Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать товар прослеживаемым в 1С: настройка и учет РНПТ
Пошаговая инструкция: как включить прослеживаемость в 1С, завести номенклатуру с кодом ТН ВЭД, указать РНПТ в документах и УПД, избежать ошибок штрафов.
Прослеживаемость товаров — это система контроля перемещения импортной продукции, при которой каждая партия получает регистрационный номер партии товара (РНПТ). Организация обязана указывать РНПТ в первичных документах и передавать сведения в налоговую инспекцию. В 1С этот механизм поддерживается штатно: в «Бухгалтерии предприятия», «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» есть все необходимые справочники и документы.
Задача «сделать товар прослеживаемым» в 1С сводится к нескольким этапам: включить соответствующую функциональность, корректно завести номенклатуру с кодом ТН ВЭД ЕАЭС, указать признак прослеживаемости, а затем фиксировать РНПТ в документах поступления, перемещения и реализации. Ниже разобран каждый шаг с типичными ошибками и способами проверки результата.
Какие товары подлежат прослеживанию и как это проверить
Прослеживаемости подлежат товары, ввозимые из-за пределов ЕАЭС и включенные в перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ. В перечень входят, например, отдельные виды бытовой техники, электроники, мебели, одежды и других категорий. Принадлежность товара к прослеживаемым определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС.
Практический способ проверки в 1С: откройте справочник «Классификатор ТН ВЭД» (в «Бухгалтерии» он находится через раздел «Справочники» или подбором в карточке номенклатуры). У кодов, входящих в перечень прослеживаемых товаров, установлен соответствующий признак — программа подгружает его из классификатора, который обновляется вместе с конфигурацией. Если код в классификаторе помечен как прослеживаемый, товар с этим кодом обязан учитываться с РНПТ.
Важно понимать: прослеживаемость распространяется на товары вне зависимости от того, как вы их приобрели — напрямую импортировали или купили у российского поставщика. Если поставщик прислал вам УПД с РНПТ, при дальнейшей продаже вы обязаны передать эти номера покупателю и отразить операцию в отчетности.
Включение функциональности прослеживаемости в 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Главное» → «Настройки» → «Функциональность». На закладке «Запасы» установите флажок «Прослеживаемые товары» (в некоторых релизах — «Импортные товары (прослеживаемость)»). После включения в документах и справочниках появятся поля для работы с РНПТ.
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» (или «Казначейство и взаиморасчеты» в зависимости от релиза) — нужно включить опцию учета прослеживаемых импортных товаров. Точное расположение может отличаться между версиями, поэтому при затруднении воспользуйтесь поиском по слову «прослежива» в панели функций.
Убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: формат передачи сведений о прослеживаемых товарах менялся, и старые версии могут формировать устаревшие формы отчетности или не поддерживать текущий формат УПД с РНПТ.
Настройка карточки номенклатуры
Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура». Найдите поле «Код ТН ВЭД» и выберите код из классификатора. Если код входит в перечень прослеживаемых товаров, программа автоматически установит признак «Прослеживаемый товар» — обычно он отображается флажком или отдельным полем рядом с кодом.
Если признак не установился автоматически, проверьте две вещи: актуальность классификатора ТН ВЭД (он обновляется вместе с конфигурацией) и правильность выбранного кода — признак привязан к конкретным кодам, и выбор «родительской» группы вместо точного кода может не сработать.
Для товаров с прослеживаемостью важна также единица измерения: в отчетности по РНПТ количество указывается в единицах, соответствующих коду ТН ВЭД. Если ваша учетная единица отличается от единицы классификатора, задайте в карточке товара коэффициент пересчета — иначе сведения в отчетности будут расходиться с фактическими остатками.
- 1Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура»
- 2В поле «Код ТН ВЭД» выберите точный код из классификатора
- 3Проверьте, что установился признак «Прослеживаемый товар»
- 4При необходимости задайте единицу измерения и коэффициент пересчета для отчетности
- 5Сохраните карточку и проверьте, что в документах поступления для товара стало доступно поле РНПТ
Учет поступления: откуда берется РНПТ
При импорте товара напрямую РНПТ формируется на основании данных декларации на товары (ГТД). В 1С документ поступления оформляется с указанием номера и даты ГТД, а сведения о РНПТ заполняются в табличной части или в специализированном документе учета прослеживаемых товаров — в зависимости от конфигурации.
Если вы покупаете прослеживаемый товар у российского поставщика, РНПТ берется из УПД или накладной поставщика. В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» для прослеживаемой номенклатуры появляется колонка «РНПТ» — туда вносится номер из документа поставщика. Один товар может поступать с несколькими РНПТ: в этом случае строка разбивается на несколько, по одной на каждый номер партии.
При загрузке электронного УПД через ЭДО поля РНПТ заполняются автоматически из файла поставщика. Это самый надежный способ: ручной ввод длинного номера повышает риск опечатки, а ошибка даже в одном знаке делает сведения недостоверными.
Продажа и списание прослеживаемых товаров
При реализации прослеживаемого товара юридическому лицу или ИП в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» указывается РНПТ проданной партии. Программа подставляет номера из остатков по партиям — проверьте, что подставленный РНПТ соответствует фактически отгружаемому товару, особенно если на складе лежат одинаковые позиции из разных партий.
Сформированный УПД с РНПТ передается покупателю, а сведения о продаже включаются в отчетность по прослеживаемым товарам. В «1С:Бухгалтерии» для этого предусмотрен отчет «Сведения о прослеживаемых товарах» (раздел «Отчеты» или «Операции» в зависимости от релиза), который формируется и сдается в составе регламентированной отчетности.
При продаже физическому лицу в розницу РНПТ в чеке не указывается, но движение товара все равно должно быть отражено в учете — списание остатков по партиям происходит документами розничных продаж или отчетом о розничных продажах.
Как проверить результат
Заполнен код ТН ВЭД, установлен признак прослеживаемости
Код пустой или признак отсутствует при прослеживаемом коде
В отчетах по остаткам видны РНПТ и количество по каждому номеру
Остатки есть, но РНПТ не заполнены или висят «минуса» по отдельным номерам
В печатной форме и файле ЭДО присутствуют РНПТ по каждой прослеживаемой строке
Номера отсутствуют или обрезаны
Отчет формируется без ошибок проверки и проходит контроль при отправке
Программа выдает ошибки форматно-логического контроля
Отчетность и передача сведений в ФНС
Сведения об операциях с прослеживаемыми товарами передаются в налоговую инспекцию: при реализации — через счета-фактуры и УПД, а также через специальную отчетность по прослеживаемости. Периодичность и состав отчетности определяются действующими правилами; 1С формирует нужные формы автоматически на основании проведенных документов.
Перед отправкой отчета выполните проверку: в 1С встроен форматно-логический контроль, который выявит пустые РНПТ, несоответствие количеств и другие ошибки. Не игнорируйте предупреждения — расхождение ваших сведений с данными поставщика или покупателя приводит к требованиям из налоговой и необходимости сдавать уточненные формы.
Штрафы за нарушение правил учета прослеживаемых товаров существенны: ответственность предусмотрена как за непредставление сведений, так и за указание недостоверных данных. Поэтому корректная настройка учета на старте дешевле, чем разбор уведомлений и требований впоследствии.
Работа с остатками, введенными до включения учета
Если товар числился на складе до того, как вы включили прослеживаемость, остатки нужно «разложить» по РНПТ вручную. Для этого используются документы ввода остатков или специализированные документы учета прослеживаемых товаров — в них указывается номенклатура, количество и РНПТ каждой партии.
Источником РНПТ для старых остатков служат первичные документы, по которым товар был приобретен: УПД поставщиков, декларации на товары. Если документы утеряны, запросите у поставщика дубликаты или сведения — без корректных номеров дальнейшая реализация этих остатков юридическим лицам будет невозможна без нарушений.
Перед массовой настройкой проверьте механизм на одном-двух товарах: заведите номенклатуру, оформите тестовое поступление и реализацию в копии базы или на небольшой реальной партии, сформируйте УПД и отчет. Так вы выявите проблемы с классификатором ТН ВЭД и единицами измерения до того, как они распространятся на весь учет.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика корректирующий или исправленный документ с РНПТ — без номера вы не сможете корректно принять товар к учету как прослеживаемый и передать сведения дальше. Если товар по коду ТН ВЭД не входит в перечень прослеживаемых, РНПТ и не требуется: проверьте код в классификаторе.
Нужно ли указывать РНПТ при продаже физическим лицам?
В розничных чеках РНПТ не указывается. Однако внутренний учет по партиям с РНПТ вести нужно: списание прослеживаемого товара должно отражаться в учетной системе, чтобы остатки по номерам партий сходились.
Почему в карточке товара не появляется признак прослеживаемости?
Чаще всего причины две: не включена функциональность «Прослеживаемые товары» в настройках программы или выбран код ТН ВЭД, которого нет в перечне. Проверьте оба пункта, а также убедитесь, что конфигурация обновлена — классификатор кодов поставляется вместе с релизами.
Можно ли вести прослеживаемость в «1С:Управление нашей фирмой»?
В УНФ механизм прослеживаемости также поддерживается, но состав функций зависит от релиза. Проверьте наличие настройки в разделе настроек закупок и наличие поля РНПТ в документах поступления. Если возможностей недостаточно, рассмотрите переход на конфигурацию с полной поддержкой учета прослеживаемых товаров.
Что будет, если продать товар без РНПТ?
Покупатель-организация не сможет корректно принять товар и отразить его в своей отчетности, а вы рискуете получить требование из налоговой и штраф за нарушение правил учета прослеживаемых товаров. Если ошибка обнаружена после отгрузки, оформите исправительный УПД с корректными РНПТ.
Как исправить ошибку в РНПТ в уже проведенном документе?
Если документ еще не отправлен контрагенту и не попал в отчетность, отредактируйте РНПТ прямо в документе и перепроведите его. Если сведения уже переданы, оформляется корректировка или исправление документа с последующей сдачей уточненной отчетности — порядок зависит от того, на каком этапе обнаружена ошибка.
Что важно запомнить
Прослеживаемость в 1С настраивается в три шага: включение функциональности, заполнение кода ТН ВЭД в номенклатуре и указание РНПТ в документах. Контролируйте остатки по партиям, используйте ЭДО для исключения опечаток в номерах и проверяйте отчетность встроенным контролем перед отправкой.