1С для аптеки: как работать с учётом лекарств

Аптечный учёт в 1С отличается от обычной розницы: у каждой позиции есть серия и срок годности, лекарства подлежат маркировке через «Честный ЗНАК», а рецептурные препараты требуют контроля основания продажи. Поэтому работать в программе нужно по чёткому регламенту — от приёмки поставки до закрытия кассовой смены.

Чаще всего в аптеках используют «1С:Розница. Аптека» или «1С:Аптека» на базе отраслевого решения, реже — «1С:Управление нашей фирмой» с доработками. Логика работы во всех конфигурациях схожа: справочник номенклатуры, документы поступления и реализации, розничные продажи через РМК (рабочее место кассира), контроль серий и сроков годности.

Ниже разобраны основные операции, которые первостольник и заведующий аптекой выполняют ежедневно, а также типовые ошибки и способы проверить корректность учёта.

Как настроить справочник номенклатуры перед началом работы

Карточка товара в аптечной 1С содержит больше полей, чем в обычной рознице. Минимальный набор: наименование, штрихкод, производитель, единица измерения, ставка НДС (для лекарств чаще 10%), признак маркируемого товара, вид номенклатуры «Лекарственные препараты». Если препарат подлежит предметно-количественному учёту (наркотические и психотропные средства), это тоже отмечается в карточке.

Заполняйте карточку один раз и аккуратно: ошибка в признаке маркировки приведёт к тому, что касса не будет требовать сканирование кода, а сверка с «Честным ЗНАКом» покажет расхождения. Если аптека работает с ЕГАИС-регистрами ЖНВЛП, проверьте установку ценового регламента: для жизненно необходимых препаратов цена продажи ограничена зарегистрированной.

Как оформить поступление товара от поставщика

Приёмка начинается с документа «Поступление товаров». Если поставщик передаёт электронную накладную (ЭДО), документ загружается автоматически — останется сверить количество и серии с фактическим товаром. При бумажной накладной документ вводится вручную: контрагент, номер и дата накладной, затем табличная часть.

Для каждой строки укажите серию и срок годности — без них программа не проведёт документ при включённом серийном учёте. Для маркированных препаратов подтвердите приёмку в системе маркировки: отсканируйте коды с упаковок или примите электронный УПД с кодами, чтобы товар перешёл в оборот легально.

После проведения проверьте три вещи: совпадает ли сумма документа с накладной, появился ли товар на складе аптеки (отчёт «Остатки товаров»), рассчитались ли розничные цены по наценке или регламенту ЖНВЛП.

1. 1
   Создайте документ «Поступление товаров» или загрузите его из ЭДО
2. 2
   Сверьте фактическое количество с документом, зафиксируйте расхождения
3. 3
   Заполните серии и сроки годности по каждой строке
4. 4
   Подтвердите приёмку маркированных кодов в «Честном ЗНАКе»
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки и розничные цены

Как продавать через рабочее место кассира (РМК)

Смена начинается с открытия: в РМК нажмите «Открыть смену» — программа свяжется с фискальным регистратором и напечатает отчёт об открытии. Продажа оформляется сканированием штрихкода упаковки: для маркированного препарата касса запросит DataMatrix-код, программа проверит его и при пробитии чека передаст сведения о выбытии в маркировку.

При продаже рецептурного препарата укажите рецепт: в отраслевых конфигурациях есть поле для номера рецепта или отдельный документ. Это требование учёта, а не формальность — при проверке отсутствие основания продажи трактуется как нарушение.

Возврат от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» со ссылкой на чек продажи. Помните: лекарственные средства надлежащего качества обмену и возврату не подлежат — возврат возможен только при ненадлежащем качестве или ошибке аптеки.

Как контролировать сроки годности и остатки

Стандартный инструмент — отчёт по срокам годности (в разных конфигурациях «Товары с истекающим сроком годности» или аналог). Настройте его запуск еженедельно с горизонтом 30–60 дней: препараты из отчёта выносятся на отдельную полку, уценяются или возвращаются поставщику по договору.

Просроченный товар списывается документом «Списание товаров» с указанием причины и передаётся на уничтожение через лицензированную организацию. Продажа просроченного препарата — серьёзное нарушение, поэтому остатки по истёкшим сериям должны быть нулевыми.

Для контроля остатков используйте отчёт «Остатки и доступность товаров»: отрицательные остатки означают, что продажа прошла раньше оприходования или поступление не проведено. Отрицательные остатки нужно разбирать сразу, иначе инвентаризация покажет накопленную ошибку.

Контрольные точки

Как проверить состояние учёта

Остатки по отчёту

Норма

Нет отрицательных позиций и товаров без серии

Тревожный признак

Минусовые остатки или позиции с пустым сроком годности

Маркировка

Норма

Все проданные коды переданы, очередь отправки пуста

Тревожный признак

Накопленные неотправленные документы, отклонённые коды

Сроки годности

Норма

Просроченных остатков нет

Тревожный признак

Товар с истёкшим сроком числится на складе

Как провести инвентаризацию

Инвентаризация оформляется документом «Приказ на проведение инвентаризации» (или «Пересчёт товаров» в «1С:Розница»). Порядок такой: создайте документ, распечатайте инвентаризационную опись с учётными остатками, проведите фактический пересчёт со сканером, внесите фактические количества.

Программа автоматически покажет расхождения. На их основании создаются документы «Оприходование товаров» (излишки) и «Списание товаров» (недостача). Пересчёт маркированных препаратов выполняйте сканированием кодов — это одновременно сверяет данные с системой маркировки.

Полную инвентаризацию аптека проводит по графику, а выборочную (по группе товаров или дорогим позициям) — чаще, например ежемесячно. Чем короче интервал между пересчётами, тем проще найти источник расхождения.

Какие отчёты смотреть ежедневно и еженедельно

Ежедневно после закрытия смены проверяйте: Z-отчёт по кассе, отчёт о розничных продажах, сверку безналичных оплат с эквайрингом. Расхождение между суммой в 1С и фактической выручкой — повод разобрать чеки до конца дня, пока кассир помнит операции.

Еженедельно: отчёт по срокам годности, товары с нулевым остатком при активных продажах (кандидаты на заказ), товары без движения (замороженные деньги). Ежемесячно — валовая прибыль по группам товаров и сверка взаиморасчётов с поставщиками.

Частые вопросы по работе в 1С для аптеки

Можно ли вести аптеку в обычной «1С:Розница» без отраслевого решения?

Базовый учёт возможен, но придётся отдельно решать задачи серийного учёта, контроля сроков годности, регламентных цен ЖНВЛП и работы с маркировкой лекарств. Отраслевая конфигурация закрывает эти требования штатно, поэтому для аптеки она практичнее.

Что делать, если код маркировки не сканируется на кассе?

Проверьте упаковку на повреждения, попробуйте считать код вручную через ввод. Если код не читается, препарат нельзя продать как маркированный — его откладывают и решают вопрос с поставщиком или через перерегистрацию в системе маркировки.

Как оформить возврат лекарства поставщику?

Документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления. Для маркированных препаратов коды передаются обратно через систему маркировки — без этого поставщик не сможет принять товар в оборот.

Кто должен закрывать кассовую смену — кассир или заведующий?

Технически смену закрывает кассир в конце дня, а заведующий проверяет Z-отчёт, сверяет выручку и контролирует расхождения. Разделение ролей настраивается правами пользователей в программе.

Как часто нужно делать резервную копию базы?

Ежедневно, в идеале — автоматически по расписанию с хранением копий на отдельном носителе или в облаке. Потеря базы аптеки означает потерю данных по сериям, срокам и маркировке, восстановить которые с нуля практически невозможно.