Торговля и Склад · 11 мин
1С: как работать в программе на складе
Как работать в 1С на складе: приход, отгрузка, перемещение, инвентаризация, ТСД и типичные ошибки. Пошаговая инструкция для кладовщика и оператора.
Работа на складе в 1С строится вокруг складских документов: каждая физическая операция с товаром — приёмка, отгрузка, перемещение, списание — должна быть отражена в программе соответствующим документом. Пока документ не проведён, остатки в системе не меняются, и расхождение между фактическим и учётным количеством становится главным источником проблем на складе.
Базовые принципы одинаковы для большинства конфигураций — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP» и «Управление нашей фирмой»: сначала создаётся документ, затем в него вносятся товары и количество, после чего документ проводится. Отличия между конфигурациями в основном касаются названий документов и наличия ордерной схемы склада, при которой учётный документ и фактический расход товара разнесены на два отдельных документа.
Ниже разобраны основные операции: как оформить приход и отгрузку, как работает ордерная схема, как провести инвентаризацию и какие ошибки чаще всего приводят к «минусам» и расхождениям в остатках.
Как устроен складской учёт в 1С
Любая операция со складом начинается с документа. Документ — это электронная форма, в которой фиксируется, какой товар, в каком количестве, с какого склада и по какому основанию движется. Пока документ сохранён, но не проведён, он никак не влияет на остатки: товар в системе не приходуется и не списывается.
Проведение документа — ключевое действие. При проведении 1С записывает движения в регистры учёта, и именно по ним строятся отчёты по остаткам. Если документ провести нельзя (например, не хватает товара на складе при списании), программа выдаст ошибку — это сигнал о расхождении, а не сбой.
Складов в базе может быть несколько: основной, розничный, транзитный, склад брака. Товар всегда «лежит» на конкретном складе, поэтому в каждом документе склад указывается обязательно. Ошибка в выборе склада — частая причина ситуации, когда товар физически есть, а по отчёту его нет.
Как оформить приход товара на склад
Приёмка начинается с документа «Приобретение товаров и услуг» (в УТ и ERP) или «Поступление товаров» (в УНФ). Часто документ создаёт менеджер по закупкам, а кладовщик только сверяет фактическое количество с указанным в документе и подтверждает приёмку.
Порядок действий при самостоятельном оформлении: создайте документ, укажите поставщика и склад, добавьте товары из номенклатуры или отсканируйте штрихкоды, внесите фактическое количество и цены, затем нажмите «Провести». Если поставка пришла по заказу поставщику, документ удобнее создавать на основании заказа — тогда позиции подставятся автоматически, и останется только скорректировать количество по факту.
Если на складе включена ордерная схема, после учётного документа оформляется «Приходный ордер на товары»: именно он фиксирует, что товар физически принят на склад. Без ордера товар будет числиться «к поступлению», но не попадёт в свободный остаток.
Перемещение товара между складами
Перемещение оформляется документом «Перемещение товаров»: указывается склад-отправитель, склад-получатель и список товаров. Документ списывает товар с одного склада и приходует на другой одной операцией, общий остаток по компании при этом не меняется.
При ордерной схеме на одном из складов перемещение тоже разбивается на этапы: расходный ордер на складе-отправителе и приходный ордер на складе-получателе. Пока оба ордера не проведены, товар числится «в пути» — это нормально для доставки между удалёнными складами, но требует контроля: зависшие «товары в пути» — признак того, что приёмку на втором складе забыли оформить.
Типичная ошибка — оформлять внутреннее перемещение через реализацию и поступление «на себя». Такой приём искажает обороты продаж, создаёт лишнюю задолженность и ломает отчёты по выручке. Для движения между своими складами используйте только документ перемещения.
Инвентаризация склада в 1С
Инвентаризация проводится в три этапа: распоряжение о проведении, пересчёт и отражение расхождений. Сначала создаётся документ «Распоряжение на инвентаризацию» (или «Инвентаризационная опись» в простых конфигурациях), в котором фиксируется склад и состав товаров к пересчёту.
Затем в документ «Пересчёт товаров» вносится фактическое количество — вручную или с ТСД. Программа автоматически сравнивает факт с учётными остатками и показывает отклонения. Важно: на время пересчёта склад желательно «заморозить» — не проводить приходы и расходы, иначе учётные остатки изменятся в процессе, и сравнение потеряет смысл.
По итогам оформляются документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Недостачу до выяснения причин обычно относят на отдельный счёт или статью, излишки приходуются как внереализационный доход. До проведения этих документов остатки в системе не изменятся — сам пересчёт на остатки не влияет.
Работа с ТСД и штрихкодированием
Терминал сбора данных ускоряет все складские операции: кладовщик сканирует штрихкоды, а программа сама подбирает номенклатуру и считает количество. В типовых конфигурациях ТСД подключается через драйвер оборудования, а документы создаются прямо на терминале и выгружаются в 1С пакетно или в режиме онлайн.
Для работы со сканером штрихкоды должны быть занесены в карточки номенклатуры. Если товар приходит без штрихкодов, на складе организуют печать этикеток из 1С — из карточки товара или документа поступления. Проверьте заранее, что у каждой единицы номенклатуры штрихкод уникален: дубли штрихкодов приводят к тому, что сканер подставляет не тот товар.
Адресное хранение (ячейки) — следующий уровень: программа подсказывает, в какую ячейку положить товар при приёмке и откуда взять при отборе. Это сокращает время сборки заказов, но требует дисциплины: любое движение товара между ячейками должно отражаться в системе, иначе адресный учёт быстро превращается в источник расхождений.
Контроль остатков и отчёты для ежедневной работы
Основной рабочий отчёт кладовщика — «Остатки и доступность товаров» (в УТ/ERP) или «Остатки товаров на складах». Он показывает свободный остаток, резерв и количество к поступлению. Сверяйте по нему остаток перед отгрузкой, чтобы не обещать клиенту товар, которого фактически нет.
Полезны также отчёты «Товары к отгрузке» и «Товары к поступлению» при ордерной схеме — они показывают незавершённые операции. Если в конце дня в них остаются позиции, значит, какие-то ордера не проведены, и учётные остатки не совпадают с фактическими.
Для анализа движения конкретного товара используйте карточку складского учёта или отчёт «Движения товара»: по ним видно, какими документами товар приходил и уходил. Это первый инструмент при разборе расхождений — найдите документ с ошибочным количеством и исправьте именно его, а не подгоняйте остаток ручным оприходованием.
Как проверить результат в конце дня
Список пуст или содержит только реально незавершённые отгрузки
Висят позиции по уже отгруженным заказам — не проведены расходные ордера
Нет отрицательных остатков
Минуса по позициям — есть непроведённый приход или лишнее списание
Учётный остаток совпадает с количеством на полке
Системные расхождения — нужна внеплановая инвентаризация по позиции
FAQ: частые вопросы о работе на складе в 1С
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки товара?
Сначала проверьте по отчёту, на каком складе числится товар и не зарезервирован ли он под другие заказы. Частые причины — непроведённое поступление, неверный склад в документе или резерв. Исправьте первопричину; отключать контроль остатков следует только как временную меру по решению ответственного за учёт.
Можно ли изменить уже проведённый складской документ?
Да, документ можно распровести, отредактировать и провести снова, если период не закрыт и на это есть права. Учтите: изменение задним числом влияет на себестоимость всех последующих документов, поэтому в большинстве компаний редактирование прошлых периодов запрещено, а корректировки оформляются отдельными документами текущей датой.
Чем отличается реализация от расходного ордера?
Реализация — учётный документ: она фиксирует продажу, формирует задолженность клиента и проводки. Расходный ордер — складской документ: он подтверждает фактическую отгрузку товара со склада. При ордерной схеме остаток списывается именно ордером, поэтому оба документа обязательны.
Как оформить возврат товара от покупателя?
Используйте документ «Возврат товаров от клиента», созданный на основании исходной реализации — тогда цены и партии подставятся автоматически. Укажите, на какой склад принимается возврат: если товар бракованный, принимайте его на отдельный склад брака, а не в общий остаток, чтобы он не ушёл в повторную продажу.
Что делать с зависшими «товарами в пути» при перемещении?
Откройте отчёт по оформлению накладных и ордеров и найдите перемещения, по которым не создан приходный ордер на складе-получателе. Оформите ордер по факту: если товар физически прибыл — приходуйте, если нет — разбирайтесь с отправителем и при необходимости отменяйте перемещение. Регулярно очищайте такие «хвосты», иначе остатки на обоих складах будут недостоверными.
Что важно запомнить
Каждая физическая операция на складе должна быть отражена документом в 1С в момент её выполнения. Приход, отгрузка, перемещение и инвентаризация оформляются своими документами, при ордерной схеме — дополнительно ордерами. Не проводите списания в минус, сверяйте остатки отчётами ежедневно, а расхождения исправляйте через корректные документы, а не ручной подгонкой.