Сколько справочников подразделений существует в 1С:ERP

В 1С:ERP Управление предприятием существует два справочника подразделений: «Подразделения» (структура предприятия) и «Подразделения организаций». Это не дубли и не ошибка конфигурации — каждый из них решает свою задачу, и оба используются одновременно.

Первый справочник описывает управленческую структуру компании: производственные цеха, отделы продаж, склады, службы логистики. Второй отражает подразделения в разрезе юридических лиц и нужен для регламентированного (бухгалтерского и налогового) учёта, кадровых документов и расчёта зарплаты.

Разделение появилось потому, что управленческая и юридическая структуры бизнеса редко совпадают. Один производственный цех может обслуживать сразу несколько организаций холдинга, а один отдел продаж — оформлять сделки от разных юрлиц.

Зачем в ERP два справочника подразделений, а не один

Управленческий учёт оперирует понятиями «центр затрат», «цех», «направление продаж» — то есть тем, как бизнес реально устроен и как руководство хочет видеть доходы и расходы. Регламентированный учёт опирается на юридическую структуру: сотрудник оформлен в конкретную организацию, затраты списываются на конкретное юрлицо, отчётность сдаётся по организациям.

Если бы был один справочник, пришлось бы либо дробить управленческую структуру под юрлица (теряя аналитику), либо нарушать требования кадрового и бухгалтерского учёта. Два связанных справочника снимают это противоречие.

Практическое следствие: в документах управленческого контура (производство, продажи, закупки) указывается подразделение из справочника «Подразделения», а в кадровых приказах, начислениях и регламентированных операциях — из «Подразделения организаций».

Справочник «Подразделения»: структура предприятия

Найти его можно в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие» → «Подразделения», либо через поиск по слову «Подразделения» — нужен элемент без указания организации. Справочник иерархический, поддерживает группы любой вложенности.

Здесь создаются производственные подразделения (с настройкой графиков работы, интервалов планирования), отделы, склады как обособленные структурные единицы и другие управленческие единицы. Именно эти подразделения фигурируют в маршрутных картах, заказах на производство, документах продажи и закупки.

Для производственных подразделений в карточке задаются дополнительные параметры: использование в планировании, виды рабочих центров, способы распределения затрат. Эти настройки влияют на расчёт себестоимости и производственное планирование.

Справочник «Подразделения организаций»: регламентированный учёт

Второй справочник доступен из карточки организации (ссылка «Подразделения») или через раздел кадрового учёта. Ключевое отличие — каждый элемент жёстко привязан к конкретной организации, поэтому при нескольких юрлицах структура дублируется для каждого.

Элементы этого справочника используются в приёмах на работу, переводах, увольнениях, начислении зарплаты, отражении зарплаты в учёте и бухгалтерских операциях. Отсюда подразделения попадают в регламентированную отчётность и кадровые формы.

В карточке подразделения организации есть важный реквизит — соответствующее подразделение структуры предприятия. Именно через него два справочника связываются, и система понимает, как управленческие затраты отнести на регламентированный учёт.

Как настроить соответствие между справочниками

Связь настраивается со стороны подразделения организации: откройте карточку элемента и заполните реквизит, указывающий на подразделение структуры предприятия. Одно управленческое подразделение может соответствовать нескольким подразделениям разных организаций — это нормальная ситуация для холдингов.

При первоначальном внедрении удобнее действовать в таком порядке: сначала построить управленческое дерево в справочнике «Подразделения», затем для каждой организации создать её структуру и сразу проставить соответствия. Так проще контролировать полноту связей.

1. 1
   Создайте управленческую структуру в справочнике «Подразделения»
2. 2
   Откройте карточку организации и перейдите к её подразделениям
3. 3
   Создайте подразделения организации с учётом кадровой структуры
4. 4
   В каждой карточке заполните соответствующее подразделение предприятия
5. 5
   Проверьте, что не осталось элементов без соответствия

Где какой справочник используется в документах

Ориентироваться просто: если документ относится к оперативному контуру — продажи, закупки, склад, производство — в нём выбирается управленческое подразделение. Если документ кадровый или зарплатный, либо регламентированная операция по конкретной организации — подразделение организации.

В отчётах по финансовому результату и затратам группировка идёт по управленческим подразделениям. В отчётах по зарплате, страховым взносам и кадровым формам — по подразделениям организаций. Смешивать их в одном отчёте без настроенного соответствия нельзя.

Какой справочник выбрать

Подразделения (предприятие)

Производство, продажи, закупки, склад, управленческие отчёты, планирование

Подразделения организаций

Кадровые приказы, расчёт зарплаты, отражение в учёте, регламентированная отчётность

Типичные ошибки при работе с подразделениями

Самая частая ошибка — создание дублей: пользователь не находит подразделение в одном справочнике и заводит его заново в другом без связи. В результате затраты «повисают», а отражение зарплаты в учёте требует ручной корректировки.

Вторая ошибка — удаление или пометка на удаление подразделения, которое уже используется в документах. Исторические данные при этом не исчезают, но отчёты за прошлые периоды могут отображаться некорректно, а закрытие месяца — выдавать предупреждения.

Третья проблема — попытка вести кадровый учёт по управленческим подразделениям. Кадровые документы требуют подразделение организации, и обойти это штатными средствами нельзя.

Как проверить корректность настройки

Базовая проверка — выгрузить оба справочника и сопоставить: у каждого подразделения организации должно быть заполнено соответствие, а в управленческом справочнике не должно быть «осиротевших» веток, которые никуда не отражаются.

Контрольная точка — закрытие месяца и отражение зарплаты в учёте. Если эти операции проходят без предупреждений о незаполненных аналитиках и нераспределённых затратах, связь настроена правильно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизит соответствия в карточке подразделения организации

Норма

Заполнен у всех активных элементов

Тревожный признак

Пустые значения у рабочих подразделений

Отражение зарплаты в учёте

Норма

Документ формируется без ручных доработок аналитики

Тревожный признак

Система требует вручную указывать подразделения и статьи

Закрытие месяца

Норма

Нет нераспределённых затрат по подразделениям

Тревожный признак

Остатки затрат зависают на подразделениях без связи

Частые вопросы

Можно ли обойтись одним справочником подразделений в 1С:ERP?

Нет, оба справочника являются частью типовой архитектуры и не отключаются. Если компания маленькая и состоит из одной организации, структуры будут почти зеркальными, но заполнять и связывать оба справочника всё равно придётся — кадровые документы требуют подразделение организации.

Одно управленческое подразделение может соответствовать нескольким организациям?

Да. Типичный пример — общий производственный цех или отдел продаж, сотрудники которого оформлены в разных юрлицах. Для каждой организации создаётся своё подразделение организации, и все они ссылаются на одно управленческое подразделение.

Что делать, если соответствие не заполнено, а документы уже проведены?

Заполните соответствие в карточках подразделений организаций, затем перепроведите операции отражения зарплаты в учёте за затронутые периоды. Документы оперативного контура (продажи, производство) перепроводить обычно не требуется — они хранят управленческое подразделение напрямую.

Почему в кадровом приказе не видно нужное подразделение?

Проверьте три вещи: создано ли подразделение именно в справочнике «Подразделения организаций», привязано ли оно к той организации, от имени которой оформляется приказ, и не помечено ли оно на удаление. Управленческие подразделения в кадровых документах не отображаются по design.

Как перенести структуру подразделений при внедрении ERP?

Используйте штатную загрузку данных из табличного документа (Excel) для каждого справочника отдельно: сначала управленческое дерево, затем подразделения организаций с колонкой соответствия. После загрузки обязательно выполните проверку полноты связей до начала ввода документов.