Заказ покупателя в 1С Розница: как оформить правильно

Документ «Заказ покупателя» в 1С Розница фиксирует намерение клиента приобрести товар: продавец резервирует остатки, принимает предоплату и контролирует отгрузку. Документ особенно полезен, когда товара нет в наличии, клиент просит отложить покупку или магазин работает по предоплате.

В отличие от чека ККМ, заказ покупателя сам по себе не является продажей: он не формирует выручку и не списывает товар со склада окончательно. Реализация оформляется позже — на основании заказа создаётся чек или документ реализации, а заказ переводится в статус «Закрыт».

В статье разобрано, где находится документ, как его заполнить, какие статусы использовать, как принять оплату и закрыть заказ без ошибок в остатках и отчётах.

Где находится документ и как включить его использование

Журнал заказов покупателей расположен в разделе Продажи → Заказы покупателей. Если пункта нет в интерфейсе, проверьте настройки функциональности: в разделе Администрирование → Настройка параметров учёта (в некоторых версиях — «Настройки» → «Торговля») должна быть включена опция учёта заказов покупателей.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание и проведение этого документа. Кассир с ограниченной ролью может видеть журнал, но не иметь возможности изменять заказы — это настраивается в профилях групп доступа.

Создание и заполнение заказа покупателя

Откройте журнал «Заказы покупателей» и нажмите Создать. Заполните основные поля документа:

• Магазин — торговая точка, со склада которой будет отгружен товар. От этого зависит, какие остатки видны и где формируется резерв.
• Покупатель — контрагент или физическое лицо из справочника. Если клиента нет в базе, создайте его прямо из документа. Для разовой продажи допустимо оставить розничного покупателя, но тогда теряется история клиента.
• Организация и касса — подставляются по умолчанию из настроек, при необходимости меняются вручную.
• Комментарий — удобно указать телефон клиента, желаемую дату выдачи или особенности заказа.

На вкладке «Товары» добавьте позиции через кнопку Добавить, подбор или сканер штрихкодов. Укажите количество и цену — программа подставит действующий вид цен магазина, его можно скорректировать. Проверьте итоговую сумму в подвале табличной части.

После заполнения нажмите Провести или Провести и закрыть. До проведения документ считается черновиком и не влияет на резервы и отчёты.

1. 1
   Откройте Продажи → Заказы покупателей и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите магазин, покупателя и при необходимости комментарий
3. 3
   Добавьте товары, проверьте количество и цены
4. 4
   Установите нужный статус заказа
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что резерв сформирован

Статусы заказа и резервирование товара

Статус определяет, как программа обрабатывает заказ. Типовые значения: «К резервированию» (товар нужно зарезервировать), «К отгрузке» (заказ готов к выдаче), «Закрыт» (заказ полностью выполнен или отменён). Набор статусов зависит от версии конфигурации.

Если в настройках магазина включено резервирование, при проведении заказа в статусе «К резервированию» товар переходит в резерв: он остаётся на складе, но недоступен для свободной продажи. Это видно в отчётах по остаткам — колонка «В резерве».

Если товара нет в наличии, заказ всё равно можно провести — резерв просто не сформируется. После поступления товара на склад резерв появится автоматически либо потребуется перепровести заказ, в зависимости от настроек.

Контрольные точки

Как проверить, что заказ работает правильно

Остатки по складу

Норма

Товар из заказа отображается в колонке «В резерве»

Тревожный признак

Резерва нет — проверьте статус заказа и настройки резервирования

Журнал заказов

Норма

Документ проведён, статус соответствует этапу работы

Тревожный признак

Документ не проведён или «висит» в статусе «К отгрузке» после выдачи

Оплата по заказу

Норма

Сумма оплаты видна в документе оплаты со ссылкой на заказ

Тревожный признак

Оплата принята без связи с заказом — задолженность клиента не закроется автоматически

Приём оплаты по заказу

Если клиент вносит предоплату, оформите её документом «Оплата от покупателя» (или эквайринговой операцией) на основании заказа: откройте заказ и используйте команду Создать на основании. Тогда оплата жёстко привяжется к заказу, и при финальной продаже задолженность закроется корректно.

При полной оплате в момент выдачи товара проще всего пробить чек на основании заказа: суммы и состав подтянутся автоматически, а ссылка на заказ сохранится в чеке. Это важно для корректного закрытия заказа и аналитики.

Отгрузка товара и закрытие заказа

Когда клиент забирает товар, откройте заказ и нажмите Создать на основании → Чек ККМ (или «Реализация товаров» — в зависимости от схемы работы магазина). Проверьте состав, при необходимости скорректируйте количество, если клиент забирает заказ частично.

После проведения документа продажи установите в заказе статус «Закрыт». В некоторых версиях статус меняется автоматически при полной отгрузке. Закрытый заказ снимает резерв и перестаёт отображаться как активный в отчётах по заказам.

Если клиент отказался от заказа, закройте его со статусом отмены (или просто «Закрыт» с комментарием о причине). Резерв будет снят, товар вернётся в свободные остатки. Предоплату при отказе верните документом возврата оплаты.

Частичная выдача и изменение заказа

Если клиент забирает заказ частями, создавайте чек на основании заказа и оставляйте в нём только выдаваемые позиции. Заказ останется открытым на оставшееся количество. Контролируйте остаток к отгрузке по отчёту «Заказы покупателей» или по самому документу.

Изменить состав проведённого заказа можно: откройте документ, отредактируйте табличную часть и перепроведите. Учтите, что если по заказу уже принята оплата, изменение суммы потребует корректировки взаиморасчётов — доплаты или возврата разницы.

Удобно раз в день просматривать журнал заказов в статусе «К отгрузке»: так видно, какие заказы уже зарезервированы и ждут клиента, а какие давно «висят» и, возможно, пора отменить со снятием резерва.

Отчёты и контроль заказов

Для контроля используйте отчёт «Заказы покупателей» в разделе «Продажи»: он показывает открытые заказы, суммы, остатки к отгрузке и просроченные позиции. Отчёт по остаткам товаров с детализацией резервов помогает увидеть, какой товар заложен под заказы.

Если в магазине включён учёт взаиморасчётов с покупателями, по карточке контрагента видна история заказов, оплат и задолженности — это удобно при работе с постоянными клиентами.

Можно ли оформить заказ, если товара нет на складе?

Да. Заказ проводится и при нулевых остатках — резерв просто не сформируется. После поступления товара на склад магазина перепроведите заказ или дождитесь автоматического резервирования (зависит от настроек), затем свяжитесь с клиентом.

Чем заказ покупателя отличается от чека ККМ?

Чек — это факт продажи: списание товара и выручка. Заказ — только намерение: он резервирует товар и фиксирует договорённость, но не формирует продажу. Продажа оформляется позже на основании заказа.

Как принять предоплату по заказу?

Откройте заказ и создайте на его основании документ оплаты от покупателя. Тогда сумма привяжется к заказу, и при финальной продаже задолженность закроется автоматически. Оплата «мимо» заказа потребует ручной сверки.

Что делать, если клиент отказался от заказа?

Установите в заказе статус «Закрыт» (или статус отмены, если он предусмотрен в вашей версии) с комментарием о причине. Резерв снимется автоматически. Если была предоплата — оформите возврат денежных средств покупателю.

Почему товар остаётся в резерве после выдачи?

Скорее всего, продажа была оформлена отдельным чеком без связи с заказом, либо заказ не переведён в статус «Закрыт». Откройте заказ, проверьте статус и наличие связанных документов продажи, при необходимости закройте заказ вручную.

Можно ли выдать заказ частями?

Да. Создайте чек на основании заказа и оставьте в нём только выдаваемые позиции. Заказ останется открытым на остаток, контролировать его удобно по отчёту «Заказы покупателей».