Торговля и Склад · 9 мин
1С Касса: как посмотреть продажи за смену, день и период
Как посмотреть продажи в 1С: через кассу, Z-отчёты, отчёты о розничных продажах и аналитику. Пошаговые инструкции для кассира и руководителя.
Посмотреть продажи в 1С можно несколькими способами — и выбор зависит от того, кто смотрит и что именно нужно узнать. Кассиру обычно достаточно X-отчёта и Z-отчёта прямо на кассовом рабочем месте. Менеджеру или руководителю нужны отчёты о розничных продажах, валовой прибыли и остатках. Бухгалтеру — документы «Отчёт о розничных продажах» и сверка с выручкой.
Ниже разобраны все основные сценарии для типовых конфигураций: «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая: сначала определяете период и кассу, затем открываете нужный отчёт или документ.
Важно понимать разницу между оперативными данными на кассе и учётными данными в системе. Чеки, пробитые за смену, попадают в отчёты после закрытия смены или по мере обмена с фискальным регистратором — поэтому цифры «здесь и сейчас» и в конце дня могут отличаться.
Как посмотреть продажи за текущую смену на кассе
Если вы работаете за кассой в режиме РМК (рабочее место кассира), самый быстрый способ увидеть выручку — сформировать X-отчёт. Это промежуточный отчёт без гашения: он показывает сумму продаж, возвратов, наличных и безналичных оплат с момента открытия смены, но смену не закрывает.
Порядок действий в типовой «1С:Розница»: откройте РМК, нажмите кнопку «Сервис» или «Отчёты» (в зависимости от настройки интерфейса), выберите «X-отчёт». Отчёт печатается на фискальном регистраторе и одновременно отображается на экране. Данные в нём берутся из фискального накопителя, поэтому они всегда совпадают с тем, что ушло в ОФД.
Дополнительно в РМК можно посмотреть список пробитых чеков за смену: меню «Чеки» или «История чеков». Там видны номера чеков, суммы, типы оплаты и статусы. Это удобно, когда нужно найти конкретную покупку или проверить, прошёл ли чек по карте.
- 1Откройте рабочее место кассира (РМК)
- 2Нажмите «Сервис» или «Отчёты» в меню РМК
- 3Выберите «X-отчёт (без гашения)»
- 4Дождитесь печати на фискальном регистраторе
- 5Сверьте суммы на экране с лентой: продажи, возвраты, наличные и безнал
Z-отчёт: как посмотреть итоги дня
Z-отчёт — это отчёт с гашением, который формируется при закрытии кассовой смены. Он фиксирует итоговые суммы: общую выручку, разбивку по наличным и безналичным, возвраты, сумму скидок и налоги. После закрытия смены данные из Z-отчёта автоматически формируют документ «Отчёт о розничных продажах» в учётной системе.
Чтобы посмотреть Z-отчёт за прошедшие даты, откройте раздел «Продажи» (или «Розничные продажи») → «Кассовые смены». В списке найдите нужную смену по дате и кассе ККМ — там видны статус смены, сумма выручки и ссылка на связанный отчёт о розничных продажах. Открыв смену, можно распечатать копию Z-отчёта.
Если смена не закрыта, итоговые данные за день в учётных отчётах будут неполными. Это частая причина расхождений: кассир забыл закрыть смену, а руководитель смотрит отчёт и видит заниженную выручку.
Отчёт «Розничные продажи» — основной инструмент анализа
Для просмотра продаж за произвольный период в «1С:Розница» и «1С:Управление торговлей» используйте отчёт «Розничные продажи» (в УТ он может называться «Выручка и себестоимость продаж» или находиться в разделе «Отчёты по продажам»). Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты» → «Розничные продажи», задайте период и нажмите «Сформировать».
Отчёт показывает продажи в разрезе товаров, магазинов, касс и дней. В настройках (кнопка «Настройки» или «Все настройки») можно изменить группировки: например, вывести продажи по кассирам, по часам или по группам товаров. Это полезно, чтобы понять, какой товар даёт основную выручку и в какое время магазин загружен.
Обратите внимание: отчёт строится по проведённым документам «Отчёт о розничных продажах» и «Чек ККМ». Если часть чеков не загрузилась в систему (например, из-за сбоя обмена с кассой), суммы будут занижены. При расхождениях сначала проверьте журнал чеков ККМ.
Журнал документов: чеки и отчёты о розничных продажах
Все пробитые чеки хранятся в журнале «Чеки ККМ» (раздел «Продажи» → «Чеки ККМ» или «Розничные продажи» → «Чеки»). Здесь можно отфильтровать чеки по дате, кассе, кассиру, сумме или статусу. Двойной клик открывает чек с полным составом: товары, цены, скидки, тип оплаты.
Документы «Отчёт о розничных продажах» создаются автоматически при закрытии смены и содержат сводные данные: проданные товары, суммы по наличным и безналу, возвраты. Найти их можно в разделе «Продажи» → «Отчёты о розничных продажах». Именно эти документы списывают товар со склада и формируют выручку в учёте.
Практический приём: если нужно быстро проверить, все ли продажи попали в учёт, сравните количество чеков в журнале за день с количеством чеков в личном кабинете ОФД. Совпадение чисел — хороший признак, что обмен работает корректно.
Как посмотреть прибыль и продажи по товарам
Выручка — это ещё не прибыль. Чтобы увидеть маржинальность, в «1С:Управление торговлей» откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Валовая прибыль». В «1С:Розница» аналогичный отчёт называется «Валовая прибыль» или «Оценка рентабельности продаж» и находится в разделе «Анализ» или «Отчёты».
Отчёт показывает выручку, себестоимость и валовую прибыль по каждому товару или группе. Учтите ограничение: себестоимость рассчитывается корректно только если ведётся складской учёт и вовремя проводятся документы закупки. Если товар оприходован «задним числом» или со склада списано больше, чем было, цифры по прибыли будут искажены.
Для анализа ассортимента полезны отчёты «Анализ продаж» и ABC-анализ: они показывают, какие товары дают основной оборот, а какие залежались. Это уже инструменты категорийного менеджмента, но доступны они тем же способом — через раздел отчётов.
Какой инструмент выбрать
Быстрая сверка выручки за смену без закрытия. Не показывает состав продаж по товарам.
Итоги дня с гашением, официальные данные для сверки. Доступен только после закрытия смены.
Гибкий анализ за любой период по товарам, кассам, кассирам. Требует корректной загрузки чеков в систему.
Рентабельность по товарам. Зависит от правильности себестоимости и складского учёта.
Частые ошибки и расхождения при просмотре продаж
Самая распространённая ситуация: суммы в отчёте 1С не совпадают с данными ОФД или банковской выпиской по эквайрингу. Причины обычно такие: незакрытая смена, чеки пробиты на другой кассе, сбой обмена с фискальным регистратором, либо возвраты оформлены отдельными документами и не попали в выбранный период.
Вторая типичная ошибка — смотреть продажи по неправильной кассе или магазину. В отчётах всегда проверяйте отбор: если в базе несколько торговых точек, отчёт по умолчанию может строиться по всем сразу или, наоборот, только по одной.
Третья причина расхождений — непроведённые документы. Если «Отчёт о розничных продажах» создан, но не проведён (например, из-за ошибки «недостаточно товара на складе»), продажи не попадут в отчёты. Проверяйте журнал документов на наличие непроведённых строк.
Как проверить корректность данных
Все смены закрыты, есть Z-отчёты
Есть открытые смены за прошлые даты
Количество и суммы совпадают
Чеки в ОФД есть, а в 1С отсутствуют
Все документы проведены без ошибок
Есть непроведённые документы с ошибками остатков
FAQ
Как посмотреть продажи конкретного кассира?
Сформируйте отчёт «Розничные продажи» и в настройках добавьте группировку или отбор по полю «Кассир» (ответственный). Либо откройте журнал «Чеки ККМ» и установите отбор по нужному сотруднику — в списке будут только его чеки с итоговой суммой.
Почему в отчёте нет продаж за сегодня, хотя чеки пробивали?
Чаще всего смена ещё не закрыта и документ «Отчёт о розничных продажах» не создан. Сформируйте X-отчёт на кассе для оперативных данных, а для учётных — дождитесь закрытия смены. Также проверьте, не сбился ли обмен с фискальным регистратором.
Можно ли посмотреть продажи по часам?
Да, если в отчёте «Розничные продажи» или «Анализ продаж» добавить группировку по часам (доступно в расширенных настройках варианта отчёта). Если стандартная настройка не даёт такой группировки, данные можно получить через консоль отчётов или внешний отчёт.
Как выгрузить продажи в Excel?
В любом табличном отчёте 1С нажмите «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат «Лист Excel» (xlsx). Также работает кнопка «Ещё» → «Вывести список» в журналах документов — таблицу можно скопировать в Excel.
Данные в 1С и в ОФД различаются — что делать?
Приоритет у данных фискального накопителя и ОФД. Проверьте: все ли смены закрыты в 1С, нет ли чеков, пробитых в автономном режиме и не загруженных в систему, и совпадает ли период отборов. Расхождения устраняйте через загрузку чеков с кассы или корректировочные документы.
Что важно запомнить
Оперативную выручку смотрите через X-отчёт на кассе, итоги дня — через Z-отчёт и кассовые смены, аналитику за период — через отчёт «Розничные продажи» и «Валовая прибыль». Перед выводами проверяйте, что смены закрыты, документы проведены, а данные в 1С совпадают с ОФД.