Как вести учёт продуктов питания в 1С

Учёт продуктов питания в 1С отличается от учёта обычных товаров: у продуктов есть сроки годности, партии, требования к маркировке и обязательная прослеживаемость по системам «Меркурий» и «Честный знак». Если настроить программу правильно с самого начала, она сама подскажет, какая партия подходит к концу срока, и не даст продать просроченный товар.

Основной инструмент — конфигурации «1С:Управление торговлей», «1С:Розница» или «1С:Комплексная автоматизация». Для общепита с калькуляцией блюд подходит «1С:Общепит» или отраслевые решения. Ниже разобран порядок работы на примере типовых механизмов, которые есть в большинстве этих конфигураций.

Настройка номенклатуры продуктов питания

Каждый продукт заводится в справочнике «Номенклатура». Тип номенклатуры — «Товар» (или «Запас» в УНФ). Обязательно укажите базовую единицу измерения: штука, килограмм, литр. Для весовых товаров килограмм удобнее, чем упаковка, — тогда списание и инвентаризация идут в той же единице, что и фактическое взвешивание.

Если товар приходится в коробах, а продаётся поштучно, заведите упаковки с коэффициентом пересчёта. Например, «коробка 12 шт». При оприходовании выбираете коробку, при продаже — штуку, остатки программа пересчитает сама.

Для продуктов с ограниченным сроком хранения включите в карточке или в виде номенклатуры использование серий с политикой «Учёт сроков годности». Укажите срок годности в днях или часах — тогда при поступлении программа рассчитает дату окончания срока от даты производства.

Учёт партий и сроков годности

Партия (серия) — это ключевой объект для скоропортящейся продукции. При каждом поступлении создаётся новая серия с датой производства и сроком годности. В документе «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров») заполните колонку «Серия» — программа предложит создать новую или выбрать существующую.

При продаже и списании действует принцип FEFO (First Expired — First Out): первой списывается партия с ближайшим сроком годности. В типовых конфигурациях подбор серий по FEFO включается в настройках склада или вида номенклатуры. Кладовщик при отборе видит подсказку, какую серию брать с полки.

Контролируйте остатки отчётом «Остатки товаров с истекающим сроком годности» (в УТ — «Сроки годности товаров на складах»). Настройте в нём порог, например 3–7 дней, и просматривайте ежедневно: такие позиции либо уценяются, либо возвращаются поставщику, если это предусмотрено договором.

1. 1
   Откройте вид номенклатуры и включите использование серий
2. 2
   Выберите политику учёта серий с указанием сроков годности
3. 3
   В карточке товара задайте срок годности и единицу (дни/часы)
4. 4
   Включите FEFO-списание в настройках склада
5. 5
   Настройте отчёт по истекающим срокам и назначьте ответственного за его просмотр

Оприходование продуктов от поставщика

Поступление оформляется документом «Приобретение товаров и услуг». Заполните поставщика, договор, табличную часть с количеством и ценами. Для каждой строки с серийным учётом укажите серию и дату производства — без этого программа не рассчитает срок годности.

При приёмке сверяйте фактическое количество, температурный режим и остаточный срок годности с накладной. Если поставщик привёз товар с меньшим сроком, чем договорено, оформляйте расхождение в документе или возврат — не принимайте такую партию «на остаток», иначе списывать просрочку придётся за ваш счёт.

Для товаров животного происхождения (мясо, молоко, рыба, яйца) приёмка связана с системой «Меркурий»: ветеринарный сертификат нужно погасить в течение установленного срока после приёмки. В типовых решениях 1С есть интеграция с «Меркурием» — гашение выполняется прямо из документа поступления.

Продажа, перемещение и списание продуктов

Реализация оформляется документом «Реализация товаров и услуг» или через кассу в «1С:Розница». При подборе товара с сериями программа предложит серию по FEFO. Если кассир или продавец игнорирует подсказку и выбирает другую партию, на складе накапливается «хвост» старых партий — контролируйте это отчётом по сериям.

Перемещение между складами (например, с оптового склада в магазин или на кухню) оформляется документом «Перемещение товаров». Списание испорченной и просроченной продукции — документом «Списание товаров» с указанием причины и статьи расходов. Каждое списание должно иметь основание: акт на списание, подписанный ответственными лицами.

Для общепита, где продукты уходят в производство блюд, используется документ «Сборка товаров» (комплектация) или специализированные документы отраслевых решений: продукты списываются по калькуляционной карте, на выходе получается готовое блюдо.

Инвентаризация и контроль остатков

Для продуктов питания инвентаризацию проводят чаще, чем для обычных товаров, — естественная убыль, порча и весовые погрешности накапливаются быстро. В 1С создаётся документ «Пересчёт товаров»: программа формирует ведомость с учётными остатками, кладовщик вносит фактические количества.

По итогам пересчёта автоматически создаются документы списания недостач и оприходования излишков. Перед проведением проверьте расхождения глазами: крупная разница по одной позиции чаще означает ошибку в документах (не провели поступление, продали не ту серию), чем реальную недостачу.

Для весовых товаров учитывайте естественную усушку: небольшие расхождения в пределах норм естественной убыли относят на издержки, сверхнормативные — требуют разбирательства. Нормы зависят от вида продукции и условий хранения, конкретные значения устанавливаются отраслевыми нормативами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте

Норма

Нет отрицательных остатков, суммы совпадают с количественным учётом

Тревожный признак

Красные (минусовые) позиции, расхождение количества и суммы

Серии и сроки годности

Норма

У каждой позиции скоропорта заполнена серия и дата окончания срока

Тревожный признак

Остатки «без серии», просроченные партии числятся на складе

Отчёт по истекающим срокам

Норма

Позиции с близким сроком видны заранее и уценяются

Тревожный признак

Просрочка обнаруживается только при инвентаризации

Маркировка и интеграция с государственными системами

Часть продуктов питания подлежит обязательной маркировке в системе «Честный знак»: молочная продукция, вода, некоторые другие категории. Для таких товаров в карточке номенклатуры укажите вид продукции и включите контроль кодов маркировки. Приёмка и продажа выполняются со сканированием кодов DataMatrix.

Продукция животного происхождения требует работы с «Меркурием»: гашение входящих ветеринарных сертификатов и оформление исходящих при перемещении между обособленными подразделениями. Типовые конфигурации 1С поддерживают обмен с обеими системами — проверьте, что в вашей версии подключены соответствующие подсистемы и настроены учётные данные.

Ошибки в маркировке и прослеживаемости ведут к штрафам, поэтому выгрузку в государственные системы проверяйте ежедневно: неотправленные и отклонённые документы видны в специальных рабочих местах обмена.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Торгуете скоропортом в розницуВключите серии с FEFO и ежедневный контроль отчёта по срокам годности

Есть кухня и производство блюдИспользуйте отраслевое решение с калькуляционными картами и списанием по нормам

Работаете с молоком, мясом, рыбойНастройте обмен с «Меркурием» и гасите сертификаты при каждой приёмке

Товары подлежат маркировкеВключите контроль кодов маркировки и настройте обмен с «Честным знаком»

Отчёты для управления продуктовым запасом

Минимальный набор отчётов для ежедневной работы: «Остатки товаров на складах» — текущее состояние запасов; «Движение товаров» — приходы и расходы за период; отчёт по срокам годности — контроль просрочки; «Анализ продаж» — выявление неликвидов, которые стоит исключить из закупки.

Настройте расписание рассылки ключевых отчётов ответственным сотрудникам — в типовых конфигурациях это делается через механизм рассылки отчётов. Руководитель получает картину по запасам и просрочке без ручного формирования.

Частые вопросы

Можно ли вести продукты питания в 1С без учёта серий?

Технически можно, если отключить серии в виде номенклатуры, но тогда программа не будет знать сроки годности конкретных партий, FEFO работать не будет, и просрочку вы сможете выявить только при ручной ревизии полки. Для скоропорта серийный учёт практически обязателен.

Как списать просроченные продукты?

Оформите документ «Списание товаров», укажите конкретные серии просроченной продукции, причину списания и статью расходов. На основании документа распечатайте акт на списание и подпишите у ответственных лиц. Списывайте регулярно, а не одной суммой в конце месяца.

Почему в отчётах отрицательные остатки?

Чаще всего продажа проведена раньше поступления по времени или товар продан с другого склада. Проверьте хронологию документов по проблемной позиции через отчёт «Движение товара», проведите поступление раньше продажи или исправьте склад в документе. Работа «в минус» искажает себестоимость всех последующих продаж.

Как учитывать весовые продукты, если фасуем сами?

Приёмку делайте в килограммах, фасовку оформляйте документом «Сборка товаров»: из весового товара получается фасованная позиция с заданным весом упаковки. Коды для весовых этикеток настраиваются в обмене с торговым оборудованием.

Нужна ли отдельная программа для общепита?

Если только продаёте готовые продукты — достаточно «1С:Розницы» или «Управления торговлей». Если готовите блюда из ингредиентов, нужны калькуляционные карты и списание по нормам закладки — это есть в «1С:Общепит» и отраслевых решениях на базе типовых конфигураций.

Как настроить автоматический заказ продуктов по остаткам?

В «1С:Управление торговлей» задайте для номенклатуры минимальный и максимальный запас, затем используйте рабочее место «Формирование заказов поставщикам»: программа рассчитает потребность с учётом текущих остатков и средних продаж. Для скоропорта ориентируйтесь на короткий горизонт заказа, чтобы не накапливать лишний запас.