1С:Розница — как пользоваться программой на практике

1С:Розница — конфигурация на платформе 1С:Предприятие, предназначенная для автоматизации торговой точки: от приёмки товара и ценообразования до работы кассира на РМК (рабочем месте кассира) и сдачи Z-отчёта. Программа работает в связке с фискальным регистратором или онлайн-кассой, сканером штрихкодов, денежным ящиком и эквайринговым терминалом.

Основная логика работы строится вокруг двух ролей. Администратор или товаровед заводит номенклатуру, назначает цены, оформляет поступления и инвентаризации. Кассир работает в упрощённом интерфейсе РМК: открывает смену, пробивает чеки, принимает оплату наличными и картой, закрывает смену. Разделение ролей важно — кассиру не нужен доступ к себестоимости и настройкам, а товароведу не нужно трогать кассовые операции.

Ниже разобраны ключевые сценарии: первичная настройка, работа с товарами и ценами, ежедневная работа кассира, оформление возвратов, складские операции и контроль через отчёты. Ориентир — типовая конфигурация «1С:Розница 2.3/3.0», названия пунктов меню в вашей версии могут незначительно отличаться.

Что понадобится перед началом работы

Помимо самой программы, для полноценной торговли нужны: зарегистрированная онлайн-касса (фискальный регистратор) с действующим фискальным накопителем, договор с оператором фискальных данных (ОФД), подключённый сканер штрихкодов и, при наличии эквайринга, банковский терминал. Без фискального регистратора программа запустится, но пробивать чеки по 54-ФЗ вы не сможете.

Проверьте, что в программе созданы: организация с реквизитами (ИНН, КПП, система налогообложения), хотя бы один магазин и склад, касса ККМ с привязкой к фискальному регистратору, пользователи с назначенными правами. Эти данные обычно вводятся через стартового помощника при первом запуске либо в разделе «Настройки» (в ряде версий — «Администрирование»).

Заводим номенклатуру и назначаем цены

Номенклатура — это карточки товаров. Создаются они в разделе «Номенклатура» (или «Товары» → «Номенклатура»). Минимально заполните: наименование, вид номенклатуры (товар), единицу измерения, ставку НДС, штрихкод. Штрихкод можно отсканировать прямо в поле карточки — программа сохранит его автоматически.

Для маркированных товаров (табак, обувь, одежда, вода и другие группы) укажите соответствующий вид продукции в карточке — иначе касса не сможет корректно передать код маркировки. Продажа маркированного товара без сканирования кода Data Matrix — нарушение, поэтому проверьте этот момент до начала торговли.

Цены задаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Ценообразование» или «Маркетинг»). Создайте документ, добавьте товары, укажите розничную цену и проведите. Продажа пойдёт по той цене, которая действует на дату чека. Если цена не назначена, товар в РМК либо не найдётся, либо уйдёт по нулевой цене — зависит от настроек, и оба варианта плохие.

1. 1
   Создайте карточку товара в разделе «Номенклатура», отсканируйте штрихкод
2. 2
   Укажите ставку НДС и вид продукции для маркированных товаров
3. 3
   Создайте документ «Установка цен номенклатуры» и задайте розничную цену
4. 4
   Проведите документ и проверьте цену: найдите товар в РМК в тестовом режиме

Приёмка товара и складские операции

Поступление товара оформляется документом «Поступление товаров» (раздел «Закупки» или «Склад»). Укажите поставщика, склад, добавьте товары с количеством и закупочной ценой, проведите документ. После проведения остатки на складе увеличатся, и товар станет доступен для продажи.

Если товар пришёл с электронной накладной или по УПД, часть данных можно загрузить из электронного документооборота при настроенном обмене. В простом случае достаточно ручного ввода: сканируйте штрихкоды прямо в табличную часть документа — это быстрее, чем искать позиции по названию.

Для перемещения между складами и магазинами используется «Перемещение товаров», для списания — «Списание товаров» с указанием причины. Инвентаризация оформляется документом «Пересчет товаров»: программа сравнивает учётные остатки с фактическими и формирует расхождения. Регулярные инвентаризации — единственный способ держать остатки достоверными.

Работа кассира: от открытия смены до Z-отчёта

Кассир работает в РМК — интерфейсе с крупными кнопками и поиском товара. День начинается с открытия смены: в РМК нажмите соответствующую кнопку (или касса предложит открыть смену при первом чеке). Открытие смены печатает отчёт об открытии и начинает отсчёт — смена не должна превышать 24 часа, это требование к онлайн-кассам.

Продажа выглядит так: отсканируйте штрихкод товара или найдите его поиском, при необходимости измените количество, нажмите «Оплата». Выберите способ: наличные (укажите полученную сумму — программа посчитает сдачу), карта (сумма уйдёт на эквайринговый терминал) или смешанная оплата. Чек автоматически фискализируется и уходит в ОФД.

В конце дня кассир закрывает смену: в РМК — «Закрытие смены». Печатается Z-отчёт с итогами: выручка по наличным и безналу, возвраты, количество чеков. После закрытия смены сверьте фактические деньги в ящике с данными отчёта.

Возвраты и отмена чека

Возврат в текущую смену (пока она открыта) оформляется как «Возврат» по чеку: найдите чек продажи в журнале, выберите позиции, пробейте чек возврата. Возврат на следующий день и позже делается на основании чека продажи или по заявлению покупателя — порядок зависит от настроек и требований вашей учётной политики.

Ошибочно пробитый чек нельзя «удалить» — фискальные данные уже ушли в ОФД. Корректный способ: оформить чек возврата или чек коррекции. Чек коррекции применяется, когда продажа прошла без кассы или с ошибкой в реквизитах, и его использование фиксируется налоговой.

Отчёты: как контролировать выручку и остатки

Основные рабочие отчёты собраны в разделе «Отчёты». Для ежедневного контроля достаточно трёх: «Выручка» (или «Продажи») — сколько и каким способом оплаты получено; «Остатки товаров» — текущие складские остатки по магазину; «Движение денежных средств» — наличные в кассе с учётом внесений и изъятий.

Полезный приём — сверка трёх источников: Z-отчёт за день, отчёт по продажам в программе и фактическая наличность в ящике. Если суммы расходятся, ищите: неучтённое изъятие денег, возврат, оформленный не через кассу, или чек, пробитый не на ту кассу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выручка по Z-отчёту и по отчёту продаж в программе

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые чеки или возвраты вне кассы

Остаток наличных в отчёте и фактически в ящике

Норма

Совпадает с учётом внесений и изъятий

Тревожный признак

Недостача или излишек — проверяйте операции инкассации

Остатки товара после инвентаризации

Норма

Учётные и фактические остатки равны

Тревожный признак

Систематические минусы по конкретным позициям — признак неучтённого списания или ошибок при приёмке

Настройка прав и обмен с бэк-офисом

Разделите пользователей по ролям: кассиру — только РМК и кассовые операции, товароведу — номенклатура, цены, закупки и склад, администратору — настройки. Это делается в разделе «Пользователи и права» (или «Администрирование» → «Пользователи»). Ограничение прав — не формальность: кассир с доступом к себестоимости и списаниям — типичный источник злоупотреблений.

Если у вас несколько магазинов или учёт ведётся в 1С:Управление торговлей / Комплексной автоматизации, настройте обмен: розничная точка выгружает продажи и получает номенклатуру с ценами. Обмен настраивается через «Синхронизацию данных» по расписанию или вручную. До стабилизации обмена проверяйте, что продажи из Розницы попадают в главную базу без дублей.

Типичные проблемы и как их решать

Касса не печатает чек: проверьте, не истёк ли сменный интервал (24 часа), подключение фискального регистратора и наличие бумаги. Если чеки уходят в ОФД с задержкой — проверьте интернет на кассе; неотправленные чеки копятся в фискальном накопителе, и при длительном простое касса заблокируется.

Товар не находится в РМК: убедитесь, что штрихкод записан в карточке, товар не помечен на удаление и есть в остатках магазина. Если товар «есть в программе, но не продаётся» — чаще всего причина в отсутствующей цене на текущую дату.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Чек пробит ошибочно и смена ещё открытаОформите чек возврата по этому чеку в РМК

Продажа прошла мимо кассы и обнаружилась позжеОформите чек коррекции и зафиксируйте причину

Расходятся наличные в ящике и по отчётуПроверьте документы внесения/изъятия и возвраты, затем сверьте чеки за смену

Товар не сканируется на кассеПроверьте штрихкод в карточке номенклатуры и наличие цены

Частые вопросы

Можно ли работать в 1С:Розница без интернета?

Да, продажи и фискализация чеков работают локально. Интернет нужен для отправки чеков в ОФД и обмена с главной базой. Чеки накапливаются в фискальном накопителе и уйдут при появлении связи, но длительный офлайн приведёт к блокировке кассы — следите за сроком неотправленных документов.

Как кассиру пробить чек, если у товара нет штрихкода?

Используйте поиск в РМК по названию или артикулу, либо заведите для таких товаров внутренние штрихкоды и распечатайте этикетки через обработку печати ценников и этикеток. Второй вариант ускоряет работу на кассе в разы.

Чем отличается внесение денег от изъятия?

Внесение — добавление наличных в кассу (например, размен), изъятие — забирание денег из ящика (инкассация). Обе операции оформляются отдельными кассовыми документами и влияют на расчётный остаток наличных в отчётах.

Нужно ли закрывать смену, если за день не было продаж?

Если смена была открыта — да, её нужно закрыть до истечения 24 часов, даже с нулевыми итогами. Если чеков не было и смену не открывали, ничего делать не требуется.

Как продавать маркированный товар в 1С:Розница?

В карточке товара укажите вид маркированной продукции. На кассе обязательно сканируйте код Data Matrix с упаковки — касса проверит код и передаст данные в систему маркировки через ОФД. Продажа без сканирования кода является нарушением.

Можно ли нескольким кассирам работать под одним пользователем?

Технически можно, но делать так не стоит: в отчётах все чеки будут на одном человеке, и при недостаче установить виновного будет невозможно. Заведите каждому кассиру отдельного пользователя с личным паролем.