Как списать товар в 1С:Предприятие

Списание товара в 1С:Предприятие выполняется, когда товар нельзя продать или использовать: порча, бой, истёкший срок годности, недостача по итогам инвентаризации, передача на собственные нужды. Операция оформляется отдельным складским документом, чтобы остатки в программе совпали с фактическими, а себестоимость списанного товара корректно ушла на расходы.

Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации: «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация», «ERP» или «Бухгалтерия предприятия». Логика везде одинаковая: сначала определяют причину списания, затем создают документ, подбирают товары, указывают статью расходов и статью активов/пассивов, после чего проводят документ и проверяют проводки и остатки.

Ниже разобраны два основных способа — прямое списание документом и списание по результатам инвентаризации, а также настройка счетов учёта, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых списание не проводится или искажает отчётность.

Когда требуется списание и какие документы используются

Списание — это не продажа и не перемещение: товар покидает учёт без поступления денег. Типовые причины: порча при хранении, бой, истёкший срок годности, недостача, выявленная инвентаризацией, передача образцов на тестирование или на собственные нужды, утилизация брака. От причины зависит статья расходов и налоговый учёт: например, недостача сверх норм естественной убыли отражается иначе, чем списание в пределах норм.

В конфигурациях на базе «Управление торговлей 11» и ERP используются документы «Списание товаров» (ручное списание), «Пересчёт товаров» и «Списание недостач товаров» (по итогам инвентаризации), а также «Внутреннее потребление» для расхода на собственные нужды. В «1С:Бухгалтерии 8» применяется документ «Списание товаров» из раздела «Склад».

Прямое списание документом «Списание товаров»

Этот способ подходит, когда причина известна сразу и инвентаризация не требуется: разбили товар при разгрузке, обнаружили порчу при приёмке качества. Порядок действий в «Управлении торговлей 11»:

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации и пересортица» или «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите склад, с которого списывается товар, и организацию.
3. 3
   На вкладке «Товары» добавьте позиции вручную или через подбор, укажите количество; при учёте по сериям и характеристикам заполните их обязательно.
4. 4
   На вкладке «Дополнительно» выберите статью расходов и аналитику (например, «Потери от порчи товаров»), при необходимости — подразделение.
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Отчёты по документу» или через проводки.

Если документ не проводится, чаще всего причина — отрицательные остатки: списываемого количества нет на складе по данным программы. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» по конкретной номенклатуре, складу и, если ведётся, характеристике и серии. Расхождение почти всегда означает, что приход оформлен на другой склад или с другой характеристикой.

В «1С:Бухгалтерии 8» документ находится в разделе «Склад» → «Списание товаров». Здесь дополнительно указывается счёт списания (например, 44 «Расходы на продажу» или 91.02 «Прочие расходы») и субконто — статья затрат или прочих доходов и расходов. От выбора счёта зависит, как сумма попадёт в отчёт о финансовых результатах.

Списание по итогам инвентаризации

Если недостача выявлена при пересчёте, списывать товар «вручную» неправильно: нужно зафиксировать сам факт инвентаризации, чтобы расхождения были документально обоснованы. В «Управлении торговлей 11» цепочка выглядит так: «Приказ на проведение пересчёта товаров» → «Пересчёт товаров» → «Списание недостач товаров» (а излишки оформляются документом «Оприходование излишков товаров»).

В документе «Пересчёт товаров» вносят фактическое количество; программа автоматически считает отклонение от учётного остатка. На основании пересчёта кнопкой «Создать на основании» формируется «Списание недостач товаров» — в него попадают только позиции с отрицательным отклонением. Статью расходов и аналитику (например, материально ответственное лицо, если недостача относится на виновника) заполняют в шапке или табличной части.

Настройка статей расходов и счетов учёта

Статья расходов определяет, куда в управленческом и регламентированном учёте попадёт стоимость списанного товара. В «Управлении торговли» статьи расходов создаются в разделе «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов». Для статьи задают тип расходов, вариант распределения и правило отражения в регламентированном учёте (счёт и субконто).

Типовые варианты: «Потери от порчи и боя товаров» — на расходы на продажу; «Недостачи в пределах норм естественной убыли» — на расходы; «Недостачи сверх норм» — на прочие расходы или на виновное лицо. Если статья настроена с вариантом распределения «Не распределять» и не относится на финансовый результат, сумма зависнет в расчётах и исказит себестоимость.

Проверка результата после списания

После проведения документа убедитесь, что операция отразилась правильно. Во-первых, откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и проверьте, что количество по списанной позиции уменьшилось ровно на списанное, а отрицательных остатков не появилось. Во-вторых, посмотрите проводки документа: по дебету должен стоять выбранный счёт расходов, по кредиту — счёт учёта товаров (обычно 41).

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по позиции в отчёте по складу

Норма

Уменьшился на списанное количество, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус — документ не проведён или списан с другого склада

Проводки документа

Норма

Дт счёта расходов — Кт 41 на себестоимость списанного

Тревожный признак

Проводок нет, счёт пустой или сумма нулевая — проверьте настройку статьи расходов и заполнение склада

Отчёт «Себестоимость товаров» / валовая прибыль

Норма

Списанная сумма не попадает в себестоимость продаж

Тревожный признак

Списание искажает валовую прибыль — выбрана неверная статья или документ оформлен как реализация

Если списание делалось по инвентаризации, дополнительно сверьте, что излишки оприходованы отдельным документом, а не «заметены» в пересортицу без оснований. Пересортица (документ «Пересортица товаров») применяется только когда недостача одной позиции компенсируется излишком другой по решению ответственных лиц.

Типичные ошибки при списании товара

Отдельная частая ситуация — списание товара с истёкшим сроком годности при включённом учёте по сериям. Если серия не указана, программа не сможет списать конкретную партию, а по отчётам о сроках годности товар продолжит «висеть». Всегда заполняйте серии в документе списания теми же значениями, что и в приходе.

Перед массовым списанием сделайте копию базы или сначала проведите документ на одной позиции и проверьте проводки. Если статья расходов настроена неверно, ошибку проще исправить до того, как списаны сотни строк.

Часто задаваемые вопросы

Чем списание отличается от возврата поставщику?

Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» и отражает передачу товара контрагенту с корректировкой взаиморасчётов. Списание — это выбытие товара без контрагента: стоимость уходит на расходы организации или на виновное лицо. Если товар бракованный, но поставщик его принимает, нужен возврат, а не списание.

Как списать товар, которого нет на остатке по программе?

Никак — документ не проведётся при контроле остатков. Сначала найдите причину расхождения: проверьте, на какой склад, характеристику или серию оприходован товар, не оформлен ли приход более поздней датой. Иногда нужно сначала ввести оприходование по итогам инвентаризации, а уже потом списание.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании?

Зависит от причины. При списании в пределах норм естественной убыли или при порче, подтверждённой документально, НДС обычно не восстанавливается; при недостачах и хищениях вопрос спорный и решается с бухгалтером с учётом позиции налоговой. В 1С восстановление оформляется отдельным документом «Восстановление НДС» или ручной операцией.

Можно ли списать товар задним числом?

Технически — да, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но списание прошлым периодом пересчитает себестоимость продаж того месяца, поэтому после него нужно перепровести документы расчёта себестоимости (выполнить закрытие месяца заново) и оценить влияние на сданную отчётность.

Как оформить передачу товара на собственные нужды?

Используйте документ «Внутреннее потребление» (в УТ 11 / ERP) или «Требование-накладная» (в Бухгалтерии). В отличие от списания, здесь указывается подразделение-получатель и статья расходов направления деятельности, что корректно отражает расход в затратах подразделения.

Что делать, если при списании ошибка «Недостаточно товара на складе»?

Откройте отчёт по остаткам с детализацией до склада, характеристики и серии и сравните с данными документа. Чаще всего не совпадает характеристика, серия или склад. Если остаток есть, но документ не видит его — проверьте, не зарезервирован ли товар под заказы: сначала снимите резерв.