Как вести складской учет в 1С Предприятие

Складской учет в 1С:Предприятие строится вокруг документов движения товаров: поступлений, отгрузок, перемещений и списаний. Каждая операция изменяет регистры, из которых система в любой момент показывает остатки по каждому складу, номенклатуре и при необходимости партии или серии. Если документы оформляются последовательно и без «заднего числа», расхождения между учетными и фактическими остатками сводятся к минимуму.

Статья ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерию (в части простого складского учета). Названия пунктов меню могут незначительно отличаться между версиями, но логика работы везде одинаковая: настроить справочники, оформлять движения документами, регулярно сверять остатки с фактом.

Ниже разобран полный цикл: от создания склада и включения нужных опций до инвентаризации и типовых ошибок, которые приводят к отрицательным остаткам и разрывам в учете.

Шаг 1. Включение складского учета и создание складов

Первое действие — проверить функциональность программы. В Управлении торговлей и ERP перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Здесь включаются ключевые опции: несколько складов, ордерная схема, статусы документов, учет по сериям и упаковкам. В 1С:Бухгалтерии аналогичная настройка находится в «Администрирование» → «Параметры учета» → «Склад».

Далее создайте сами склады в одноименном справочнике. Для каждого склада укажите тип: оптовый, розничный, торговый зал, неавтоматизированная торговая точка. Тип влияет на доступные документы и способ учета — например, для розничного склада возможен суммовой учет, а для оптового ведется только количественно-суммовой.

Ордерная схема: когда она нужна

Ордерная схема разделяет финансовые и складские документы: менеджер оформляет «Реализацию товаров», а кладовщик на ее основании создает «Расходный ордер на товары» по факту отгрузки. Это удобно на крупном складе, где отгружает не тот человек, который выставляет документы покупателю. Для небольшой компании ордерная схема часто избыточна — она удваивает количество документов и требует контроля расхождений между ордерами и накладными.

Шаг 2. Подготовка номенклатуры и начальных остатков

Складской учет невозможен без корректного справочника номенклатуры. Для каждой товарной позиции укажите вид номенклатуры (товар, услуга, набор), единицу измерения, при необходимости — характеристики (размер, цвет) и серии (для товаров со сроком годности). Именно настройки вида номенклатуры определяют, будет ли по позиции вестись учет остатков на складах.

Если вы начинаете работу в программе не «с нуля», введите начальные остатки. В Управлении торговлей для этого служит документ «Установка начальных остатков» или помощник ввода остатков в разделе «Начало работы». В 1С:Бухгалтерии остатки вводятся через «Главное» → «Помощник ввода остатков». Каждую позицию вводят с количеством, себестоимостью и складом.

Шаг 3. Оформление поступления товаров

Любое увеличение остатка должно проходить документом. Основной документ — «Поступление товаров и услуг» (в УТ — «Приобретение товаров и услуг»). В нем указывают поставщика, склад, табличную часть с товарами, количеством и ценами. После проведения остаток на складе увеличивается, а себестоимость товара фиксируется в регистрах.

При работе с ордерной схемой кладовщик дополнительно оформляет «Приходный ордер на товары» по факту физического приема. Расхождение между накладной и ордером видно в отчете «Оформление накладных и ордеров» — это рабочий инструмент контроля, а не ошибка.

1. 1
   Создайте документ «Поступление товаров и услуг» от фактической даты прихода
2. 2
   Заполните поставщика, договор и склад-получатель
3. 3
   Добавьте товары: количество, цены, ставки НДС — по данным документов поставщика
4. 4
   Проверьте итоговую сумму документа с накладной поставщика
5. 5
   Проведите документ и сверьте остаток отчетом «Остатки товаров на складах»

Шаг 4. Отгрузка и списание товаров со склада

Уменьшение остатков оформляется двумя основными документами. Продажа покупателю — «Реализация товаров и услуг»: документ списывает товар с указанного склада, рассчитывает себестоимость и формирует выручку. Внутреннее израсходование — «Списание товаров» (или «Внутреннее потребление» в ERP): используется для брака, хознужд, образцов.

Ключевой момент — контроль остатков при проведении. В настройках программы можно запретить отрицательные остатки: тогда документ, списывающий больше, чем есть на складе, просто не проведется. Это базовая защита от ошибок, и отключать ее стоит только осознанно — например, на период массовой загрузки данных с последующей обязательной сверкой.

Шаг 5. Перемещения между складами

Перемещение товара между своими складами оформляется документом «Перемещение товаров». В нем указывают склад-отправитель и склад-получатель. Важно понимать: перемещение не меняет общий остаток компании, оно лишь переносит товар между аналитиками. Себестоимость при этом сохраняется.

Если склады территориально разнесены и товар едет несколько дней, используйте статусы перемещения или документ «Передача товаров между организациями» при смене собственника. Товар «в пути» при этом не должен числиться ни на одном из складов отгрузки-получения — для этого в программах есть специальные механизмы транзита, либо промежуточный склад «В пути».

Шаг 6. Инвентаризация и сверка остатков

Инвентаризация в 1С оформляется тремя документами, которые работают как цепочка. «Инвентаризационная опись» фиксирует учетные остатки на дату и содержит поля для ввода фактического количества. На ее основании создаются «Оприходование излишков» и «Списание недостачи» — только эти документы реально меняют остатки.

Периодичность инвентаризаций зависит от оборота склада: при активной торговле разумна ежемесячная выборочная сверка по группам товаров (abc-анализ: дорогие позиции — чаще) и полная инвентаризация минимум раз в год перед годовой отчетностью.

Контрольные точки

Как проверить результат инвентаризации

Расхождения в описи

Норма

Небольшие расхождения по штучным позициям с понятной причиной

Тревожный признак

Массовые расхождения по всем позициям — вероятно, не все документы проведены

Остаток после оприходования и списания

Норма

Учетный остаток равен фактическому по каждой позиции

Тревожный признак

Остаток не совпадает — проверьте дату документов и склад

Движения за период инвентаризации

Норма

На время пересчета отгрузка по складу остановлена

Тревожный признак

Во время подсчета проводились реализации — данные недостоверны

Шаг 7. Отчеты для ежедневного контроля склада

Ежедневный контроль строится на нескольких типовых отчетах. «Остатки товаров на складах» — текущее сальдо по всем позициям. «Движения товара» — картотека по конкретной номенклатуре: кто и когда приходовал и отгружал. «Ведомость по товарам на складах» — обороты за период в разрезе складов. Для поиска проблем есть отчет «Отрицательные остатки» (в ряде конфигураций — контроль в рабочем месте кладовщика).

Практическое правило: расхождение между учетом и фактом почти всегда объясняется одним из трех — непроведенный документ, документ с неверным складом, документ с неверной датой. Отчет по движениям позиции с расшифровкой до документов позволяет найти причину за считанные минуты.

Заведите правило: в конце каждого рабочего дня кладовщик или оператор проверяет отчет по отрицательным остаткам и незакрытые ордера. Пятиминутная ежедневная сверка экономит часы работы при годовой инвентаризации.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Один склад и один человек оформляет и отгружаетРаботайте без ордерной схемы — только накладными

Менеджеры выставляют документы, а кладовщики отгружают физическиВключите ордерную схему и контролируйте расхождения накладных и ордеров

Товары со сроком годности или гарантийными номерамиВключите учет по сериям в виде номенклатуры до первого поступления

Нужен учет по размерам и цветамИспользуйте характеристики номенклатуры, а не отдельные позиции

Частые вопросы о складском учете в 1С

Можно ли изменить остаток на складе вручную, без документа?

Нет, и делать этого не стоит. Остатки в 1С — это результат проведенных документов, а не редактируемое поле. Любая корректировка оформляется документом: оприходованием, списанием или корректировкой поступления. Ручная правка регистров нарушает связность данных и приводит к расхождениям с бухгалтерским учетом.

Что делать, если документ не проводится из-за нехватки товара?

Сначала проверьте отчет «Остатки товаров на складах» на дату и время документа: возможно, поступление проведено позже по времени или оформлено на другой склад. Если товар реально был, но не оприходован — введите поступление задним числом и перепроведите отгрузку. Не отключайте контроль остатков как способ «решить» проблему.

Как исправить ошибочно проведенный документ?

Если по документу нет связанных движений и он не в закрытом периоде — распроведите его, исправьте и проведите заново. Если период закрыт или по документу есть последующие движения (оплата, ордер), создайте корректировочный документ: «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации». Удаление проведенных документов в рабочей базе — плохая практика.

Чем перемещение отличается от передачи между организациями?

Перемещение — это движение товара между складами одной организации: собственник не меняется, бухгалтерских проводок по реализации нет. Передача между организациями оформляется, когда товар переходит другому юридическому лицу вашей группы — это уже продажа с налоговыми последствиями, даже если физически товар остался в том же помещении.

Нужно ли вести партионный учет на складе?

Партионный учет (по документам поступления) нужен, если важна точная себестоимость каждой партии, требуется прослеживаемость или действуют требования по маркировке. Метод списания — FIFO или средняя — задается в учетной политике. Для большинства торговых компаний FIFO по партиям является стандартным выбором, но он требует аккуратного ввода поступлений реальными датами.