Торговля и Склад · 9 мин
Как списывать товар в 1С:Бухгалтерия
Как списать товар в 1С:Бухгалтерия 8.3: документы списания, счета учета, порча, недостача, образцы. Пошаговые инструкции, проводки, проверка результата и типичные ошибки.
Списание товара в 1С:Бухгалтерия — это операция уменьшения складских остатков с одновременным отражением затрат в учете. Причины списания могут быть разными: порча, истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации, использование товара для собственных нужд или передача образцов покупателям. От причины зависит выбор документа, счетов учета и налоговых последствий.
Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 предлагает несколько инструментов списания: документ «Списание товаров», «Инвентаризация товаров» с последующим списанием, а также «Требование-накладная» для перевода товара в материалы или расходы. Неправильный выбор документа приводит к ошибкам в проводках, искажению себестоимости и проблемам при налоговых проверках.
Ниже разобраны основные сценарии списания, настройка счетов, пошаговые действия в программе и способы проверить результат. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3; в отраслевых решениях (УТ, КА, ERP) механика похожа, но названия документов могут отличаться.
Когда и каким документом списывать товар
Выбор документа зависит от хозяйственной ситуации. Универсальный инструмент — документ «Списание товаров», который подходит для большинства случаев: порча, бой, просрочка, передача на собственные нужды. Он расположен в разделе «Склад» и создает проводки в дебет счета затрат с кредита счета 41 «Товары».
Если списание связано с недостачей, выявленной при инвентаризации, корректнее использовать связку документов «Инвентаризация товаров» → «Списание товаров», созданное на основании инвентаризации. Так в учете сохраняется связь с инвентаризационной описью, что важно для обоснования расходов.
Для перевода товара в состав материалов или немедленного использования в производстве применяют «Требование-накладную» (раздел «Производство» или «Склад» в зависимости от настроек). Этот документ списывает номенклатуру с кредита счета учета товаров в дебет счета затрат или счета 10 «Материалы».
Сравнение вариантов списания
Универсальный документ для порчи, просрочки, собственных нужд. Требует ручного указания счета затрат.
Для недостач по итогам ревизии. Дает документальную связь с описью, что важно для налогового учета.
Для перевода товара в материалы или сразу в затраты производства. Не подходит для отражения порчи.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед созданием документа убедитесь, что на складе достаточно остатков по списываемой номенклатуре. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41» или «Остатки товаров на складах» и сверьте количество. Если товара не хватает, программа при включенном контроле остатков откажется проводить документ либо создаст отрицательный остаток при отключенном контроле.
Проверьте настройку способа оценки МПЗ в учетной политике: ФИФО или по средней. От этого зависит, какая себестоимость попадет в проводки. При методе ФИФО списываются самые ранние партии, при средней — усредненная стоимость. Менять метод в середине года нельзя, это делается только с начала нового отчетного периода.
Подготовьте первичные документы-основания: акт о порче (форма ТОРГ-15 или ТОРГ-16 для просрочки), инвентаризационную опись, приказ руководителя. В 1С эти данные указываются в документе списания и печатаются вместе с ним — без них расходы могут быть не приняты в налоговом учете.
Пошаговое списание документом «Списание товаров»
Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и нажмите «Создать». Укажите дату документа — она должна соответствовать дате фактического выбытия товара или дате акта о порче. Выберите склад, с которого списывается товар.
На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру, количество и счет учета (обычно 41.01 для оптового склада или 41.02 для розницы в покупных ценах). Если ведется партионный учет, программа сама подберет партии по методу из учетной политики.
На вкладке «Счет списания» укажите счет дебета и аналитику затрат. Для порчи в пределах норм естественной убыли или технологических потерь обычно используют счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим закрытием на 44 «Расходы на продажу», либо напрямую 44. Для недостачи сверх норм — счет 94 с дальнейшим отнесением на виновное лицо (73.02) или на прочие расходы (91.02).
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
- 2Укажите дату, организацию и склад
- 3Добавьте номенклатуру, количество и счет учета 41
- 4На вкладке «Счет списания» задайте счет затрат (94, 44 или 91.02) и аналитику
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
- 6Распечатайте акт на списание и подпишите у ответственных лиц
Списание недостачи по итогам инвентаризации
Создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), заполните его остатками по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Затем введите фактические количества в колонку «Количество фактическое» — программа рассчитает отклонения автоматически.
На основании инвентаризации создайте «Списание товаров» через кнопку «Создать на основании». Документ подтянет только недостающие позиции. Счет списания при недостаче — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с аналитикой по складу или материально ответственному лицу.
Дальнейшая судьба суммы на счете 94 решается приказом руководителя: в пределах норм естественной убыли — списание на расходы (44), при установленном виновнике — отнесение на счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба», при отсутствии виновных — на 91.02. Каждый из этих вариантов оформляется отдельной операцией или документом списания со счета 94.
Налоговый учет и НДС при списании
В налоговом учете по налогу на прибыль списанная стоимость товара принимается в расходы не всегда. Потери в пределах норм естественной убыли и недостачи с подтвержденным отсутствием виновных лиц (например, решением суда или органов) уменьшают базу. Порча по вине сотрудников компенсируется ими и в расходы не идет.
Вопрос восстановления НДС при списании испорченного товара — спорная зона. Официальная позиция контролирующих органов: при списании по причинам, не связанным с реализацией (порча, хищение), ранее принятый к вычету НДС подлежит восстановлению. Исключение — списание в пределах норм естественной убыли. Решение о восстановлении НДС принимайте с учетом позиции вашего главбуха и готовности к возможным спорам.
В 1С восстановление НДС оформляется документом «Восстановление НДС» или через «Формирование записей книги продаж» в конце квартала. Суммы попадают в книгу продаж и декларацию по НДС.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте его движения по кнопке «Дт/Кт» и убедитесь, что проводка соответствует замыслу: кредит 41 с нужным складом и номенклатурой, дебет — выбранный счет затрат с корректной аналитикой. Сумма должна равняться себестоимости списанного количества.
Сформируйте ОСВ по счету 41 после списания: остаток по номенклатуре должен уменьшиться ровно на списанное количество. Если остаток стал отрицательным — значит, в учете не хватало товара, и нужно искать ошибку в поступлениях или более ранних списаниях.
Как проверить результат
Кт 41 по нужному складу, Дт — корректный счет затрат с аналитикой
Пустая аналитика затрат, неверный счет или склад
Остаток уменьшился на списанное количество, минуса нет
Отрицательный остаток по номенклатуре
Акт содержит состав комиссии, причину и подписи
Акт не сформирован или без реквизитов
Частые вопросы
Можно ли списать товар без инвентаризации?
Да, при порче, бое или истечении срока годности инвентаризация не обязательна — достаточно акта о порче и документа «Списание товаров». Инвентаризация нужна для обоснования недостачи, когда фактическое наличие меньше учетного.
Какой счет выбрать при списании просроченного товара?
Обычно сначала сумма попадает на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем по решению руководителя закрывается на 44 «Расходы на продажу» или 91.02. Допустимо и прямое списание на 44, если так закреплено в учетной политике.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки остатков?
Проверьте ОСВ по счету 41 по этой номенклатуре и складу: вероятно, товар не оприходован, оприходован на другой склад или списан ранее. Исправьте первичную ошибку, а не отключайте контроль остатков.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
По официальной позиции контролирующих органов — да, если списание не связано с реализацией. Исключение — потери в пределах норм естественной убыли. Окончательное решение зависит от позиции вашей организации и готовности отстаивать ее при проверке.
Как списать товар, переданный на образцы покупателям?
Используйте «Списание товаров» со счетом затрат 44 «Расходы на продажу» и статьей затрат «Реклама» или аналогичной. Учтите лимиты нормируемых рекламных расходов в налоговом учете.
Можно ли отменить проведенное списание?
Да, если период открыт: пометьте документ на удаление или распроведите его. После этого проверьте остатки и при необходимости перепроведите зависимые документы. В закрытом периоде согласуйте исправление с главным бухгалтером.
Что важно запомнить
Списание товара в 1С:Бухгалтерия выполняется документом «Списание товаров» или на основании инвентаризации. Ключевые условия корректности: достаточные остатки на счете 41, правильный счет затрат, первичные документы-основания и проверка проводок с ОСВ после проведения.