Как оформить доставку в 1С

Оформление доставки в 1С — это не отдельная кнопка, а цепочка действий: настройка способов доставки в справочниках, указание доставки в заказе или реализации, расчёт стоимости и отражение затрат в учёте. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, УНФ) названия разделов немного отличаются, но логика везде одинаковая.

Ниже разобран типовой сценарий на примере «1С:Управление торговлей 11» — самой распространённой конфигурации для торговых компаний. Если у вас другая конфигурация, ищите аналогичные разделы: справочники способов доставки, адрес доставки в документе, услуги по доставке.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек раздела «НСИ и администрирование» и на создание документов продажи. Без этих прав часть описанных действий будет недоступна.

Шаг 1. Настройте способы доставки

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи» (в некоторых версиях — отдельный блок «Доставка»). Включите функциональную опцию «Способы доставки» и при необходимости «Зоны доставки» и «Статусы доставки». После включения опций в разделе появятся соответствующие справочники.

Перейдите в справочник «Способы доставки» (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» или «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» в зависимости от версии). Создайте элементы, соответствующие вашей реальной логистике: «Самовывоз», «Доставка собственным транспортом», «Транспортная компания», «Курьерская служба». Для каждого способа можно указать перевозчика (партнёра), если доставку выполняет сторонняя организация.

Если доставка зависит от региона, настройте «Зоны доставки»: создайте зоны (например, «В пределах города», «Область», «Другие регионы») и привяжите к ним адреса или виды адресов. Это позволит автоматизировать выбор способа и расчёт стоимости.

Шаг 2. Укажите доставку в заказе клиента

Откройте документ «Заказ клиента» (раздел «Продажи» → «Заказы клиентов»). Заполните шапку: клиент, соглашение, склад. На закладке «Товары» добавьте отгружаемую номенклатуру.

Способ доставки и адрес указываются в шапке документа, обычно рядом с полями «Склад» и «Организация» либо на отдельной закладке «Доставка» — зависит от версии конфигурации. Выберите способ из справочника и заполните адрес доставки. Адрес можно ввести вручную или подтянуть из карточки партнёра, если он там заполнен.

Проверьте поля «Время доставки с… по…» и комментарий для водителя, если они есть в вашей версии. Эти данные попадут в печатные формы и задания на перевозку, поэтому заполняйте их аккуратно: ошибка в адресе — самая частая причина срыва доставки.

1. 1
   Откройте или создайте заказ клиента и заполните товары
2. 2
   Выберите способ доставки из справочника
3. 3
   Укажите адрес доставки и, при необходимости, зону
4. 4
   Заполните желаемое время и комментарий для перевозчика
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что доставка отображается в печатной форме

Шаг 3. Оформите стоимость доставки

Есть два базовых подхода, и путать их нельзя — от этого зависит корректность учёта и налоговых документов.

Доставка отдельной строкой для покупателя. Если вы выставляете стоимость доставки клиенту, создайте в справочнике «Номенклатура» услугу «Доставка» (тип номенклатуры — «Услуга») и добавьте её строкой в заказ или реализацию. Тогда стоимость доставки войдёт в счёт и УПД, а НДС будет начислен корректно вместе с товаром.

Затраты на транспортную компанию. Если доставку выполняет перевозчик и выставляет вам счёт, это отражается документом «Приобретение услуг и прочих активов» (раздел «Закупки»). В документе укажите статью расходов, например «Транспортные расходы», и при необходимости распределите затраты на конкретные отгрузки.

Как отразить стоимость доставки

Услуга в документе продажи

Подходит, когда стоимость доставки предъявляется покупателю. Попадает в счёт и УПД, облагается НДС вместе с товаром.

Приобретение услуг от перевозчика

Подходит для учёта затрат на транспортную компанию. Отражается в расходах, не увеличивает счёт покупателю.

Доставка включена в цену товара

Подходит при бесплатной доставке для клиента. Отдельных документов не требуется, затраты учитываются только со стороны перевозчика.

Шаг 4. Оформите отгрузку и задание на перевозку

На основании заказа создайте «Реализацию товаров и услуг» (кнопка «Создать на основании» в заказе). Способ доставки и адрес подтянутся из заказа автоматически — проверьте их перед проведением. Если реализация создаётся без заказа, заполните доставку вручную в самом документе.

Если в вашей версии включена опция «Задания на перевозку», используйте одноимённый документ (раздел «Склад и доставка») для планирования рейсов: в него сводятся несколько заказов по маршруту, указываются транспортное средство и водитель. Это удобно при собственной доставке несколькими адресами за один рейс.

Для контроля исполнения используйте статусы доставки или рабочее место «Доставка» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка»). Там видно, какие заказы ожидают отгрузки, какие в пути, а какие доставлены.

Шаг 5. Распечатайте документы для доставки

Из реализации доступны стандартные печатные формы: ТОРГ-12, УПД, товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т). ТТН оформляется отдельной командой печати — она нужна, когда груз перевозится автотранспортом, и содержит грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика и сведения о грузе.

Перед печатью ТТН проверьте, что в карточках организации и партнёров заполнены адреса, а в документе указаны перевозчик, водитель и транспортное средство. Незаполненные поля в ТТН — частая причина отказа в приёмке груза на складе получателя.

Если стандартных форм не хватает (например, нужен маршрутный лист или акт доставки собственного образца), их добавляет программист через механизм внешних печатных форм — это безопасная доработка, не затрагивающая конфигурацию.

Частые ошибки при оформлении доставки

Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за незаполненных справочников и несогласованных документов. Проверяйте типовые точки отказа до того, как заказ уйдёт в отгрузку.

Как проверить, что доставка оформлена правильно

После проведения документов выполните короткую контрольную проверку. Она занимает пару минут и избавляет от проблем при отгрузке и закрытии месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма реализации или ТТН

Норма

В документе видны способ доставки, адрес и перевозчик

Тревожный признак

Поля доставки пустые или содержат устаревший адрес

Счёт или УПД покупателю

Норма

Доставка выделена отдельной строкой услуги с корректным НДС

Тревожный признак

Доставка отсутствует, хотя клиенту она выставлялась, или проходит как товар

Отчёт по продажам и расходам

Норма

Затраты на перевозчика видны в расходах по статье транспортных расходов

Тревожный признак

Затраты не отражены или зависли на неправильной статье

Если какая-то контрольная точка не проходит, вернитесь к соответствующему шагу: справочники — к шагу 1, документы продажи — к шагам 2–3, учёт затрат — к шагу 3.

Частые вопросы

Нужно ли включать доставку в стоимость товара или выставлять отдельно?

Оба варианта допустимы. Отдельная строка-услуга прозрачнее для клиента и проще в аналитике. Включение в цену удобно при «бесплатной доставке», но затраты на перевозчика всё равно нужно отражать в расходах отдельным документом.

Как оформить доставку, если её выполняет транспортная компания?

В заказе и реализации выберите способ доставки с указанием перевозчика, при необходимости распечатайте ТТН. Счёт от транспортной компании отразите документом «Приобретение услуг и прочих активов» со статьёй транспортных расходов.

Почему адрес доставки не выводится в печатную форму?

Чаще всего адрес введён в поле комментария, а не в специальное поле «Адрес доставки», либо не заполнен в карточке партнёра. Проверьте поле доставки в документе и при необходимости введите адрес через классификатор адресов.

Можно ли автоматически рассчитывать стоимость доставки по зонам?

В типовой УТ 11 зоны доставки служат для классификации адресов и планирования, автоматический тарифный расчёт в базовой поставке ограничен. Для точного расчёта по тарифам обычно используют расширения, подключаемые обработки или интеграцию с сервисами транспортных компаний.

Чем отличается оформление доставки в УНФ от УТ 11?

Логика та же: способ доставки и адрес указываются в заказе покупателя, стоимость — услугой. В УНФ нет части расширенных механизмов вроде заданий на перевозку, поэтому маршрутизация обычно ведётся вне программы или через доработки.

Нужна ли ТТН, если доставку выполняет собственный водитель?

Транспортная накладная оформляется при перевозке груза автотранспортом независимо от того, свой это транспорт или наёмный — она подтверждает передачу груза и маршрут. На практике при доставке собственным транспортом покупателю часто ограничиваются УПД или ТОРГ-12 с подписью получателя, но при проверках перевозок ТТН может потребоваться.