Торговля и Склад · 10 мин
Как сформировать товарную накладную в 1С
Как сформировать товарную накладную в 1С: создание документа реализации, заполнение табличной части, печать ТОРГ-12 и УПД, проверка и исправление ошибок.
Товарная накладная в 1С формируется на основании документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», а в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — через документ «Реализация товаров и услуг». Сама по себе накладная как отдельный документ в базе обычно не создаётся: программа печатает её по данным проведённого документа отгрузки.
Перед формированием накладной убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники: организация (с ИНН, КПП, адресом и банковскими реквизитами), контрагент-покупатель, договор и номенклатура с единицами измерения. Ошибки в этих данных уйдут прямо в печатную форму, и покупатель может отказаться принимать документ.
Ниже разобран полный цикл: от создания документа отгрузки до печати ТОРГ-12 или УПД, проверки результата и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации; названия команд в вашей версии могут немного отличаться.
Какой документ создавать в разных конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерия 8» отгрузка оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)». Найти его можно в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Именно этот документ формирует проводки по списанию себестоимости и начислению выручки, а на его основании печатаются ТОРГ-12, УПД и счёт-фактура.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация» используется документ «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»). Там же доступна цепочка «Заказ клиента» → «Реализация»: накладную удобно создавать на основании заказа, тогда табличная часть заполняется автоматически.
В «1С:Розница» оптовая отгрузка также оформляется реализацией товаров, а в «1С:Управление нашей фирмой» — документом «Расходная накладная». Логика везде одинаковая: проведённый документ отгрузки — источник данных для печатной формы.
Создание документа реализации: пошаговый порядок
Откройте список документов реализации и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)». В шапке документа укажите организацию (если их в базе несколько), контрагента-покупателя и договор. Договор важен: от его вида и настроек зависят счета расчётов, порядок зачёта авансов и возможность отгрузки в кредит.
Заполните склад, с которого выполняется отгрузка. Если склад один, программа обычно подставляет его по умолчанию. Проверьте дату документа: она должна совпадать с фактической датой отгрузки, поскольку попадёт в накладную и повлияет на период отражения выручки и НДС.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид операции «Товары (накладная)»
- 3Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 4Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
- 5Проверьте счета учёта и ставки НДС
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 7Нажмите «Печать» и выберите нужную форму
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (через форму подбора с остатками и ценами). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если цены подставились из прайса или из предыдущей отгрузки — сверьте их с согласованными условиями продажи.
Обратите внимание на единицы измерения: если товар учитывается в штуках, а отгружается коробами, убедитесь, что в карточке номенклатуры настроены упаковки с правильными коэффициентами пересчёта. Иначе в накладной количество будет указано корректно, а спишется со склада неверное количество базовых единиц.
Если отгрузка выполняется по заказу или счёту покупателю, создайте реализацию кнопкой «Создать на основании» прямо из исходного документа — табличная часть, покупатель и цены заполнятся автоматически, а риск расхождений сведётся к минимуму.
Печать ТОРГ-12, УПД и других форм
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В «1С:Бухгалтерии» доступны формы «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», а также транспортная накладная и акты. Выберите нужную — программа сформирует печатную форму с подстановкой реквизитов грузоотправителя, грузополучателя, поставщика и плательщика.
Выбор между ТОРГ-12 и УПД зависит от договорённости с покупателем. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и удобен, когда обе стороны согласны его принимать. ТОРГ-12 привычнее для торговых компаний, но тогда счёт-фактура оформляется отдельно.
Сравнение вариантов
Классическая товарная накладная. Подходит, если покупатель работает с традиционным документооборотом; счёт-фактура оформляется отдельно.
Совмещает накладную и счёт-фактуру, сокращает число документов. Требует согласия покупателя принимать универсальный документ.
Допустима при наличии всех обязательных реквизитов первичного документа; форму нужно утвердить в учётной политике и настроить в программе.
Проверка результата перед отправкой покупателю
Перед подписанием и передачей накладной сверьте ключевые реквизиты: наименование и ИНН/КПП обеих сторон, адреса грузоотправителя и грузополучателя, номер и дату документа, перечень товаров с количеством, ценами и суммами, итоговую сумму и выделенный НДС. Любое расхождение с договором или счётом — повод исправить документ до передачи товара.
Проверьте и учётную сторону: по кнопке «Дт/Кт» (или «Показать проводки») убедитесь, что документ списал товар с правильного склада и счёта учёта, начислил выручку и НДС. Если проводки отсутствуют или счета неверные — накладная распечатается, но учёт будет искажён.
Как проверить результат
ИНН, КПП, адреса и названия совпадают с договором
Устаревший адрес или ИНН из карточки контрагента
Сумма накладной совпадает со счётом или заказом
Расхождения в копейках из-за округления или не той цены
Товар списан с нужного склада, начислены выручка и НДС
Документ не проведён или списание с чужого склада
Исправление и отмена накладной
Если ошибка обнаружена до передачи документа покупателю, исправьте исходный документ реализации и перепечатайте форму. Изменять документ можно только в распроведённом состоянии или если дата не закрыта для редактирования — при установленной дате запрета изменения потребуются соответствующие права.
Когда накладная уже передана покупателю, простое редактирование недопустимо: оформляется корректировка реализации (документ «Корректировка реализации» в «1С:Бухгалтерии») с печатью корректировочного счёта-фактуры или исправленного УПД. Это сохраняет историю изменений и корректно отражает исправления в налоговом учёте.
Типичные ошибки при формировании накладной
Чаще всего проблемы возникают не с печатной формой, а с исходными данными: устаревшие реквизиты контрагента, неверная ставка НДС, отрицательные остатки на складе, из-за которых документ не проводится, и расхождения цен с согласованными условиями. Большинство из них выявляется простой сверкой перед проведением.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать накладную без проведения документа?
Технически печатная форма формируется и из непроведённого документа, но делать этого не стоит: товар не спишется со склада, задолженность покупателя не отразится, а данные накладной могут не совпасть с учётом. Правильный порядок — провести документ, затем печатать.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?
УПД совмещает функции накладной и счёта-фактуры в одном документе, ТОРГ-12 — только накладная, и счёт-фактура оформляется отдельно. Выбор зависит от договорённости с покупателем: если он принимает УПД, это сокращает документооборот.
Документ не проводится с ошибкой о нехватке товара. Что делать?
Проверьте остатки по складу отчётом «Остатки товаров на складах»: либо товар не оприходован (оформите поступление), либо выбран неверный склад, либо в базе есть непроведённые приходные документы. Отключать контроль остатков в настройках не рекомендуется — это ведёт к отрицательным остаткам.
Как изменить номер накладной?
Номер документа присваивается автоматически, но его можно изменить вручную в поле «Номер» до проведения или после, если у пользователя есть права. Учтите, что нарушение сквозной нумерации может вызвать вопросы при проверках, поэтому ручную правку номеров лучше не использовать без необходимости.
Как выгрузить накладную покупателю в электронном виде?
В типовых конфигурациях доступен обмен электронными документами (ЭДО): в документе реализации выберите отправку через сервис ЭДО, подключённый в вашей базе. Альтернатива — сохранить печатную форму в PDF через «Файл» → «Сохранить» и передать файл покупателю, но юридическую значимость такому документу придаёт только подпись на бумажном оригинале или квалифицированная электронная подпись.
Нужно ли формировать отдельный документ, если отгрузка идёт по нескольким накладным одному покупателю?
Каждая фактическая отгрузка оформляется отдельным документом реализации с собственной накладной. Объединять несколько отгрузок в одну накладную нельзя — это нарушит соответствие между учётными данными и фактическим движением товара.
Что важно запомнить
Товарная накладная в 1С печатается из проведённого документа реализации. Заполните шапку и товары, проверьте цены, НДС и склад, проведите документ и выберите форму ТОРГ-12 или УПД. Исправления после передачи покупателю оформляйте корректировкой, а не редактированием исходного документа.