Как вести учет товаров в 1С: практическое руководство

Учет товаров в 1С строится вокруг трех базовых элементов: справочника номенклатуры, складских документов и регистров остатков. Каждое движение товара — поступление от поставщика, продажа, перемещение между складами или списание — оформляется документом, который автоматически меняет остатки и формирует проводки. Ручные правки остатков минуя документы — главный источник расхождений между учетом и фактическим складом.

В статье разобрана практическая схема работы в типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Логика в 1С:Бухгалтерии похожа, но набор складских документов там урезан: нет ордерного склада и расширенных статусов. Прежде чем заводить первый товар, определите, какие склады у вас есть, нужен ли учет по сериям и характеристикам, и как вы будете оценивать себестоимость.

Выбор конфигурации и начальная настройка

Для полноценного складского учета подходят 1С:Управление торговлей, Комплексная автоматизация и ERP. В 1С:Бухгалтерии можно вести количественный учет товаров, но нет заказов поставщикам, ордерной схемы, серий и резервирования — для торговой компании этого обычно недостаточно. Если учет ведется и в бухгалтерии, и в торговой программе, настройте синхронизацию, чтобы не вводить документы дважды.

Первым шагом в разделе настроек (НСИ и администрирование) включите нужные функциональные опции: учет по нескольким складам, характеристикам номенклатуры, сериям, ордерный склад, если он используется. Отключить эти опции после начала работы сложнее, чем включить, поэтому решайте до ввода первых документов. Затем заведите склады в одноименном справочнике: оптовый, розничный, транзитный — с указанием типа ценообразования и порядка оформления документов.

Заведение номенклатуры: карточка товара

Справочник «Номенклатура» — фундамент учета. Каждая позиция товара заводится один раз и далее используется во всех документах. Дубли карточек («Товар А», «Товар А (нов)», «товар а») приводят к раздробленным остаткам и искаженной себестоимости, поэтому перед созданием новой позиции ищите существующую по наименованию и артикулу.

В карточке укажите вид номенклатуры (товар, услуга, набор), единицу измерения, ставку НДС и артикул. Если товар отличается по размеру или цвету, заведите одну карточку и настройте характеристики — так остатки будут детализироваться без плодения дублей. Для товаров со сроком годности или партийным контролем включите учет по сериям в виде номенклатуры.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и проверьте поиском, нет ли уже такой позиции
2. 2
   Создайте карточку: укажите вид номенклатуры «Товар», наименование, артикул, единицу измерения
3. 3
   Задайте ставку НДС и, при необходимости, характеристики или серии
4. 4
   Назначьте цену через документ «Установка цен номенклатуры»
5. 5
   Проверьте, что товар доступен для выбора в документах поступления

Оприходование товара: поступление и ввод остатков

Основной документ прихода — «Поступление товаров и услуг» (в УТ — «Приобретение товаров и услуг»). В нем указывается поставщик, договор, склад и табличная часть с товарами, количеством и ценами. После проведения товар появляется в остатках, а себестоимость формируется из цен поступления. Если поставщик дает товар с НДС, проверьте корректность счета-фактуры — от этого зависят вычеты.

Начальные остатки на момент старта учета вводятся документом «Ввод начальных остатков» (в Бухгалтерии — через помощник ввода остатков). Не заводите стартовые остатки фиктивным поступлением от несуществующего поставщика: это исказит взаиморасчеты и отчеты по закупкам. В вводе остатков указывайте реальные партии, чтобы себестоимость списаний считалась корректно.

Если настроен ордерный склад, поступление оформляется в два этапа: распоряжение (документ закупки) и фактический приход («Приходный ордер на товары»). Расхождение между распоряжением и ордером видно в отчете по оформлению — это штатный механизм контроля работы кладовщика.

Движение товара: продажа, перемещение, списание

Расход товара при продаже оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Он списывает товар со склада, рассчитывает себестоимость по выбранному методу (FIFO или средняя — задается в учетной политике) и формирует выручку. Контроль остатков при проведении не даст продать товар «в минус», если он включен в настройках; отключать его без необходимости не стоит.

Перемещение между складами оформляется одноименным документом: товар уходит с одного склада и приходит на другой без изменения общей себестоимости. Списание порчи, недостач и использования товаров на собственные нужды — документом «Списание товаров» с указанием статьи расходов. Каждое списание должно иметь хозяйственное основание, иначе при инвентаризации и налоговой проверке возникнут вопросы.

Инвентаризация и работа с расхождениями

Инвентаризация в 1С оформляется документом «Инвентаризация товаров» (в УТ — «Пересчет товаров»). Документ заполняется учетными остатками на дату, фактические количества вносятся по результатам пересчета. Программа автоматически показывает отклонения: излишки оприходуются, недостачи списываются отдельными документами, созданными на основании инвентаризации.

Перед инвентаризацией проведите все складские документы за период и убедитесь, что нет непроведенных реализаций и поступлений — иначе учетные остатки будут неверными и расхождения окажутся ложными. Крупные склады пересчитывайте по зонам или товарным группам, чтобы не останавливать работу целиком.

Отчеты для контроля остатков

Основной рабочий отчет — «Остатки товаров на складах»: показывает текущие остатки в разрезе складов, номенклатуры, характеристик и серий. «Ведомость по товарам на складах» раскрывает движения за период: приход, расход, сальдо начальное и конечное — ей удобно искать, когда и каким документом изменился остаток.

Для анализа эффективности используются «Продажи» (выручка и себестоимость по товарам), «Оценка рентабельности продаж» и отчеты по товарам с нулевыми продажами. Отчет «Товары с отрицательными остатками» или поиск «минусов» в ведомости — ежедневный контрольный инструмент: отрицательный остаток почти всегда означает ошибку в документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчете «Остатки товаров на складах»

Норма

Нет отрицательных позиций, суммы сходятся с данными за прошлый период

Тревожный признак

Минусы по позициям или резкие скачки без документов

Ведомость по товарам за период

Норма

Каждое изменение остатка соответствует проведенному документу

Тревожный признак

Изменения без документов или документы в неожиданное время

Себестоимость в отчете по продажам

Норма

Себестоимость соответствует ценам последних закупок

Тревожный признак

Нулевая или аномально низкая себестоимость — признак продажи «в минус»

Частые вопросы по учету товаров в 1С

Можно ли вести складской учет товаров в 1С:Бухгалтерии?

Можно, если нужен только количественно-суммовой учет: поступление, реализация, перемещение и инвентаризация там есть. Но нет заказов, резервов, ордерного склада и серий. Для торговой компании с активным складом лучше подходят УТ, КА или ERP.

Что делать, если товар продан «в минус»?

Найдите причину через «Ведомость по товарам»: обычно это непроведенное поступление или реализация более ранней датой, чем приход. Проведите недостающее поступление или исправьте даты документов, затем перепроведите реализацию, чтобы пересчиталась себестоимость.

Как объединить дубли номенклатуры?

Используйте типовую обработку «Поиск и замена дублей» (в разделе администрирования). Она заменит дубль на основную карточку во всех документах. Перед запуском сделайте резервную копию базы и проверьте, что остатки после объединения сойдутся.

Какой метод списания себестоимости выбрать?

FIFO точнее отражает стоимость остатков при растущих ценах и используется чаще; средняя проще и допустима для однородных товаров. Метод фиксируется в учетной политике, менять его в середине учетного периода без необходимости не следует.

Как часто проводить инвентаризацию в программе?

Обязательная инвентаризация — перед годовой отчетностью, но для контроля склада практикуют выборочные пересчеты по группам товаров ежемесячно или ежеквартально. Чем чаще пересчет, тем меньше накопленные расхождения и проще поиск их причин.

Нужен ли ордерный склад небольшой компании?

Если документы вводит тот же человек, который принимает и отгружает товар, ордерная схема избыточна. Она оправдана, когда учетчик и кладовщик — разные люди и нужен контроль расхождений между бумажными документами и фактическим движением.