Как установить закупочные цены в 1С Розница

Закупочные цены в 1С Розница — это цены, по которым компания приобретает товар у поставщиков. Они хранятся в регистре цен номенклатуры поставщиков (или как отдельный вид цен, если закупочная цена заведена внутренним видом цен) и используются при расчёте наценки, анализе рентабельности и автоматическом формировании розничных цен. Без корректно установленных закупочных цен отчёты по валовой прибыли показывают искажённые данные, а механизм ценообразования работает непредсказуемо.

Установить закупочные цены можно несколькими способами: автоматически при проведении документа «Поступление товаров», вручную через документ «Установка цен номенклатуры» или «Регистрация цен поставщика», а также загрузкой из прайс-листа поставщика. Выбор способа зависит от того, как ведётся учёт в конкретной базе и как часто меняются цены поставщиков.

Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на изменение цен, а в настройках учётной политики определены виды цен. Ошибки на этом этапе — самая частая причина ситуации, когда цены «установлены», но в отчётах и документах не видны.

Где в 1С Розница хранятся закупочные цены

В типовой конфигурации «1С:Розница» цены поставщиков и внутренние виды цен — разные механизмы. Цены, по которым вы покупаете товар, могут фиксироваться двумя путями. Первый — регистрация цен номенклатуры поставщика: они привязаны к конкретному контрагенту и используются при подстановке цен в документы закупки. Второй — внутренний вид цен «Закупочная», который создаётся в справочнике видов цен и применяется для расчёта себестоимости, наценки и отчётов.

Понимать эту разницу важно, потому что пользователи часто регистрируют цену поставщика и ждут, что она появится в отчёте по валовой прибыли как закупочная — а отчёт берёт данные из другого места. В большинстве конфигураций отчёты по рентабельности используют либо себестоимость по партиям, либо внутренний вид цен «Закупочная».

Подготовка: создание вида цен и проверка прав

Откройте раздел «Закупки» или «НСИ и администрирование» (в зависимости от версии интерфейса) и перейдите в справочник «Виды цен». Если вида цен «Закупочная» ещё нет, создайте его: укажите наименование, валюту и признак «Цена включает НДС» в соответствии с тем, как поставщики выставляют вам счета. Неверный признак НДС приведёт к систематическому расхождению цен на сумму налога.

Проверьте права пользователя. Для установки цен нужны права на проведение документов «Установка цен номенклатуры» и «Регистрация цен поставщика». Если документ создаётся, но цены в регистре не появляются, чаще всего причина именно в ограничении прав на уровне ролей или в том, что документ сохранён, но не проведён.

Способ 1: автоматическая регистрация при поступлении товаров

Самый надёжный способ держать закупочные цены актуальными — регистрировать их автоматически при каждом поступлении. Для этого в документе «Поступление товаров» предусмотрен механизм регистрации цен поставщика: при проведении документа цены из табличной части записываются в регистр цен поставщика на дату документа.

Порядок действий: создайте или откройте документ поступления, заполните табличную часть товарами и ценами из накладной поставщика. Проверьте, что в шапке или в настройках документа активирована регистрация цен (в ряде версий это происходит автоматически, в других есть соответствующий флажок или кнопка «Зарегистрировать цены поставщика»). Проведите документ.

После проведения цены доступны при создании следующих документов закупки этому поставщику — программа подставит последнюю зарегистрированную цену. Это удобно, когда ассортимент закупается регулярно у стабильных контрагентов.

1. 1
   Создайте документ «Поступление товаров» и заполните поставщика и склад
2. 2
   Добавьте товары и укажите цены из накладной поставщика
3. 3
   Убедитесь, что включена регистрация цен поставщика при проведении
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   Откройте карточку любого товара и проверьте, что цена поставщика появилась с датой документа

Способ 2: документ «Регистрация цен поставщика»

Если поставщик прислал новый прайс-лист, а поступления ещё не было, используйте отдельный документ «Регистрация цен поставщика» (в некоторых версиях — «Установка цен поставщика»). Он находится в разделе «Закупки» в группе документов по ценам.

Создайте документ, укажите контрагента-поставщика и дату, с которой действуют цены. Заполните табличную часть: добавьте номенклатуру вручную, подбором или загрузкой из табличного документа (Excel), если объём большой. Укажите цены в валюте поставщика. Проведите документ — цены вступят в силу с указанной даты.

Важный нюанс: цены действуют с даты документа до следующего документа, изменяющего цену той же позиции у того же поставщика. Если зарегистрировать цену задним числом, она может «перекрыть» более поздние данные в отчётах за прошлый период, поэтому дату указывайте осознанно.

Способ 3: внутренний вид цен «Закупочная» через «Установку цен номенклатуры»

Для расчёта наценки и аналитики часто нужен внутренний вид цен, а не цены конкретного поставщика. В этом случае работайте документом «Установка цен номенклатуры» из раздела «Закупки» или «Маркетинг» в зависимости от версии конфигурации.

Создайте документ, в шапке отметьте вид цен «Закупочная». Заполните товары и цены. Есть удобный приём: если закупочная цена должна соответствовать цене последнего поступления, используйте кнопки заполнения — «Заполнить по ценам поступления» или «Добавить по поступлению», указав документ поступления. Программа подтянет цены из него автоматически.

Если закупочная цена должна рассчитываться от другой цены (например, розничная минус заданный процент наценки), настройте формулу в виде цен: в карточке вида цен укажите способ задания «Рассчитывать от других видов цен» и формулу. Тогда при установке розничных цен закупочные пересчитаются автоматически.

Сравнение способов установки цен

Автоматически при поступлении

Подходит при регулярных закупках у постоянных поставщиков. Ограничение: цена появляется только после фактического поступления.

Регистрация цен поставщика

Подходит для занесения прайс-листов до закупки и для работы с несколькими поставщиками одного товара. Требует отдельного документа на каждого контрагента.

Установка цен номенклатуры (вид «Закупочная»)

Подходит для расчёта наценки, отчётов по рентабельности и единой закупочной цены независимо от поставщика. Не подставляется автоматически в документы закупки.

Загрузка цен из прайс-листа поставщика

Когда позиций сотни или тысячи, ручной ввод непрактичен. В 1С Розница есть обработка загрузки данных из табличного документа: откройте её через раздел «Закупки» — «Сервис» или через стандартную обработку «Загрузка данных из табличного документа». Скопируйте колонки с наименованиями (или артикулами/штрихкодами) и ценами из Excel в табличное поле обработки.

Настройте сопоставление колонок: укажите, какая колонка содержит идентификатор товара (артикул, штрихкод или наименование), а какая — цену. Поиск номенклатуры по наименованию ненадёжен из-за расхождений в написании, поэтому по возможности используйте штрихкоды или артикулы поставщика, предварительно заведённые в карточки товаров.

После сопоставления выполните загрузку — обработка создаст документ регистрации цен. Обязательно проверьте результат на выборке из нескольких позиций: сверьте загруженные цены с исходным прайсом, прежде чем считать операцию завершённой.

Проверка результата и типичные ошибки

После установки цен убедитесь, что они записались корректно. Откройте карточку номенклатуры — на вкладке или по ссылке цен должны отображаться действующие значения с датой установки. Альтернатива — отчёт по ценам (например, «Прайс-лист» или отчёты по ценам поставщиков в разделе «Закупки»): сформируйте его на текущую дату по нужному виду цен.

Проверьте прикладной результат: создайте черновик документа поступления этому поставщику — цены должны подставиться автоматически. Для внутреннего вида «Закупочная» сформируйте отчёт по валовой прибыли или оценке рентабельности и убедитесь, что себестоимость соответствует ожиданиям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка товара, раздел цен

Норма

Отображается цена с актуальной датой и нужным видом цен

Тревожный признак

Цена отсутствует, стоит ноль или дата установки устарела

Новый документ поступления

Норма

Цена поставщика подставляется автоматически

Тревожный признак

Поле цены пустое — регистрация не выполнена или другой поставщик

Отчёт по рентабельности

Норма

Закупочная цена и наценка соответствуют ожиданиям

Тревожный признак

Наценка аномально высокая или отрицательная — ошибка в цене или единицах измерения

Самые распространённые ошибки при установке закупочных цен: документ создан, но не проведён; цена установлена не тем видом цен, который используют отчёты; цена введена в валюте без указания валюты; дата документа установлена в будущем, и цена ещё не действует; загружены цены за короб при учёте в штуках.

Частые вопросы

Почему цена поставщика установлена, но в поступление не подставляется?

Чаще всего документ регистрации цен не проведён, либо цена зарегистрирована другому контрагенту. Также проверьте дату: если документ регистрации датирован позже даты поступления, программа берёт более раннюю действующую цену или не находит её вовсе.

Чем цена поставщика отличается от вида цен «Закупочная»?

Цена поставщика привязана к конкретному контрагенту и используется для подстановки в документы закупки. Вид цен «Закупочная» — внутренняя цена компании, единая для товара независимо от источника; она применяется в аналитике, расчёте наценки и отчётах по рентабельности. Это разные регистры, и заполнять их нужно отдельно.

Можно ли установить закупочные цены сразу на всю номенклатуру?

Да. В документе установки цен используйте кнопки заполнения: «Заполнить по ценам поступления», «Заполнить по группе номенклатуры» или загрузку из табличного документа. Для больших объёмов предпочтительна загрузка из Excel с сопоставлением по штрихкоду или артикулу.

Как изменить закупочную цену, которая уже установлена?

Создайте новый документ установки цен с актуальной датой и новыми значениями — старые цены сохранятся в истории, а действующими станут новые. Редактировать проведённый документ прошлой даты стоит только если нужно исправить ошибку в истории, и делать это следует осторожно: отчёты за тот период изменятся.

Почему в отчёте по валовой прибыли закупочная цена не совпадает с установленной?

Отчёт может рассчитывать себестоимость по партиям (фактическим движениям товара), а не по виду цен. Тогда установленная закупочная цена служит лишь справочным ориентиром. Уточните в настройках отчёта источник себестоимости и при необходимости сверяйтесь с данными по партиям.

Нужно ли устанавливать закупочные цены, если себестоимость считается по партиям?

Для расчёта фактической прибыли — не обязательно, но закупочный вид цен полезен для планирования наценки, быстрого сравнения предложений поставщиков и контроля изменения входных цен. В большинстве торговых компаний его ведут параллельно с партийным учётом.