Торговля и Склад · 10 мин
Как провести усушку в 1С: пошаговая инструкция
Как оформить усушку товара в 1С: документы списания, нормы естественной убыли, бухгалтерские и налоговые проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Усушка — это естественная убыль товара при хранении и транспортировке: испарение влаги, выветривание, распыл. В учёте она оформляется как списание фактического недостатка в пределах установленных норм. В программах 1С для этого используются документы инвентаризации и списания товаров, а корректность отражения зависит от того, уложились ли вы в нормы естественной убыли.
Главное правило: усушку нельзя просто «минуснуть» со склада произвольным количеством. Списание должно опираться на результаты инвентаризации или акт расхождений при приёмке, а сумма в пределах норм относится на расходы, сверх норм — на виновных лиц или прочие расходы без уменьшения налоговой базы. Ошибка в этом разделении приводит к претензиям при налоговой проверке.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С: Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация и Бухгалтерия предприятия. Названия документов и реквизитов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика учёта одинакова.
Что такое усушка и когда её можно списывать
Усушка относится к естественной убыли — объективному уменьшению массы или объёма товара без изменения его качества. Типичные примеры: сыпучие продукты, замороженные товары, овощи и фрукты, нефтепродукты, некоторые химические материалы. Бой, порча и брак усушкой не являются и оформляются другими документами.
Списать усушку можно только при наличии основания: результатов инвентаризации на складе или акта приёмки, где зафиксирована недостача при доставке. Если фактический остаток совпадает с учётным, оснований для списания нет — убыль «на глаз» проводить нельзя.
Для налогового учёта расходы принимаются только в пределах норм естественной убыли, утверждённых для соответствующей отрасли, либо норм, которые организация обосновала самостоятельно и закрепила в учётной политике. Сверхнормативная недостача признаётся расходом только если доказано отсутствие виновных лиц.
Подготовка: настройки и нормы перед списанием
Перед первым списанием проверьте, что в базе включён нужный функционал. В УТ и ERP перейдите в раздел «НСИ и администрирование» и убедитесь, что включены ордерные склады (если используются), инвентаризации и списания. В Бухгалтерии предприятия проверьте, что в плане счетов доступны счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 44 «Расходы на продажу».
Заведите отдельную статью расходов «Естественная убыль (усушка) в пределах норм» с типом, соответствующим прочим или коммерческим расходам, и отдельную статью для сверхнормативных потерь. Это упростит аналитику и декларацию по налогу на прибыль.
Закрепите в учётной политике применяемые нормы естественной убыли: отраслевые приказы или собственные расчёты. Документальное обоснование норм — первое, что запросит налоговый инспектор при споре о расходах.
Проведение инвентаризации как основание для усушки
В УТ и ERP инвентаризация оформляется документами «Пересчёт товаров» или «Инвентаризационная опись». Создайте документ на нужный склад, заполните табличную часть товарами, по которым ожидается убыль, и зафиксируйте учётные остатки. Затем внесите фактические количества по результатам взвешивания или подсчёта.
Программа автоматически рассчитает расхождения: излишки и недостачи. Недостача по усушке будет видна как отрицательное отклонение по конкретной номенклатуре. Убедитесь, что отклонение правдоподобно: потеря в несколько процентов от массы за период хранения — типично, потеря трети объёма — повод искать другую причину.
В Бухгалтерии предприятия используйте документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад». После заполнения фактических остатков недостача автоматически относится на счёт 94, откуда дальше распределяется на расходы или виновных лиц.
Сверхнормативная недостача: что делать с превышением
Если фактическая недостача превышает норму усушки, превышение оформляется отдельно. Когда установлено виновное лицо (кладовщик, экспедитор, перевозчик), сумма относится на счёт 73 «Расчёты с персоналом» или 76 «Расчёты с претензиями» — с оформлением приказа о взыскании или претензии перевозчику.
Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании, сверхнормативная недостача списывается на счёт 91.2 «Прочие расходы». В налоговом учёте такие суммы признаются только при документальном подтверждении отсутствия виновных лиц — например, постановлением о приостановлении уголовного дела.
В УТ и ERP удобно проводить превышение отдельным документом списания с другой статьёй расходов. Это сохраняет прозрачную аналитику: в отчётах сразу видно, какая часть потерь укладывается в нормы, а какая — нет.
Как выбрать порядок списания
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов сверьте три вещи: остатки по складскому и бухгалтерскому учёту должны совпадать, счёт 94 по итогам месяца должен быть закрыт, а сумма списанной усушки — не превышать рассчитанную норму. Отчёты «Остатки товаров на складах» и оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41, 44, 94 покажут расхождения, если они есть.
При ордерной схеме склада дополнительно проверьте отчёт по расхождениям между ордерным и финансовым учётом. Незакрытые ордерные распоряжения — частая причина «зависших» остатков после списаний.
FAQ: частые вопросы об усушке в 1С
Можно ли списать усушку без инвентаризации?
Нет. Основанием для списания служит документально зафиксированная недостача: инвентаризация на складе или акт расхождений при приёмке товара от поставщика или перевозчика. Списание «по расчёту» без факта недостачи налоговая инспекция не примет.
Чем усушка отличается от боя и порчи в учёте?
Усушка — естественное уменьшение массы без потери качества, она списывается в пределах норм естественной убыли. Бой и порча — это повреждение товара, к ним нормы естественной убыли не применяются: такие потери относятся на виновных лиц или прочие расходы и требуют отдельного акта.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании усушки?
По недостаче в пределах норм естественной убыли восстановление НДС обычно не требуется, поскольку товар использован в облагаемой деятельности. По сверхнормативным потерям позиция спорная: безопаснее восстановить налог по списанной стоимости или подготовить обоснование. При значительных суммах решение стоит согласовать с бухгалтером-методологом.
Как оформить усушку при транспортировке от поставщика?
Недостача при приёмке фиксируется актом расхождений (в УТ и ERP — документ расхождений при поступлении). Часть в пределах нормы естественной убыли включается в стоимость принятого товара или расходы, а превышение предъявляется поставщику или перевозчику претензией.
Где взять нормы естественной убыли, если для моего товара их нет?
Организация может разработать собственные нормы на основе статистики прошлых инвентаризаций и условий хранения. Расчёт оформляется документально и утверждается приказом руководителя, а применение норм закрепляется в учётной политике.
Почему после списания остатки склада и бухгалтерии не сходятся?
Чаще всего причина в ордерной схеме: документ списания проведён, а расходный ордер не оформлен. Проверьте отчёт по незакрытым ордерным распоряжениям и завершите цепочку документов. Также убедитесь, что списание проведено тем же периодом, что и инвентаризация.
Что важно запомнить
Усушка списывается только по факту недостачи, подтверждённой инвентаризацией или актом приёмки. В пределах норм сумма идёт на расходы, сверх норм — на виновных лиц или прочие расходы с особым налоговым режимом. Основа корректного учёта: утверждённые нормы, правильные статьи расходов и закрытые ордерные документы.