировкой реализации или возвратом, а не редактированием документа задним числом.