Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товары и материалы в 1С Профессионал
Как списать товары, материалы и основные средства в 1С: пошаговые инструкции, документы списания, проверка остатков и типичные ошибки.
Термин «1С Профессионал» чаще всего относят к типовым конфигурациям линейки 1С:Предприятие — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой». Во всех них списание оформляется документом, который уменьшает складские и (или) бухгалтерские остатки. Конкретный документ зависит от того, что именно вы списываете: товар со склада, материалы в производство, основное средство или дебиторскую задолженность.
Главное правило безопасного списания — сначала определить причину и основание, затем выбрать корректный документ и только после этого проводить его. Ошибочно проведённое списание искажает остатки, себестоимость и налоговую базу, а отмена документа в закрытом периоде требует корректировочных операций.
Ниже разобраны основные сценарии списания в типовых конфигурациях 1С, порядок действий, способы проверки результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Определите, что именно нужно списать
Прежде чем открывать программу, ответьте на три вопроса: что списывается (товар, материал, ОС, дебиторка, денежные средства), по какой причине (порча, недостача, использование в производстве, выбытие, истёк срок исковой давности) и есть ли документальное основание (акт инвентаризации, акт на списание, приказ руководителя).
От ответа зависит и документ в 1С, и счета учёта, и налоговые последствия. Например, списание недостачи по результатам инвентаризации и списание материалов в производство — это разные хозяйственные операции, хотя обе уменьшают остаток на складе.
Как выбрать документ
Списание товаров со склада
В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, организацию и дату. В табличной части добавьте номенклатуру и количество — программа подтянет цену и себестоимость по данным учёта автоматически.
На вкладке или в поле «Счёт списания» укажите, куда отнести стоимость: на 91.02 (прочие расходы) при порче и недостаче, на 94 при выявлении недостачи до выяснения причин, на счета затрат при использовании в деятельности. От правильности счёта зависит, как операция отразится в отчёте о финансовых результатах.
В «Управлении торговлей» и «Управлении нашей фирмой» аналогичный документ находится в разделе «Склад» → «Списания товаров». Там же доступно создание списания на основании документа «Пересчёт товаров» (инвентаризация): программа сама перенесёт в списание позиции с отрицательным расхождением.
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и фактическое количество
- 4Проверьте счёт учёта товара и укажите счёт списания (например, 94 или 91.02)
- 5Проведите документ и проверьте движения через кнопку «Дт/Кт»
- 6Сформируйте ОСВ по счёту 41 и убедитесь, что остаток уменьшился корректно
Списание материалов в производство и на расходы
Если материалы не теряются, а расходуются по назначению, правильный документ в 1С:Бухгалтерии — «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Он списывает материалы с 10-го счёта на счета затрат: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от направления расхода.
Заполните закладку «Материалы» списком и количеством, на закладке «Счёт затрат» укажите счёт, подразделение и статью затрат. Если списываются материалы по нескольким направлениям, удобнее создать отдельные документы — так проще анализировать затраты.
Обратите внимание на способ оценки: при методе ФИФО или по средней себестоимость рассчитывается при проведении документа, а окончательная сумма по средней корректируется при закрытии месяца. Не пугайтесь, если сумма в проводках сразу после проведения немного изменится после регламентной операции закрытия месяца.
Списание основных средств и задолженности
Списание основного средства
Для выбытия ОС в 1С:Бухгалтерии используйте документ «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»). Укажите объект, причину списания и счёт выбытия. Программа спишет первоначальную стоимость и накопленную амортизацию, а остаточную стоимость отнесёт на прочие расходы. Перед проведением убедитесь, что амортизация за текущий месяц начислена корректно — обычно списание оформляют после закрытия месяца начисления или с учётом амортизации в месяце выбытия, если это предусмотрено учётной политикой.
Списание дебиторской задолженности
Безнадёжную дебиторку списывают документом «Списание задолженности» (раздел «Продажи» или «Покупки»). Выберите контрагента, договор и сумму. Задолженность списывается за счёт резерва по сомнительным долгам (счёт 63), а при его недостаточности — на прочие расходы. Основание — приказ руководителя и документы, подтверждающие безнадёжность (истечение срока исковой давности, ликвидация должника).
Списание по результатам инвентаризации
Самый безопасный сценарий — списание на основании инвентаризации. В 1С:Бухгалтерии создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), заполните фактические остатки и проведите. Затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» — в него попадут только позиции с недостачей, а излишки оформляются отдельным оприходованием.
В «Управлении торговлей» аналогичная цепочка: «Пересчёт товаров» → «Списание товаров» / «Оприходование товаров». Такой подход исключает ручные ошибки в количестве и сохраняет связь документов, что важно при проверках.
Проверка результата после списания
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что проводки соответствуют замыслу операции: списан правильный счёт, сумма и количество совпадают с ожиданиями.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту учёта (41 для товаров, 10 для материалов) за период списания. Остаток на конец должен совпадать с фактическим. Дополнительно полезен отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах» — он покажет, не ушло ли что-то в минус.
Как проверить результат
Корреспонденция счетов соответствует причине списания, сумма и количество верны
Списание ушло не на тот счёт, сумма нулевая или не совпадает с актом
Конечный остаток равен фактическому после списания
Появились отрицательные остатки по позициям или складу
Списанная позиция отсутствует в остатках или уменьшена на нужное количество
Позиция осталась без изменений — документ не проведён или проведён не по тому складу
Типичные ошибки при списании
Чаще всего проблемы возникают из-за спешки и невнимательности к аналитике. Неверный склад или организация в шапке документа приводит к тому, что остатки «висят» на одном складе, а списание проходит по другому. Неправильный счёт списания искажает расходы и налог на прибыль.
Отдельная группа ошибок — списание при отрицательных остатках. Если программа разрешает проведение в минус (в некоторых конфигурациях контроль отключаем), себестоимость списания будет рассчитана некорректно или вовсе нулевой. Сначала восстановите правильные остатки (проверьте оприходования и реализации), и только потом списывайте.
Ограничения и когда обратиться к специалисту
Самостоятельно безопасно списывать товары и материалы в текущем открытом периоде при наличии оформленного акта. Сложнее ситуации с ОС, безнадёжной задолженностью и недостачами сверх норм — там есть нюансы по НДС (восстановление при списании ОС, вычеты по безнадёжным долгам) и по налогу на прибыль.
Если списание затрагивает прошлые отчётные периоды, крупные суммы или требует восстановления НДС, привлеките бухгалтера или специалиста по 1С. Ошибка в таких операциях заметно дороже стоимости консультации.
Перед массовым списанием сделайте копию базы или выполните операцию сначала на тестовой копии. Это особенно актуально, если списываются сотни позиций по итогам годовой инвентаризации: откатить ошибочно проведённые документы в рабочей базе гораздо сложнее, чем потратить десять минут на проверку в копии.
Что важно запомнить
Выбирайте документ по типу операции: «Списание товаров» для товара, «Требование-накладная» для материалов, «Списание ОС» и «Списание задолженности» для соответствующих объектов. По возможности создавайте списание на основании инвентаризации, проверяйте проводки и остатки после проведения и не трогайте закрытые периоды без согласования с бухгалтером.
Частые вопросы
Почему документ списания не проводится?
Наиболее частые причины: недостаточно остатков на складе (программа запрещает списание в минус), не заполнен счёт списания или склад, установлена дата запрета редактирования на период документа. Текст ошибки при проведении обычно указывает конкретную причину — проверьте остатки по отчёту и заполненность обязательных полей.
Как отменить ошибочное списание?
Если период открыт, найдите документ в журнале, отмените проведение и пометьте на удаление либо исправьте и перепроведите. Если период закрыт, не отменяйте документ задним числом — оформите сторнирующую операцию текущей датой или оприходование с пояснением.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании товара?
Зависит от причины. При списании недостачи и порчи вопрос восстановления НДС спорный и зависит от обстоятельств и позиции налоговой; при передаче на собственные нужды, не связанные с облагаемой деятельностью, восстановление обычно требуется. Этот момент стоит согласовать с бухгалтером до проведения документа.
Можно ли списать сразу много позиций?
Да. Используйте подбор номенклатуры, заполнение по остаткам или создание на основании инвентаризации — табличная часть заполнится автоматически. Для загрузки из внешнего файла в типовых конфигурациях есть обработки загрузки табличных частей из Excel.
Чем списание отличается от оприходования в инвентаризации?
Списание уменьшает остатки (оформляет недостачу), оприходование увеличивает (оформляет излишки). По результатам одной инвентаризации обычно создаются оба документа: излишки приходуются на счёт 91.01, недостачи списываются через счёт 94.
Где посмотреть все списания за период?
Откройте журнал соответствующих документов с отбором по периоду, либо сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94 или анализ счёта 91.02 — там видны суммы списаний в разрезе статей и аналитики.