Торговля и Склад · 11 мин
Как отправить маркированный товар в 1С
Как в 1С отправить маркированный товар через ЭДО: сканирование кодов, УПД, передача в Честный знак, проверка статусов и исправление ошибок отгрузки.
Отправка маркированного товара в 1С отличается от обычной отгрузки тем, что вместе с документом реализации вы обязаны передать покупателю коды маркировки каждой единицы товара. Эти коды попадают в систему «Честный знак» через оператора ЭДО, и только после их успешной передачи отгрузка считается оформленной корректно. Если коды не переданы или переданы с ошибкой, у покупателя возникнут проблемы с приёмкой, а у вас — риск претензий и штрафов.
Общая схема выглядит так: вы создаёте документ реализации, сканируете или подбираете коды маркировки по каждой маркируемой позиции, формируете универсальный передаточный документ (УПД) и отправляете его контрагенту через ЭДО. Оператор ЭДО передаёт сведения о кодах в «Честный знак», где происходит вывод товара из оборота у вас и постановка на баланс покупателя.
Ниже разобран полный порядок действий для типовых конфигураций 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия 3.0), а также типичные ошибки и способы их проверки.
Что нужно подготовить перед отправкой
До первой отгрузки маркированного товара убедитесь, что в базе выполнены базовые настройки. Без них документ либо не сформируется, либо уйдёт без кодов, и исправлять придётся вручную.
Во-первых, должна быть включена функциональность учёта маркированной продукции. В УТ 11 и ERP это раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» или «Склад и доставка», где включается учёт по товарным группам маркировки (обувь, одежда, табак, молочная продукция, вода и т.д.). В БП 3.0 — «Администрирование» → «Параметры учёта» → настройки маркировки.
Во-вторых, у вас должен быть действующий договор с оператором ЭДО, поддерживающим передачу УПД с кодами маркировки, и настроенный обмен с конкретным контрагентом. В настройках обмена с контрагентом проверьте, что выбран актуальный формат УПД — устаревшие форматы могут не содержать раздела для кодов маркировки.
В-третьих, в карточках номенклатуры должен быть указан вид продукции (товарная группа маркировки) и признак маркируемости. Без этого 1С не потребует коды при проведении документа и не включит их в УПД.
Как создать реализацию с маркированным товаром
Документ создаётся стандартно: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» в УТ 11 или «Реализация товаров и услуг» в ERP и КА. Заполните шапку — контрагента, договор, склад, организацию — и добавьте товары в табличную часть.
Как только вы добавляете маркируемую позицию, 1С определяет по карточке номенклатуры, что товар подлежит маркировке, и требует указать коды. В табличной части появляется индикатор статуса маркировки: пока коды не подобраны, строка подсвечивается как незаполненная, и документ с УПД не уйдёт корректно.
Обратите внимание на единицы измерения и количество: число кодов маркировки должно совпадать с количеством единиц товара по строке. Если отгружаете 10 пар обуви — должно быть ровно 10 кодов, ни больше ни меньше.
Как подобрать и отсканировать коды маркировки
Основной способ — сканирование двумерного сканером штрихкодов. Откройте форму подбора кодов: в строке документа нажмите на гиперссылку статуса маркировки или кнопку «Подобрать коды маркировки». Откроется рабочее место сканирования, где вы последовательно считываете DataMatrix-коды с каждой единицы товара.
После каждого сканирования 1С проверяет код: соответствует ли он номенклатуре (по GTIN внутри кода), не использован ли он ранее в другом документе, валиден ли формат. При совпадении GTIN с другой номенклатурой программа либо предложит уточнить товар, либо отклонит код — не игнорируйте такие сообщения, это признак пересортицы.
Если товар числится в обороте с остатками кодов (например, вы ранее оприходовали его через документ приобретения с маркировкой), доступен подбор из остатков без сканирования. Это удобно, но рискованно: физически на складе может оказаться другая единица товара. Поэтому при отгрузке надёжнее сканировать фактические коды с упаковок.
- 1Откройте реализацию и добавьте маркируемые товары в табличную часть
- 2В строке товара нажмите на статус маркировки и откройте форму сканирования
- 3Отсканируйте DataMatrix-код с каждой единицы товара
- 4Проверьте, что количество кодов равно количеству единиц по строке
- 5Закройте форму и убедитесь, что статус по строке стал «Коды указаны»
Как сформировать и отправить УПД через ЭДО
Когда все коды подобраны, проведите документ. Если вид операции и настройки обмена позволяют, 1С сразу предложит сформировать УПД. В УТ 11 для этого в документе выбирается вариант оформления «Реализация товаров и услуг (УПД)», после проведения появляется ссылка на электронный документ.
Перейдите по ссылке на электронный документ или откройте раздел «Обмен электронными документами» → «Исходящие документы». Проверьте содержимое: в УПД должны присутствовать коды маркировки — в 1С есть предпросмотр, где видно, что раздел с кодами заполнен. Затем нажмите «Подписать и отправить».
Для подписания потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. После отправки документ уходит оператору ЭДО, тот передаёт сведения о кодах в «Честный знак», а покупателю приходит УПД на приёмку. На этом этапе коды резервируются к выводу из оборота.
Как проверить, что коды ушли в Честный знак
Сам факт отправки УПД не означает, что коды приняты системой маркировки. Проверку выполняйте по статусам в двух местах: в 1С и при необходимости в личном кабинете «Честного знака».
В 1С откройте исходящий электронный документ и посмотрите его состояние. Нормальная цепочка: «Отправлен» → «Доставлен» → покупатель подписал ответный титул → «Завершён». Дополнительно в карточке документа или в регистре статусов кодов маркировки отображается статус передачи в систему маркировки.
Если покупатель при приёмке видит коды и может их сверить — передача прошла. Если покупатель сообщает, что кодов нет или они не совпадают, сначала проверьте формат отправленного УПД и содержимое xml-файла через просмотр электронного документа.
Как проверить результат
Доставлен, покупатель подписал ответный титул
Ошибка отправки, документ аннулирован, нет ответного титула долгое время
В предпросмотре документа виден раздел с кодами маркировки
Кодов в документе нет или их меньше, чем единиц товара
Покупатель видит коды и успешно сверяет товар
Покупатель сообщает о расхождениях или отсутствии кодов
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — УПД ушёл без кодов. Причины: в карточке номенклатуры не указан вид маркируемой продукции, выбран устаревший формат обмена с контрагентом, либо коды не были подобраны перед проведением. Исправление: аннулируйте ошибочный документ по согласованию с покупателем, заполните коды и отправьте корректный УПД заново.
Вторая типичная ситуация — ошибка «код уже использован» при сканировании. Это значит, что код уже проходил в другом документе отгрузки или списания. Проверьте, нет ли дубля документа, не отгружался ли этот товар ранее. Если дубль найден — отмените лишний документ, иначе в «Честном знаке» возникнет конфликт по коду.
Третья проблема — расхождение количества: кодов меньше или больше, чем единиц товара. 1С обычно блокирует отправку такого документа, но при ручных правках расхождение возможно. Всегда сверяйте итоговое количество кодов с количеством по строкам перед отправкой.
Особые сценарии отгрузки
Возврат маркированного товара поставщику
Возврат оформляется документом «Возврат товаров поставщику» с тем же подбором кодов маркировки. Коды передаются через УПД аналогично продаже — это легальный способ вернуть коды в оборот у поставщика. Без передачи кодов товар у вас останется в обороте, даже если физически он уехал.
Перемещение между своими складами и обособленными подразделениями
Перемещение внутри одного юрлица не требует УПД и передачи кодов в «Честный знак» — коды просто двигаются в учёте вместе с товаром. Но если товар передаётся другому юридическому лицу (даже внутри группы компаний), оформляется полноценная отгрузка с УПД и кодами.
Отгрузка покупателю без ЭДО
Если контрагент не подключён к ЭДО, формально вы обязаны передать сведения о выбытии в «Честный знак» другим доступным способом — через прямой обмен с системой маркировки, если он настроен в 1С. На практике большинство участников оборота маркированных товаров работают через ЭДО, поэтому отсутствие обмена у покупателя — повод предложить ему подключиться, иначе приёмка будет затруднена для обеих сторон.
Настройте в 1С контроль остатков кодов маркировки и регулярно сверяйте их с остатками в личном кабинете «Честного знака». Расхождения накапливаются незаметно и всплывают в самый неудобный момент — при инвентаризации или проверке.
Частые вопросы
Что делать, если сканер не считывает DataMatrix-код?
Проверьте, что сканер настроен на распознавание двумерных кодов и передаёт суффикс Enter после считывания. Если код повреждён, его можно ввести вручную в форме сканирования. Если код не читается и не вводится, такую единицу товара отгружать нельзя — оформите по ней уточнение статуса через «Честный знак».
Можно ли отправить УПД без кодов и дослать их позже?
Нет, коды маркировки являются обязательной частью УПД при отгрузке маркированного товара. Отдельного документа «досылки» кодов не существует. Если УПД ушёл без кодов, его нужно аннулировать по согласованию с покупателем и отправить корректный документ заново.
Почему покупатель не видит коды, хотя УПД доставлен?
Чаще всего причина в устаревшем формате обмена, выбранном в настройках с контрагентом, или в том, что коды не были подобраны в документе. Откройте предпросмотр отправленного электронного документа и проверьте наличие раздела с кодами. Если их нет — исправляйте настройки и переотправляйте документ.
Обязательно ли сканировать каждый код или можно подобрать из остатков?
Формально допустимы оба способа, но подбор из остатков без сканирования не гарантирует, что физически отгружаются именно те единицы товара. При пересортице покупатель получит чужие коды и не сможет принять товар. Сканирование фактических кодов — надёжнее.
Что будет, если отгрузить маркированный товар вообще без передачи сведений?
Коды останутся в обороте на вашей организации, покупатель не сможет легально принять и продать товар, а при проверке такая отгрузка квалифицируется как нарушение правил оборота маркированной продукции со штрафными санкциями. Рисковать здесь не стоит.
Работает ли отправка кодов в 1С:Бухгалтерии так же, как в УТ?
Да, механизм аналогичен: в документе реализации подбираются коды маркировки, формируется УПД и отправляется через ЭДО. Отличия только в расположении команд интерфейса и в том, что складские возможности БП 3.0 проще, чем в торговых конфигурациях.
Что важно запомнить
Маркированный товар отправляется через реализацию с подобранными кодами и УПД по ЭДО. Перед отгрузкой проверьте настройки маркировки, формат обмена и статус доставки документа — это исключит большинство проблем с приёмкой у покупателя.