Как добавить номер телефона в 1С

Номер телефона в программах 1С хранится не как отдельное поле в карточке объекта, а как часть контактной информации — специального механизма, общего для контрагентов, сотрудников, организаций, партнёров и физических лиц. Поэтому добавить телефон можно из карточки нужного элемента через раздел «Контактная информация» или одноимённую гиперссылку.

Порядок действий почти одинаков в конфигурациях «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Комплексная автоматизация»: открываете карточку, нажимаете «Ещё» или раскрываете блок контактной информации, выбираете вид «Телефон» и вводите номер. Отличия касаются только расположения кнопок и названий команд.

Ниже разобраны все основные сценарии: добавление телефона контрагенту, сотруднику, собственной организации, а также массовое заполнение и исправление типовых ошибок.

Где в 1С хранится номер телефона

Контактная информация в типовых конфигурациях 1С реализована через подсистему БСП (библиотека стандартных подсистем). Это значит, что телефон, адрес, e-mail и другие контакты хранятся централизованно — в регистре сведений «Контактная информация», а привязываются к конкретному справочнику: контрагенту, физическому лицу, организации, пользователю.

У каждого номера есть вид контактной информации: «Телефон контрагента», «Мобильный телефон физического лица», «Рабочий телефон» и т. п. Вид определяет, где номер будет отображаться и как он подписывается в печатных формах. Набор видов можно расширить, если типовых не хватает.

Как добавить телефон контрагенту

Самый частый сценарий — указать телефон поставщика или покупателя. Откройте справочник «Контрагенты» (в «1С:Бухгалтерии» — раздел «Справочники → Контрагенты», в «Управлении торговлей» — «CRM и маркетинг» или «НСИ → Контрагенты») и откройте карточку нужного элемента двойным щелчком.

В карточке контрагента найдите блок «Контактная информация». Если он свёрнут, разверните его по стрелке или нажмите гиперссылку «Контактная информация». Нажмите кнопку добавления (значок «+» или команду «Добавить») и выберите из списка «Телефон». Введите номер, при необходимости добавьте комментарий — например, имя контактного лица.

1. 1
   Откройте справочник «Контрагенты» и карточку нужного контрагента
2. 2
   Разверните блок «Контактная информация» или нажмите одноимённую гиперссылку
3. 3
   Нажмите «Добавить» и выберите вид «Телефон»
4. 4
   Введите номер в поле и при необходимости комментарий
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте отображение номера в карточке

Через форму редактирования контактной информации

Альтернативный путь: в открытой карточке нажмите «Ещё → Контактная информация» (в некоторых конфигурациях — «Ещё → Изменить контактную информацию»). Откроется отдельная форма со списком всех контактов, где удобно добавлять сразу несколько телефонов, адресов и e-mail, а также редактировать уже введённые данные.

Как добавить телефон сотруднику и физическому лицу

В «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерии» телефон сотрудника добавляется через справочник «Физические лица» или «Сотрудники». Откройте карточку сотрудника, перейдите по гиперссылке «Контактная информация» (обычно рядом с ФИО) и добавьте виды «Мобильный телефон» и «Телефон домашний».

Обратите внимание: телефон, введённый в карточке физического лица, автоматически доступен во всех карточках сотрудников, связанных с этим физическим лицом. Если у человека две записи в справочнике «Физические лица» (дубль), телефон, введённый в одной, не появится в другой — это частая причина «пропавших» номеров.

Как указать телефон собственной организации

Телефон вашей организации выводится в печатных формах счетов, актов и накладных, поэтому его корректное заполнение особенно важно. Откройте «Главное → Реквизиты организации» (или справочник «Организации») и перейдите в блок контактной информации.

Добавьте вид «Телефон организации» и введите номер. Проверьте результат, сформировав печатную форму любого документа реализации: номер должен появиться в шапке рядом с адресом. Если печатная форма не выводит телефон, проверьте настройки макета — в некоторых формах контакты выводятся из поля «Контактная информация» целиком.

Как добавить несколько номеров и изменить существующий

Один элемент справочника может содержать несколько телефонов одного вида — например, два рабочих номера контрагента. Для этого в форме редактирования контактной информации повторно нажмите «Добавить → Телефон». Чтобы различать номера, заполняйте поле «Комментарий»: «отдел продаж», «бухгалтерия» и т. п.

Для изменения существующего номера откройте карточку, разверните контактную информацию и отредактируйте значение прямо в поле или через форму «Ещё → Контактная информация». Удаляется номер кнопкой удаления строки в той же форме. История изменений в типовых конфигурациях по умолчанию не ведётся — старое значение восстановить не получится.

Массовое добавление телефонов

Если нужно заполнить телефоны для десятков контрагентов, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (раздел «Администрирование» или прямо из списка справочника по кнопке «Загрузить»), которая позволяет загрузить контактную информацию из Excel: сопоставляете колонки таблицы с полями, и программа заполняет телефоны пакетно.

Перед массовой загрузкой обязательно сделайте резервную копию базы или сначала проверьте загрузку на копии: ошибка в сопоставлении колонок может записать некорректные данные сразу в сотни карточек, и откатить это вручную будет трудоёмко.

Проверка результата и ограничения

После добавления номера убедитесь, что он сохранился и отображается там, где ожидается. Откройте карточку заново, проверьте список контрагентов (телефон можно вывести колонкой через «Ещё → Изменить форму») и сформируйте печатную форму документа, если номер должен в ней появляться.

Учитывайте ограничения: формат номера в типовых конфигурациях обычно не проверяется строго, поэтому программа примет и «8926…», и «+7 926…» — единообразие придётся поддерживать самостоятельно. Также поиск по телефону в стандартном поиске справочника работает не всегда: в ряде конфигураций контактная информация не входит в индекс полнотекстового поиска по умолчанию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка элемента

Норма

Телефон виден в блоке контактной информации после повторного открытия

Тревожный признак

Номер исчез — карточку закрыли без записи

Печатная форма

Норма

Номер выводится в шапке документа

Тревожный признак

Номер не выводится — проверьте вид контакта и макет

Список справочника

Норма

Телефон отображается в колонке списка

Тревожный признак

Колонка пустая — данные введены не в контактную информацию

Частые вопросы

Почему телефон не отображается в печатной форме счёта?

Чаще всего номер введён под видом контакта, который макет не выводит, либо вписан в комментарий, а не в контактную информацию. Откройте карточку организации, проверьте, что телефон записан именно как вид «Телефон организации», и при необходимости уточните у специалиста по внедрению, какие поля выводит используемый макет.

Можно ли добавить несколько телефонов одному контрагенту?

Да. В форме редактирования контактной информации нажмите «Добавить → Телефон» повторно. Чтобы различать номера, заполняйте поле «Комментарий» — например, укажите подразделение или имя контактного лица.

Как найти контрагента по номеру телефона?

Во многих конфигурациях строка поиска в списке справочника ищет и по контактной информации. Если поиск не находит номер, проверьте, включён ли полнотекстовый поиск в разделе «Администрирование», и попробуйте вводить номер в том же формате, в котором он записан.

Что делать, если в списке видов нет нужного типа телефона?

Виды контактной информации можно дополнить: откройте «Администрирование → Общие настройки» или справочник «Виды контактной информации» и создайте новый элемент с типом «Телефон». В некоторых конфигурациях добавление видов доступно только администратору.

Ввёл телефон, но после закрытия карточки он пропал. Почему?

Карточка была закрыта без записи. После ввода номера обязательно нажмите «Записать и закрыть» или «Записать». Если форма закрывается крестиком с несохранёнными изменениями, программа обычно предупреждает — не игнорируйте это сообщение.

Можно ли загрузить телефоны сразу для всех контрагентов из Excel?

Да, через типовую обработку загрузки данных из файла, доступную в списке справочника «Контрагенты». Подготовьте таблицу с колонками «Контрагент» и «Телефон», сопоставьте поля при загрузке и предварительно сделайте резервную копию базы.