Как сделать заказ в 1С: пошаговое руководство

Заказ в 1С — это документ, который фиксирует договорённость о поставке товаров или услуг: что, в каком количестве, по какой цене и когда должно быть отгружено. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Управление нашей фирмой) существует два зеркальных документа: «Заказ покупателя» — когда клиент заказывает у вас, и «Заказ поставщику» — когда вы заказываете у контрагента. Логика работы с ними почти одинакова, отличаются только роли сторон.

Заказ сам по себе не формирует движения по регистрам взаиморасчётов и не списывает товар со склада — он резервирует потребность и служит основанием для последующих документов: реализации, поступления, счёта на оплату. Поэтому правильно оформленный заказ — это основа цепочки «заказ → оплата → отгрузка», и ошибки на этом этапе потом «разъезжаются» по всем связанным документам.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом: где найти документ, как заполнить шапку и табличную часть, какие статусы использовать, как проверить результат и каких ошибок избегать. Инструкция написана на примере типовых конфигураций на управляемых формах; в старых версиях на обычных формах названия кнопок могут немного отличаться, но принцип тот же.

Где находится документ заказа в разных конфигурациях

Путь к документу зависит от того, какой заказ вы оформляете. Заказ покупателя в большинстве конфигураций находится в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей». Заказ поставщику — в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». В 1С:Управление нашей фирмой оба типа доступны также из общего раздела «Продажи» и «Закупки» соответственно.

Если нужного пункта нет в меню, проверьте две вещи. Первая — включена ли функциональная опция: в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» (в УТ — «Настройки и справочники») должны быть включены опции «Заказы покупателей» и «Заказы поставщикам». Вторая — права пользователя: если опция включена, а документа всё равно не видно, попросите администратора проверить роль доступа.

Создание заказа покупателя: шапка документа

Нажмите кнопку «Создать» в списке заказов. Программа откроет форму нового документа. Порядок заполнения шапки влияет на автоматическое заполнение остальных полей, поэтому действуйте последовательно:

1. Организация — от чьего лица оформляется продажа. Если организация одна, поле подставится автоматически.
2. Партнёр и контрагент — клиент. При выборе партнёра подтянутся соглашение, договор, условия оплаты и цены, если они настроены в карточке клиента.
3. Соглашение / договор — определяет условия продажи: тип цен, валюту, порядок расчётов. Если соглашений несколько, выберите нужное вручную.
4. Склад — склад отгрузки. От него зависит, с какого склада будет резервироваться и списываться товар.
5. Дата отгрузки / желаемая дата — когда клиент ожидает товар. Это поле используется в отчётах по исполнению заказов.

После заполнения партнёра программа может выдать вопрос «Перезаполнить условия продаж?» — отвечайте «Да», если выбирали контрагента после того, как начали заполнять другие поля, иначе цены и скидки могут остаться от прежних условий.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, партнёра, соглашение и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть кнопкой «Добавить» или подбором
4. 4
   Проверьте цены, скидки и итоговую сумму
5. 5
   Установите статус «К отгрузке» или «Ожидается оплата»
6. 6
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
7. 7
   Создайте на основании счёт на оплату или реализацию

Заполнение табличной части: товары, цены и количество

Товары добавляются в табличную часть тремя способами. Кнопка «Добавить» — построчный ввод вручную, удобен для 1–3 позиций. Кнопка «Подобрать товары» (или «Заполнить → Подобрать») открывает форму подбора с остатками и ценами — оптимальный вариант для длинных спецификаций. Кнопка «Заполнить» позволяет добавить товары по данным другого документа, например коммерческого предложения.

При добавлении строки укажите номенклатуру, количество и проверьте цену. Цена подставляется из соглашения или вида цен, но её можно изменить вручную — программа пересчитает сумму строки автоматически. Обратите внимание на колонки:

• Ставка НДС — подставляется из карточки номенклатуры; проверьте, особенно если у поставщика смешанное налогообложение;
• Скидка — ручные и автоматические скидки; автоматические рассчитываются кнопкой «Рассчитать скидки»;
• Вариант обеспечения (в УТ и ERP) — «Со склада», «Резервировать», «К обеспечению»; от него зависит, будет ли товар зарезервирован под заказ;
• Дата отгрузки по строке — если позиции отгружаются в разные сроки.

После заполнения проверьте итоговую сумму внизу документа и сумму НДС. Расхождение даже в копейки с суммой в счёте клиента — частая причина вопросов при сверке.

Создание заказа поставщику: отличия и особенности

Заказ поставщику создаётся аналогично: раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать». В шапке указываются организация-покупатель, поставщик, соглашение об условиях закупки и склад поступления. Принципиальные отличия от заказа покупателя:

Во-первых, цены здесь — закупочные, они подставляются из соглашения с поставщиком или из последнего поступления. Если цены поставщик прислал в прайсе, их удобно сначала зарегистрировать документом «Регистрация цен поставщика» — тогда они подтянутся в заказ автоматически. Во-вторых, в заказе поставщику важны поля «Дата поступления» и способ доставки — они используются при планировании закупок и расчёте потребностей.

Удобный сценарий — создать заказ поставщику на основании заказа покупателя: откройте заказ клиента, нажмите «Создать на основании» → «Заказ поставщику». Программа перенесёт номенклатуру и количество, а в развёрнутых конфигурациях — сформирует потребность с учётом свободных остатков. Это исключает ручной перенос позиций и ошибки в количестве.

Маршрут решения

Как выбрать способ создания заказа

Клиент прислал список позиций в письме или по телефонуСоздайте заказ вручную и используйте подбор товаров

Оформлено коммерческое предложение или счётСоздайте заказ на основании этого документа кнопкой «Создать на основании»

Нужно закупить товар под заказ клиентаСоздайте заказ поставщику на основании заказа покупателя

Заказы повторяются регулярноСкопируйте предыдущий заказ кнопкой «Скопировать» и скорректируйте позиции

Статусы заказа и проведение документа

Статус определяет, что заказ «умеет» на текущем этапе. Типовой набор статусов заказа покупателя: «Не согласован» — черновик, резервирование не выполняется; «К обеспечению» — заказ принят в работу, товар резервируется или заказывается; «Ожидается оплата» — выставлен счёт; «К отгрузке» — можно создавать реализацию. У заказа поставщику аналогично: согласование, подтверждение поставщиком, ожидание поступления.

Кнопка «Провести» записывает документ и делает движения по регистрам: заказ попадает в отчёты по заказам, запускается резервирование. Документ можно сохранить без проведения кнопкой «Записать» — тогда он останется черновиком и ни на что не повлияет. Помните: изменить проведённый документ можно только после отмены проведения, поэтому перед проведением сверьте суммы и реквизиты.

Печать, отправка и документы на основании заказа

Из формы заказа доступны печатные формы через кнопку «Печать»: «Заказ покупателя», «Заказ поставщику», а также счёт на оплату (для заказа клиента). Печатная форма формируется по макету конфигурации; если нужен фирменный бланк с логотипом и реквизитами, макет дорабатывается администратором или через механизм внешних печатных форм.

Основная ценность заказа — документы, созданные на его основании. Из заказа покупателя создаются: счёт на оплату, реализация товаров и услуг, корректировка заказа. Из заказа поставщику — поступление товаров и услуг, счёт на оплату поставщику. Создание «на основании» сохраняет связь между документами: в отчёте «Состояние исполнения заказа» вы увидите, что оплачено, что отгружено и что осталось.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Состояние исполнения заказов» или «Анализ исполнения заказа»

Норма

Заказ виден в отчёте, суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Заказа нет в отчёте — документ не проведён или неверный статус

Связанные документы (кнопка «Связанные документы» / структура подчинённости)

Норма

Видна цепочка: заказ → счёт → реализация

Тревожный признак

Реализация создана без заказа — связь потеряна, резерв не снимется корректно

Итоговая сумма и НДС в заказе

Норма

Суммы совпадают со счётом клиенту до копейки

Тревожный признак

Расхождения — перепроверьте скидки и ставки НДС по строкам

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — создание реализации не на основании заказа, а «с нуля». Тогда резерв, установленный заказом, не снимается, товар «зависает» в резерве, а отчёты показывают заказ как неисполненный. Всегда создавайте отгрузку кнопкой «Создать на основании» из заказа.

Вторая типичная ошибка — неверный вариант обеспечения в строках. Если по всем строкам стоит «К обеспечению», а товар есть на складе, менеджер не увидит заказ в списке «к отгрузке». И наоборот: «Отгрузить» по отсутствующему товару приведёт к отрицательным остаткам при проведении реализации. Третья ошибка — закрытие заказа «вручную» без проверки: если часть позиций не отгружена, корректнее оформить отмену строк с указанием причины, чтобы аналитика по сорванным заказам оставалась честной.

FAQ: частые вопросы о заказах в 1С

Чем заказ отличается от счёта на оплату?

Заказ фиксирует состав и условия поставки и управляет резервированием и обеспечением, а счёт — это только запрос на оплату с реквизитами. Счёт можно выставить и без заказа, но тогда не будет контроля исполнения. В полной схеме счёт создаётся на основании заказа.

Можно ли изменить заказ после его проведения?

Да. Откройте документ, нажмите «Ещё → Отменить проведение» (или просто редактируйте — в ряде конфигураций форма предложит перепровести), внесите изменения и проведите снова. Если на основании заказа уже создана реализация, сначала оцените, не сломает ли изменение связанные документы.

Как отменить заказ полностью?

Используйте команду «Отмена заказа» или установите состояние «Отменён» — в зависимости от конфигурации. Неотгруженные строки при этом отменяются с указанием причины. Просто помечать заказ на удаление не рекомендуется, если по нему уже есть связанные документы.

Почему заказ не виден в списке «к отгрузке»?

Проверьте три вещи: статус заказа (должен быть «К отгрузке» или аналогичный), вариант обеспечения в строках («Отгрузить» или «Со склада» с достаточным остатком) и дату отгрузки — в некоторых рабочих местах список фильтруется по плановой дате.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и удалите из неё позиции, которые не отгружаются, или скорректируйте количество. Заказ останется открытым на неотгруженный остаток — это видно в отчёте «Состояние исполнения заказа». Повторные реализации создаются тем же способом до полного закрытия заказа.

Можно ли загрузить заказ из файла Excel?

Да, в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (раздел с обработками или «Ещё → Загрузить» в табличной части, в зависимости от версии). Подготовьте файл с колонками «Номенклатура / Артикул», «Количество», «Цена», сопоставьте колонки при загрузке и проверьте результат до проведения документа.