Как выписать товарную накладную в 1С

Товарная накладная в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные)» в конфигурациях «Управление торговлей» и «Бухгалтерия предприятия». Документ одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печатной формы ТОРГ-12 или УПД. Порядок действий в типовых конфигурациях практически одинаков, отличается только расположение разделов меню.

Перед созданием накладной убедитесь, что в базе заполнены справочники: карточка контрагента с реквизитами, номенклатура с единицами измерения и ставками НДС, договор с покупателем. Если каких-то данных нет, программа позволит создать их «на лету» прямо из документа, но корректнее заполнить справочники заранее — это снизит риск ошибок в печатной форме и в учёте.

Где находится документ реализации в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» путь к документу: раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Кнопка «Создать» предложит выбрать вид документа — «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». Для отгрузки товара выбирайте первый вариант.

В «1С:Управление торговлей 11» документ находится в разделе Продажи → Реализации товаров и услуг. Здесь реализация часто создаётся на основании заказа клиента — тогда табличная часть заполняется автоматически, а вам остаётся проверить количество и цены.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «ERP» логика та же: документ называется «Реализация товаров и услуг» и доступен из рабочего места продаж. Если у вас нетиповая или сильно доработанная конфигурация, названия кнопок могут отличаться — ищите документ через полнотекстовый поиск по слову «реализация».

Создание накладной шаг за шагом

Откройте список документов реализации и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента-покупателя, договор и склад отгрузки. От выбранного договора зависят условия оплаты, валюта расчётов и порядок расчёта НДС.

Перейдите к табличной части «Товары». Добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или подбором — кнопка «Подобрать товары» открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами, что удобнее при большом перечне. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные) и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид операции «Товары (накладная)»
3. 3
   Заполните организацию, покупателя, договор и склад
4. 4
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество, цены и НДС
5. 5
   Нажмите «Провести» — документ спишет товар и сформирует проводки
6. 6
   Через кнопку «Печать» выведите ТОРГ-12 или УПД
7. 7
   Проверьте остатки по складу и движения документа

Проверьте итоговые суммы внизу документа и нажмите «Провести». Если программа выдала ошибку — например, «недостаточно товара на складе» — не отключайте контроль остатков, а разберитесь с причиной: возможно, товар не оприходован или выбран не тот склад.

Заполнение ключевых полей без ошибок

Покупатель и грузополучатель. Если товар забирает сам покупатель — грузополучатель совпадает с контрагентом. Если доставка идёт третьему лицу или на другой адрес, заполните поле «Грузополучатель» отдельно, иначе в ТОРГ-12 попадут неверные данные.

НДС. Ставка НДС подтягивается из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке. Сверьте, чтобы в шапке документа был правильно установлен признак «Цена включает НДС» — от этого зависит расчёт суммы и вид печатной формы. Ошибка здесь приводит к расхождениям с покупателем и проблемам при сверке.

Дата документа. Дата накладной определяет период списания товара и момент возникновения обязательств по НДС. Не ставьте дату «задним числом» в закрытом периоде: если период закрыт для редактирования, программа либо запретит проведение, либо движения попадут не туда, куда вы ожидаете.

Печать ТОРГ-12, УПД и других форм

После проведения нажмите кнопку «Печать» в шапке документа. В типовых конфигурациях доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15)» и счёт-фактура. Выберите нужную — форма откроется в режиме предпросмотра.

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и сейчас используется чаще ТОРГ-12, особенно при электронном документообороте. Если покупатель работает по ЭДО, выбирайте УПД и отправляйте его через встроенный обмен (кнопка «ЭДО»), а не распечатывайте бумажный экземпляр.

Какую форму выбрать

ТОРГ-12

Классическая товарная накладная для бумажного документооборота. Счёт-фактура оформляется отдельно.

УПД

Объединяет накладную и счёт-фактуру. Подходит для ЭДО и сокращает число документов в обороте.

М-15

Для отпуска материалов на сторону без продажи, например при передаче на переработку.

Перед выводом на принтер проверьте предпросмотр: подписи руководителя и главного бухгалтера подтягиваются из карточки организации, ответственное лицо за отпуск — из поля документа. Если подписи пустые, заполните данные в разделе «Реквизиты организации», иначе придётся подписывать вручную на каждом экземпляре.

Проверка результата после проведения

Откройте проведённый документ и нажмите «Показать проводки и движения документа» (кнопка Дт/Кт). В бухгалтерской конфигурации должны сформироваться проводки по дебету 62 счёта и кредиту 90.01 на сумму продажи, а также списание себестоимости по дебету 90.02 и кредиту 41 (или 43). Точные счета зависят от настроек учётной политики.

Затем сверьтесь с отчётом «Остатки товаров на складах» (в бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по 41 счёту): количество отгруженного товара должно уменьшиться ровно на отпущенное. Появление «красных» остатков означает, что товар списан без поступления — такую ситуацию нужно исправить документом оприходования или корректным вводом остатков, а не оставлять как есть.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа

Норма

Есть проводки по реализации и списанию себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет или документ проведён без движений — проверьте настройки учёта

Остатки по складу

Норма

Остаток уменьшился на отгруженное количество, отрицательных значений нет

Тревожный признак

Появились минусы — товар не был оприходован или выбран не тот склад

Печатная форма

Норма

Реквизиты сторон, суммы и НДС совпадают с документом, подписи заполнены

Тревожный признак

Пустые подписи, неверный грузополучатель или расхождение сумм

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — проведение накладной при недостатке товара на складе. Причина обычно в том, что поступление ещё не внесено в базу или проведено на другой склад. Решение: ввести документ поступления корректной датой и перепровести реализацию, а не отключать контроль остатков в настройках.

Вторая распространённая ошибка — неверная цена, подтянувшаяся из устаревшего вида цен. Перед проведением сверяйте суммы с коммерческим предложением или счётом на оплату. Если цены ведутся документом «Установка цен номенклатуры», обновите его перед отгрузкой.

Третья группа ошибок связана с исправлениями. Если накладная уже передана покупателю, не редактируйте её напрямую — создайте документ «Корректировка реализации» (кнопка «Создать на основании»). Он корректно отразит изменения в учёте НДС и сформирует корректировочный счёт-фактуру.

Если отгрузок много, создавайте реализации на основании счетов на оплату или заказов — табличная часть заполнится автоматически, а связь документов упростит сверку оплат и долгов по покупателю.

Частые вопросы

Можно ли выписать накладную без договора с покупателем?

Технически программа позволяет провести документ без договора, если в настройках не включён обязательный контроль. Но для корректного учёта расчётов и правильного заполнения печатных форм договор лучше создать — даже если это типовой договор поставки с минимальным набором условий.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?

УПД совмещает накладную и счёт-фактуру в одном документе, ТОРГ-12 — только накладная, счёт-фактура оформляется отдельно. Для электронного документооборота стандартно используется УПД; для бумажного оборота допустимы оба варианта, но УПД сокращает количество подписываемых документов.

Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?

Если документ ещё не передан покупателю — откройте его, исправьте и перепроведите. Если покупатель уже получил накладную или она ушла по ЭДО, создайте «Корректировку реализации» на основании исходного документа. Прямое редактирование в этом случае приведёт к расхождениям в учёте у обеих сторон.

Почему программа не даёт провести накладную и пишет про остатки?

Контроль остатков обнаружил, что на выбранном складе недостаточно товара. Проверьте отчётом «Остатки товаров на складах», оприходован ли товар, на тот ли склад он поступил и не списан ли он другим документом. Отключать контроль в настройках следует только как временную меру с последующим разбором причин.

Как выписать накладную на основании счёта на оплату?

Откройте документ «Счёт на оплату покупателю» и нажмите «Создать на основании → Реализация (акты, накладные)». Покупатель, договор и таблица товаров заполнятся автоматически. Останется выбрать склад, проверить цены и провести документ.

Можно ли распечатать накладную без проведения документа?

В большинстве конфигураций печать доступна и из записанного, но не проведённого документа. Однако выдавать такую накладную покупателю небезопасно: без проведения товар не списан и проводки не сформированы, поэтому учётные данные могут разойтись с бумажным документом.